Slapende VvE activeren: stappenplan, kosten en doorlooptijd

Kort antwoord: een slapende VvE activeer je door de splitsingsakte op te halen, alle eigenaars met een termijn van ten minste vijftien dagen uit te nodigen voor een eerste vergadering, een bestuur te benoemen (artikel 5:131 BW), de vereniging binnen een week in te schrijven bij de KVK (artikel 20 Handelsregisterwet 2007, eenmalig 85,15 euro in 2026), een bankrekening plus een aparte reservefondsrekening te openen (artikel 5:126 lid 3 BW), het gebouw te verzekeren en een begroting met reservering vast te stellen. Reken voor die basis op twee tot vier maanden. Volgens het CBS stonden op 1 januari 2025 van de 149.625 VvE's met woningen maar 67.595 bij de KVK ingeschreven. Werkt een eigenaar niet mee, dan beslist de meerderheid (artikel 5:127 lid 1 BW) of geeft de kantonrechter een vervangende machtiging (artikel 5:121 BW).

Hieronder per stap wie, documenten, doorlooptijd en kosten, plus de drukmiddelen als eigenaars niet meewerken. Of een VvE verplicht is: Is een VvE verplicht?. Is het pand nog niet gesplitst, dan moet eerst de notaris aan het werk: VvE oprichten. Voor twee tot vijf eigenaars gelden dezelfde stappen met eenvoudiger regels: Kleine VvE: verplichtingen, besturen en 2 eigenaren.

Wat is een slapende VvE en hoe herken je die?

Een VvE ontstaat door de splitsingsakte: het reglement daarin moet de oprichting van de vereniging bevatten (artikel 5:112 lid 1 onder e BW) en iedere appartementseigenaar is van rechtswege lid (artikel 5:125 lid 2 BW). Wordt er daarna nooit vergaderd, geen bestuur benoemd en geen rekening geopend, dan bestaat de VvE wel maar doet zij niets: een slapende VvE. De term staat niet in de wet; de verplichtingen gelden vanaf de splitsing. Je VvE slaapt als je nee antwoordt op: is er een bestuur en staat de VvE bij de KVK? Is er het afgelopen jaar vergaderd? Is er een bankrekening en een aparte reservefondsrekening? Is het gebouw verzekerd op naam van de VvE? Wordt er jaarlijks gereserveerd? Betaalt iedereen een bijdrage volgens een begroting?

Hoe vaak het voorkomt, blijkt uit de CBS-publicatie Aantallen en kenmerken van Verenigingen van Eigenaren 2025 (peildatum 1 januari 2025, gepubliceerd 13 augustus 2026, in opdracht van het ministerie van BZK): van de 149.625 VvE's met minimaal één woning stonden er 67.595, 45 procent, in het Handelsregister; de overige 82.030 hebben ten minste die stap nooit gezet. 40.405 VvE's hadden één woningeigenaar, 38.525 twee en 33.835 drie tot vijf: slapen is vooral een kwestie van kleine gebouwen.

Waarom een slapende VvE een probleem is

• Groot onderhoud. Elke VvE moet een reservefonds in stand houden en jaarlijks minimaal reserveren volgens een onderhoudsplan of 0,5 procent van de herbouwwaarde (artikel 5:126 lid 1 en 2 BW; Wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars, in werking 1 januari 2018). Is er nooit gespaard, dan betalen de eigenaars een nieuw dak in één keer.
• Schade. Het reglement bepaalt door wiens zorg en waartegen het gebouw verzekerd wordt (artikel 5:112 lid 1 onder d BW). De modelreglementen leggen die taak bij het bestuur: opstalverzekering voor de herbouwkosten plus aansprakelijkheidsverzekering op naam van de vereniging (Modelreglement 2006 artikel 15, 2017 artikel 19, kleine VvE's 2021 artikel 12). Zonder bestuur sluit niemand die polis.
• Verkoop. De notaris moet aan de leveringsakte een verklaring van het bestuur hechten met de achterstand van de verkoper, het reservefonds en de schulden van de VvE (artikel 5:122 lid 5 en 6 BW). Zonder bestuur kan niemand tekenen. En de taxateur van de koper vraagt in het model Taxatierapport Woonruimte (versie januari 2024, NRVT, ontwikkeld met banken en NHG) naar KVK-inschrijving, jaarrekening, MJOP en de 0,5-procentreservering.
• De gemeente kan sinds 1 juli 2011 ingrijpen bij dreigend achterstallig onderhoud (artikel 5:127a BW); zie drukmiddel 4.

Wie mag het initiatief nemen?

Volgens de wet roepen de voorzitter van de vergadering en het bestuur de vergadering bijeen (artikel 5:127 lid 2 BW). Bij een slapende VvE zijn die er niet. De modelreglementen geven dan eigenaars met samen minstens tien procent van de stemmen het recht om het bestuur schriftelijk om een vergadering te vragen en, als die niet op tijd wordt gehouden, zelf op te roepen: binnen een maand onder Modelreglement 1992 (artikel 33 lid 3 en 4), drie weken onder Modelreglement 2006 (artikel 33 lid 3 en 4) en 21 dagen onder Modelreglement 2017 (artikel 49.2 en 49.3, verzoek mag per e-mail). Onder het Modelreglement kleine VvE's 2021 mag iedere eigenaar oproepen (artikel 29 lid 2). Is er geen bestuur om het verzoek aan te richten, stuur het dan aan alle mede-eigenaars, wacht de termijn af en roep zelf op volgens het reglement. Zijn alle eigenaars het eens, dan geldt een eenstemmig schriftelijk besluit van alle leden, met voorkennis van het bestuur, als vergaderbesluit (artikel 5:125 lid 3 in verbinding met artikel 2:40 lid 2 BW).

Slapende VvE activeren in twaalf stappen

De volgorde is de afhankelijkheidsvolgorde: zonder akte weet je niet wie stemt, zonder notulen geen KVK-nummer, zonder KVK-nummer geen bankrekening.

1. Haal de splitsingsakte op. Een afschrift kost bij het Kadaster 19,85 euro per e-mail (tarief particulier 2026), plus 60 euro als het Kadaster de akte moet opzoeken. Noteer breukdelen, stemmen per appartement, modelreglement en boekjaar. Zie Splitsingsakte uitgelegd.
2. Achterhaal alle eigenaars. Eigendomsinformatie per appartementsrecht kost bij het Kadaster 3,70 euro (geautomatiseerd, 2026). Eigenaars van verhuurde appartementen schrijf je apart aan.
3. Inventariseer wat er al is. Zoek in het Handelsregister of de VvE ooit is ingeschreven, vraag naar oude polissen en rekeningen en loop het gebouw na op achterstallig onderhoud.
4. Roep de eerste vergadering bijeen. Schriftelijk of per e-mail, met agenda, plaats en tijdstip en een termijn van ten minste vijftien dagen, de dag van oproeping en van vergadering niet meegerekend (Modelreglement 2006 artikel 33 lid 8, 2017 artikel 50.2, kleine VvE's artikel 30 lid 3). Vraag wie niet kan om een volmacht. Voorbeeldagenda: opening en presentielijst; vaststelling dat de VvE bestaat op grond van de akte; benoeming bestuur en voorzitter; KVK-inschrijving; bankrekening en reservefondsrekening; verzekering; inventarisatie onderhoud en keuze MJOP of 0,5 procent; begroting en voorschotbijdrage; boekjaar en datum jaarvergadering; huishoudelijk reglement; rondvraag. Meer in Waar moet een VvE-vergadering aan voldoen?
5. Vergader en benoem het bestuur. Iedereen tekent de presentielijst. De vergadering benoemt bij volstrekte meerderheid het bestuur, uit de leden of daarbuiten; één bestuurder is genoeg tenzij de akte er meer voorschrijft (artikel 5:131 lid 1 en 2 BW), en de voorzitter (artikel 5:127 lid 2 BW). Leg elk besluit vast in notulen die de aanwezigen tekenen. Wat het bestuur daarna doet: VvE-bestuur: taken, plichten en aansprakelijkheid.
6. Schrijf de VvE in bij de KVK. Ieder van de bestuurders is daartoe verplicht (artikel 18 lid 1 Handelsregisterwet 2007), binnen één week na de benoeming (artikel 20 lid 1). Per post, zonder afspraak: formulier 5 en formulier 22, kopie identiteitsbewijs van elke bestuurder, de splitsingsakte, de getekende notulen met de benoeming en de getekende presentielijst. Eenmalige inschrijfvergoeding 85,15 euro (KVK, 2026). Stap voor stap: VvE inschrijven bij KVK.
7. Open een bankrekening en een reservefondsrekening. Met KVK-uittreksel en akte. De reservefondsbijdragen moeten op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening op naam van de VvE staan (artikel 5:126 lid 3 BW). Banken rekenen meestal een maandbedrag.
8. Verzeker het gebouw. Op naam van de vereniging: opstalverzekering voor de herbouwkosten plus aansprakelijkheidsverzekering; de vergadering stelt het verzekerde bedrag vast (Modelreglement 2006 artikel 15 lid 2, 2017 artikel 19.2, kleine VvE's artikel 12 lid 2). De herbouwwaarde heb je bij stap 10 nodig. Zie De opstalverzekering voor VvE's uitgelegd.
9. Stel de begroting en de bijdrage vast. Het reglement regelt een jaarlijkse exploitatierekening en de bijdragen (artikel 5:112 lid 1 onder b en lid 2 onder c BW); de kosten worden verdeeld volgens de breukdelen, of gelijk als de akte niets anders zegt (artikel 5:113 lid 2 BW). Rekenhulp: VvE-bijdrage berekenen.
10. Regel het reservefonds. Reserveer jaarlijks het bedrag uit een vastgesteld onderhoudsplan van maximaal vijf jaar oud dat minstens tien jaar vooruitkijkt, of minimaal 0,5 procent van de herbouwwaarde (artikel 5:126 lid 2 BW). Een MJOP kost geld en weken; het percentage pas je direct toe. Zie Reservefonds VvE uitgelegd en Hier moet een MJOP aan voldoen.
11. Stel eventueel een huishoudelijk reglement vast. Niet verplicht, wel handig voor gebruiksregels; het mag niet afwijken van de akte. Zie Huishoudelijk reglement uitgelegd.
12. Zet de jaarcyclus vast. Binnen zes maanden na het boekjaar legt het bestuur balans en staat van baten en lasten voor aan de jaarvergadering (artikel 2:10 lid 2 en 2:48 lid 1 BW, via artikel 5:124 lid 2 en 5:135 BW); zonder accountant controleert een kascommissie van minstens twee niet-bestuurders (artikel 2:48 lid 2 BW), zie Kascommissie VvE. Daarna décharge, nieuwe begroting, bijdrage.

Overzicht: stap, wie, document, doorlooptijd

Stap	Wie	Document	Doorlooptijd
1. Splitsingsakte	Initiatiefnemer	Afschrift akte, Kadaster (19,85 euro, 2026)	Dagen
2. Eigenaars	Initiatiefnemer	Eigendomsinformatie Kadaster (3,70 euro per object, 2026)	Dagen
3. Inventarisatie	Initiatiefnemer	KVK-zoekopdracht, oude polis en rekening	1 tot 2 weken
4. Oproeping	Initiatiefnemer(s) of 10 procent van de stemmen	Uitnodiging met agenda, volmacht	Minstens 15 dagen; plus 3 weken tot 1 maand als je eerst het bestuur moet vragen
5. Vergadering	Alle eigenaars	Presentielijst, notulen met benoeming	1 avond
6. KVK	Bestuurder	Formulier 5 en 22, id-kopie, akte, notulen, presentielijst	Opgave binnen 1 week na benoeming
7. Bank en reservefondsrekening	Bestuur	KVK-uittreksel, akte, notulen	Afhankelijk van de bank
8. Verzekering	Bestuur	Herbouwwaarde, polis op naam VvE	Afhankelijk van de verzekeraar
9. Begroting en bijdrage	Bestuur en vergadering	Begroting, besluit in notulen	Zelfde of volgende vergadering
10. Reservefonds	Vergadering	MJOP of berekening 0,5 procent	Direct bij 0,5 procent; weken bij MJOP
11. Huishoudelijk reglement	Vergadering	Reglement, besluit in notulen	Optioneel
12. Jaarcyclus	Bestuur en kascommissie	Jaarrekening, kascontrole, notulen	Binnen 6 maanden na boekjaar

Hoeveel tijd en geld kost het?

De harde termijnen zijn de oproeping (vijftien dagen), de wachttijd als je eerst het bestuur moet vragen (drie weken tot een maand) en de KVK-opgave (een week); bank en verzekeraar bepalen hun eigen doorlooptijd. In de praktijk kost de basis, van akte tot rekening en polis, twee tot vier maanden; dat is onze inschatting uit de reglementstermijnen, geen gemeten cijfer. De jaarcyclus is rond na het eerste volledige boekjaar. De stappen vragen geen jurist; begeleiding door een adviseur of beheerder is het overwegen waard bij veel onbekende eigenaars of gespannen verhoudingen, los van een doorlopend beheercontract, want dat is een besluit van de vergadering. Zie VvE-beheer zelf doen of uitbesteden.

Er is geen onderzoek naar de gemiddelde kosten van het activeren; bedragen op websites van beheerders zijn commerciële tarieven zonder methode. De vaste tarieven uit officiële bronnen: splitsingsakte 19,85 euro plus eventueel 60 euro onderzoek en eigendomsinformatie 3,70 euro per appartementsrecht (Kadaster, particulier 2026), KVK-inschrijving eenmalig 85,15 euro (2026). Daarnaast bankkosten voor twee rekeningen, de verzekeringspremie, eventueel een MJOP en de jaarlijkse reservering, die geen kostenpost is maar spaargeld van de eigenaars. De tarieven van de VvE-app staan op de prijzenpagina; een beheerder komt er alleen bij als je uitbesteedt: Wat kost een VvE-beheerder?

Wat als een eigenaar niet meewerkt?

Meewerken is geen keuze: de vereniging ziet toe op de nakoming van de verplichtingen van de eigenaars en kan daarvoor in rechte optreden (artikel 5:126 lid 6 BW). Vier drukmiddelen, van licht naar zwaar.

1. De meerderheid beslist

Besluiten vallen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen (artikel 5:127 lid 1 BW); wie niet komt en geen volmacht geeft, stemt niet mee. Een besluit dat een eigenaar onredelijk benadeelt, kan hij binnen een maand door de kantonrechter laten vernietigen (artikel 5:130 lid 1 en 2 BW); reden genoeg om netjes op te roepen en te notuleren. Is de bijdrage vastgesteld, dan int de VvE die: VvE-bijdrage niet betaald.

2. Deskundige bij twee eigenaars

Bij twee stemmen is één voor en één tegen geen meerderheid. Onder het Modelreglement kleine VvE's 2021 wordt dan op verzoek van een eigenaar een deskundige gevraagd; komen de eigenaars er binnen twee weken niet samen uit, dan benoemt de kantonrechter die, en zijn beslissing geldt als vergaderbesluit (artikel 33 lid 2). Dit werkt alleen als jouw akte naar dit reglement verwijst.

3. Vervangende machtiging van de kantonrechter

Heb je voor een handeling aan de gemeenschappelijke delen de medewerking of toestemming van een andere eigenaar of van de VvE nodig en wordt die zonder redelijke grond geweigerd, of laat de ander niets van zich horen, dan kun je de kantonrechter om een vervangende machtiging vragen; de rechter kan ook de kostenverdeling bepalen (artikel 5:121 lid 1 en 2 BW). De rechtbank Midden-Nederland deed dat op 20 maart 2024 in een VvE met twee leden waar de ene eigenaar de offerte voor balkon, dakgoot en daklijst weigerde: machtiging verleend, toegang geboden, kosten na de eerste 1.000 euro gelijk verdeeld (ECLI:NL:RBMNE:2024:1763). Het tegenverzoek om via artikel 5:121 een externe beheerder te benoemen wees dezelfde rechter af: dat betreft het functioneren van de VvE, niet de gemeenschappelijke delen. En de machtiging is geen automatisme: de rechtbank Gelderland wees op 29 november 2023 een verzoek af omdat de VvE wél een redelijke grond had (ECLI:NL:RBGEL:2023:6505).

4. De gemeente

Dreigt het gebouw niet meer aan de onderhoudsregels te voldoen, dan kan de gemeente via de kantonrechter zelf de vergadering bijeenroepen, voorstellen doen over onderhoud, reservefonds, bestuur en beheer en de vergadering laten leiden door een ander dan het bestuur (artikel 5:127a BW, ingevoerd per 1 juli 2011, Staatsblad 2011, 123). Met steun van eigenaars met minstens de helft van de stemmen kan zij ook zelf een machtiging voor onderhoud vragen (artikel 5:121 lid 4 BW). Volgt binnen drie maanden geen onderhoudsplan, dan kan het college in een gebied waar de leefbaarheid onder druk staat een plan door een deskundige afdwingen en de maatregelen opleggen (artikel 12d en 13 Woningwet). Een slapende VvE is dus geen privézaak.

Veelgestelde vragen over het activeren van een slapende VvE

Wat is een slapende VvE?

Een VvE die door de splitsingsakte bestaat, maar geen bestuur, vergadering, bankrekening, verzekering of reservefonds heeft. De wet kent de term niet; alle verplichtingen uit Boek 5 titel 9 BW en de Handelsregisterwet gelden vanaf de splitsing.

Wie mag een slapende VvE activeren?

Volgens de wet de voorzitter en het bestuur (artikel 5:127 lid 2 BW). Ontbreken die, dan mogen eigenaars met tien procent van de stemmen na een verzoek zelf oproepen (modelreglementen 1992, 2006 en 2017); onder het Modelreglement kleine VvE's 2021 mag iedere eigenaar dat (artikel 29 lid 2).

Hoe lang duurt het activeren van een VvE?

De oproeping duurt minstens vijftien dagen, de KVK-opgave moet binnen een week na de benoeming. Met bank en verzekering erbij kost de basis in de praktijk twee tot vier maanden; de jaarcyclus is rond na het eerste volledige boekjaar.

Kan ik mijn appartement verkopen als de VvE slaapt?

Verkopen kan, maar de notaris moet een bestuursverklaring over achterstand, reservefonds en schulden aan de akte hechten (artikel 5:122 lid 5 en 6 BW) en de taxateur vraagt naar KVK-inschrijving, jaarrekening en MJOP. Activeer de VvE dus ruim voor de verkoop.

Wat als mijn buurman niet wil meewerken?

Bij drie of meer eigenaars beslist de meerderheid (artikel 5:127 lid 1 BW). Bij twee eigenaars: de deskundigenregeling van het Modelreglement kleine VvE's als jouw akte daarnaar verwijst, anders de vervangende machtiging van de kantonrechter (artikel 5:121 BW).

Actief blijven met de VvE-app

Activeren is eenmalig, actief blijven is het werk. In de VvE-app zet het nieuwe bestuur de ledenadministratie met breukdelen, de documenten (akte, polis, KVK-uittreksel, notulen), de vergaderingen met agenda en besluiten, de boekhouding, de begroting, het reservefonds en het MJOP op één plek, en melden bewoners storingen aan het gebouw. Bekijk de VvE-app.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 5, titel 9 (artikelen 112, 113, 121, 122, 124 tot en met 127a, 130, 131 en 135), wetten.overheid.nl, geldend vanaf 1 januari 2024; Boek 2, artikelen 10, 40 en 48, wetten.overheid.nl, geldend vanaf 1 juli 2026; geraadpleegd 13 september 2026.
• Wetstechnische informatie artikel 5:127a BW, nieuw per 1 juli 2011, wetten.overheid.nl, Staatsblad 2011, 123 en 124; Eerste Kamer, dossier 31.991, aanvaard 15 februari 2011.
• Wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars, wetten.overheid.nl, geldend vanaf 1 januari 2018; Eerste Kamer, dossier 34.479, Staatsblad 2017, 241 en 352.
• Woningwet, artikelen 12d en 13, wetten.overheid.nl, geldend vanaf 1 juli 2026, geraadpleegd 13 september 2026.
• Handelsregisterwet 2007, artikelen 6, 18 en 20, wetten.overheid.nl, geldend vanaf 16 juli 2025, geraadpleegd 13 september 2026.
• KVK, Inschrijven vereniging van eigenaars, bijgewerkt 6 juli 2026, en Inschrijfvergoeding, bijgewerkt 11 juni 2026.
• Kadaster, Tarieven 2026 particulier, geraadpleegd 13 september 2026.
• CBS, Aantallen en kenmerken van Verenigingen van Eigenaren 2025, tabel 1 en 2, peildatum 1 januari 2025, gepubliceerd 13 augustus 2026.
• KNB, Modelreglement 1992, Modelreglement 2006, Modelreglement 2017 en Modelreglement kleine VvE's 2021 (akte 16 augustus 2021), geraadpleegd 13 september 2026.
• NRVT, Model Taxatierapport Woonruimte, versie januari 2024, onderdeel Informatie over de Vereniging van Eigenaars.
• Rechtbank Midden-Nederland 20 maart 2024, ECLI:NL:RBMNE:2024:1763; Rechtbank Gelderland 29 november 2023, ECLI:NL:RBGEL:2023:6505.