Waarom een goede begroting onmisbaar is voor elke VvE

Voor veel Verenigingen van Eigenaars is het opstellen van de jaarlijkse begroting momenteel een belangrijk agendapunt. Het nieuwe boekjaar komt eraan, en daarvoor moet een VvE inzichtelijk maken wat er binnenkomt, wat eruit gaat en welke financiële ruimte er nodig is om het gebouw goed te onderhouden. Maar wat is nu precies het doel van de begroting? En hoe zorg je ervoor dat deze realistisch én bruikbaar is? Hieronder lees je wat een goede begroting inhoudt, waar je aan moet denken en welke valkuilen je beter kunt vermijden.

Wat is het doel van de VvE-begroting?

De begroting vormt het financiële kompas van de VvE. Het geeft een vooruitblik op de verwachte inkomsten en uitgaven voor het komende jaar. Dat heeft meerdere doelen:

Inzicht en transparantie – Leden zien waar hun geld aan wordt besteed.
Onderbouwde besluitvorming – Het bestuur kan werkzaamheden plannen en financiële verplichtingen nakomen.
Bepalen van de ledenbijdrage – De begroting bepaalt hoeveel geld er nodig is om de vereniging financieel gezond te houden.
Voorkomen van verrassingen – Door vooruit te kijken, voorkom je dat de VvE ineens met onverwachte uitgaven of tekorten zit.

Een begroting is daarmee niet alleen een verplicht document, maar ook een instrument om rust en voorspelbaarheid te creëren binnen de vereniging.

Hoe stel je een realistische begroting op?

Een realistische begroting begint met een goede voorbereiding. Dat betekent dat je niet alleen kijkt naar de cijfers van het afgelopen jaar, maar ook naar toekomstige verplichtingen.

1. Analyseer historische gegevens

Bekijk de werkelijke kosten van de afgelopen jaren. Dit geeft inzicht in:

structurele kosten (bijv. schoonmaak, energie, verzekeringen)
incidentele kosten
stijgende kostenposten (bijv. energielasten of onderhoud)

Let op: alleen kijken naar vorig jaar is een veelgemaakte fout. Sommige kosten fluctueren, andere keren eens per paar jaar terug.

2. Verwerk informatie uit het MJOP

Een VvE die beschikt over een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) heeft een grote voorsprong. Het MJOP geeft inzicht in:

onderhoudswerkzaamheden op korte én lange termijn
kostenramingen voor vervangingen of groot onderhoud
reserveringen die nodig zijn om deze uitgaven te kunnen dekken

Het MJOP moet jaarlijks worden vertaald naar de begroting: welke onderhoudswerkzaamheden staan gepland voor het komende jaar?

3. Houd rekening met inflatie en prijsstijgingen

Kosten stijgen bijna elk jaar. Neem daarom redelijke indexaties op:

loonstijgingen bij schoonmaak/onderhoud
energietarieven
verzekeringspremies

Een stijging van 3–6% is vaak reëel, maar dit varieert per kostenpost.

4. Controleer contracten en serviceovereenkomsten

Ga bij leveranciers na:

loopt de overeenkomst af?
wordt de prijs aangepast?
staan grote onderhoudswerkzaamheden gepland?

Een actuele contractadministratie voorkomt verrassingen.

Welke indeling hanteer je het beste?

Een overzichtelijke begroting bevat in ieder geval onderstaande categorieën:

1. Inkomsten

Ledenbijdragen
Rente
Eventuele andere inkomsten (bijv. verhuur gemeenschappelijke ruimte)

2. Structurele uitgaven

Verzekeringen (o.a. opstal en AVP VvE)
Energie (verlichting, installaties)
Schoonmaak
Administratiekosten en bankkosten
Vergaderkosten
Contractonderhoud (liften, installaties, ketels, tuin, etc.)

3. Incidentele of onderhoudsuitgaven

Werkzaamheden vanuit het MJOP
Ad-hoc reparaties
Keuringen en inspecties

4. Reserveringen

Toekomstig onderhoud
Onvoorziene kosten

Deze indeling maakt de begroting begrijpelijk voor leden en werkbaar voor het bestuur.

Hoe bepaal je de ledenbijdrage?

De ledenbijdrage (ook wel servicekosten genoemd) moet voldoende zijn om:

alle jaarlijkse kosten te dekken
genoeg te reserveren voor groot onderhoud, zoals wettelijk verplicht
onvoorziene uitgaven op te vangen

Rekenmethode

Tel alle begrote kosten op.
Trek eventuele overige inkomsten daarvan af.
Verdeeld het resultaat volgens de breukdelen of het verdeelschema uit de splitsingsakte.

Let op: de bijdrage moet zijn afgestemd op het MJOP. Een te lage bijdrage leidt tot achterstallig onderhoud of noodzaak tot extra heffingen – iets wat vaak veel weerstand oproept.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van de begroting

❌ Te optimistisch begroten

Als een VvE te laag begroot om de bijdrage niet te laten stijgen, ontstaan tekorten.

❌ Geen aansluiting met het MJOP

Zonder koppeling ontstaan onverwachte onderhoudskosten.

❌ Onderwaarderen van onvoorziene uitgaven

Een gebouw brengt altijd verrassingen mee. Een post "onvoorzien" is dus geen luxe.

❌ Geen jaarlijkse evaluatie van contracten

Als contractprijzen stijgen en dit niet in de begroting zit, klopt het totale beeld niet meer.

Mag je de begroting aanpassen tijdens het jaar?

Ja, dat mag — maar onder voorwaarden.

Een begroting is een raming, geen vaststaand document. Als zich grote afwijkingen voordoen (bijv. hogere energieprijzen of extra onderhoud), kan het bestuur een bijgestelde begroting voorleggen aan de ledenvergadering. De ALV moet deze goedkeuren.

Een tussentijdse aanpassing is verstandig wanneer:

er substantiële kostenstijgingen zijn
belangrijke werkzaamheden niet waren voorzien
de liquiditeit van de VvE onder druk komt te staan

Transparantie richting de leden is hierbij cruciaal.

Conclusie

Een goede begroting is een van de belangrijkste pijlers van een professionele VvE-administratie. Het biedt inzicht, voorkomt financiële verrassingen en zorgt ervoor dat het gebouw in goede staat blijft. Door historische gegevens te analyseren, het MJOP te volgen, realistisch te indexeren en heldere keuzes te maken, kan elke VvE een betrouwbare en toekomstbestendige begroting opstellen. En als de omstandigheden veranderen? Dan is bijsturen niet alleen toegestaan, maar soms noodzakelijk.