De VvE-bijdrage gaat omhoog: vanaf wanneer laat je eigenaren meer betalen?

De maandelijkse VvE-bijdrage komt niet zomaar uit de lucht vallen. De basis daarvoor is de begroting van de Vereniging van Eigenaars. De vergadering van eigenaars stelt de begroting vast en op basis daarvan wordt bepaald welk bedrag iedere eigenaar moet bijdragen.

Als de begroting vóór het begin van het nieuwe boekjaar wordt vastgesteld, is het relatief eenvoudig. De nieuwe maandbijdrage kan vanaf de eerste maand van het nieuwe boekjaar worden geïncasseerd.

Maar wat doe je als de begroting pas later wordt vastgesteld? Of als tijdens het jaar blijkt dat de begroting moet worden aangepast, bijvoorbeeld vanwege groot onderhoud of onverwacht sterk gestegen kosten?

Dan ontstaat een belangrijke praktische vraag: laat je de hogere bijdrage vanaf de volgende maand ingaan, of moet de verhoging ook over de inmiddels verstreken maanden worden betaald?

De begroting bepaalt wat de eigenaren moeten bijdragen

De VvE maakt ieder jaar een begroting van de verwachte inkomsten en uitgaven. Op basis daarvan worden de voorschotbijdragen van de eigenaren bepaald.

Stel dat een VvE tot nu toe € 200 per appartement per maand incasseert. In maart stelt de vergadering een nieuwe begroting vast waaruit volgt dat € 230 per maand nodig is.

Dan moet niet alleen worden besloten dát de bijdrage omhooggaat. Er moet ook duidelijk zijn vanaf welk moment de nieuwe bijdrage geldt.

Dat lijkt een detail, maar voor de penningmeester maakt het een groot verschil.

Optie 1: de nieuwe bijdrage vanaf de volgende maand

De eenvoudigste oplossing is om de nieuwe bijdrage te laten ingaan vanaf de maand na het besluit.

Wordt de begroting bijvoorbeeld in maart vastgesteld, dan wordt vanaf april € 230 per maand geïncasseerd.

Administratief is dat prettig. Er hoeft niets met terugwerkende kracht te worden gecorrigeerd en automatische incasso's hoeven maar één keer te worden aangepast.

Er zit echter een belangrijk nadeel aan. Als de jaarbegroting ervan uitgaat dat gedurende twaalf maanden € 230 wordt bijgedragen, maar in januari, februari en maart slechts € 200 is geïncasseerd, ontstaat er een tekort.

Dat tekort verdwijnt niet doordat de vergadering pas in maart bijeenkwam.

Je zult dus in de begroting of in het besluit moeten bepalen hoe dat verschil wordt opgevangen.

Optie 2: de verhoging met terugwerkende kracht verrekenen

De vergadering kan ook besluiten dat de nieuwe bijdrage betrekking heeft op het gehele boekjaar.

In ons voorbeeld is over januari, februari en maart € 30 per maand te weinig betaald. Iedere betreffende eigenaar moet dan nog € 90 bijbetalen.

Dat sluit financieel beter aan bij een jaarbegroting, maar levert de penningmeester extra werk op.

De reguliere incasso moet worden aangepast én er moet een aanvullende bijdrage worden geïncasseerd. Bij automatische incasso moet bovendien rekening worden gehouden met de afspraken en machtigingen rond de incasso. En als eigenaren het bedrag niet uit zichzelf betalen, moet de penningmeester achter de achterstand aan.

Een verhoging met terugwerkende kracht kan daardoor administratief veel omslachtiger zijn dan vooraf wordt gedacht.

Maak van de penningmeester geen incassobureau

Een veelgemaakte fout is dat de vergadering wel een nieuwe begroting goedkeurt, maar onvoldoende aandacht besteedt aan de uitvoering.

Daarmee wordt het probleem feitelijk bij de penningmeester neergelegd:

"De begroting is vastgesteld, regel jij de rest maar."

De penningmeester moet vervolgens uitzoeken welk bedrag iedere eigenaar nog verschuldigd is, betaalverzoeken versturen, automatische incasso's aanpassen, betalingen controleren en achter achterstallige bedragen aangaan.

Dat kan beter.

Leg in het besluit drie dingen vast

Als een begroting tijdens het boekjaar wordt vastgesteld of aangepast, zorg dan dat uit het besluit van de vergadering duidelijk blijkt:

1. hoe hoog de nieuwe bijdrage wordt;
2. vanaf welke datum of over welke periode deze geldt;
3. hoe een eventueel verschil over eerdere maanden wordt geïnd.

Bijvoorbeeld:

"De vergadering stelt de begroting voor 2027 vast. De daaruit voortvloeiende voorschotbijdragen gelden met ingang van 1 januari 2027. Reeds betaalde voorschotbijdragen over januari tot en met maart worden hiermee verrekend. Het resterende bedrag wordt in april als aanvullende bijdrage in rekening gebracht."

Daarmee weet iedereen waar hij aan toe is en heeft de penningmeester een duidelijk besluit waarop de administratie kan worden gebaseerd.

Een alternatief: verdeel de achterstand over de resterende maanden

Er is nog een praktische mogelijkheid.

Stel dat de VvE over het hele jaar € 2.760 per appartement nodig heeft. Dat komt gemiddeld neer op € 230 per maand. In januari, februari en maart is echter nog € 200 per maand betaald.

In plaats van een afzonderlijke naheffing van € 90 kan het resterende jaarbedrag over de resterende negen maanden worden verdeeld.

Er is dan al € 600 betaald. Er resteert nog € 2.160. Verdeeld over negen maanden is dat € 240 per maand.

De eigenaar betaalt dan vanaf april € 240 per maand.

Dat kan administratief aantrekkelijk zijn: geen losse naheffing, maar één aanpassing van de periodieke bijdrage.

Maak ook hierover een duidelijk besluit en communiceer nadrukkelijk dat de hogere maandtermijn het gevolg is van de latere vaststelling van de begroting.

Bij groot onderhoud ligt het soms anders

Een aanpassing gedurende het jaar kan ook nodig zijn omdat onverwacht groot onderhoud moet worden uitgevoerd en de beschikbare middelen of het reservefonds onvoldoende zijn.

Dan is het belangrijk onderscheid te maken tussen een verhoging van de reguliere voorschotbijdrage en een afzonderlijke extra bijdrage.

Moet bijvoorbeeld iedere eigenaar € 600 extra bijdragen aan een onderhoudsproject, dan hoeft dat bedrag niet noodzakelijk in de maandelijkse bijdrage te worden verwerkt. De vergadering kan, als de juridische en financiële basis daarvoor aanwezig is, besluiten hoe en wanneer die aanvullende bijdrage moet worden voldaan, bijvoorbeeld ineens of in een aantal termijnen.

Ook hier geldt: laat de penningmeester niet zelf bedenken hoe het besluit moet worden uitgevoerd. Leg betaalmomenten en termijnen in het besluit vast.

Voorkomen is makkelijker dan achteraf incasseren

De beste oplossing blijft om de begroting vóór het begin van het nieuwe boekjaar vast te stellen. Dan kunnen eigenaren tijdig worden geïnformeerd en kan de nieuwe bijdrage vanaf de eerste maand correct worden geïncasseerd.

Lukt dat niet, behandel dan bij het begrotingsbesluit expliciet de periode die al verstreken is.

Want uiteindelijk is niet alleen van belang hoeveel geld de VvE volgens de begroting nodig heeft. De VvE moet ook zorgen dat dat geld daadwerkelijk binnenkomt.

Een goed besluit maakt het werk van de penningmeester daarbij een stuk eenvoudiger.

Praktische tip voor VvE-besturen: neem daarom bij iedere begrotingswijziging standaard een apart beslispunt op over de ingangsdatum, eventuele verrekening over verstreken maanden en de wijze van incasseren.