Jaarafsluiting in de boekhouding van uw VvE. Praktische tips voor penningmeesters

Steeds meer VvE’s doen hun administratie (deels) zelf. Veel verenigingen maken dit jaar zelfs voor het eerst gebruik van de boekhoudmodule van VvE.nl. Dat is handig, maar het betekent ook dat je als penningmeester aan het einde van het boekjaar een belangrijke taak hebt: het boekjaar netjes en zorgvuldig afsluiten.

Een goede jaarafsluiting zorgt ervoor dat de cijfers kloppen, het bestuur overzicht houdt, en de kascontrolecommissie (of accountant) snel kan controleren. Bovendien voorkom je gedoe in het nieuwe jaar, bijvoorbeeld bij het opstellen van de begroting of het berekenen van de ledenbijdragen.
Hieronder zetten we de belangrijkste werkzaamheden overzichtelijk op een rij.

1) Verwerk alle banktransacties

Zorg dat alle bankmutaties van het hele jaar zijn verwerkt. Dit klinkt logisch, maar in de praktijk blijven er vaak nog een paar mutaties “hangen” (bijvoorbeeld aan het einde van december). Het eindsaldo op de bank moet namelijk exact overeenkomen met het banksaldo op je balans.

Komt het niet overeen? Dan is er ergens in het jaar waarschijnlijk iets misgegaan: een verkeerd ingevoerd bedrag, een factuur die is vergeten, of een boeking die dubbel is gedaan. Hoe eerder je dit ontdekt, hoe makkelijker het te herstellen is.

2) Controleer overlopende posten

Overlopende posten zijn bedragen die je al hebt ontvangen of betaald, maar die eigenlijk (deels) bij het volgende boekjaar horen.

• Heb je in dit boekjaar al bijdragen ontvangen die betrekking hebben op het volgende boekjaar? Boek die dan op de balansrekening Vooruit ontvangen bedragen (credit)
• Heb je rekeningen betaald die (gedeeltelijk) betrekking hebben op het volgende boekjaar? Boek die dan op de balansrekening  Vooruit betaalde bedragen (debet)

Zo laat je de kosten en opbrengsten in het juiste jaar terugkomen en blijft je resultaat betrouwbaar.

3) Verwerk de reserveringen

Veel VvE’s reserveren jaarlijks een bedrag voor toekomstig groot onderhoud. Die reservering moet ook in de boekhouding worden vastgelegd. Maak hiervoor een memoriaalboeking:
van Dotatie Reservefonds (debet, resultatenrekening)
naar Reservefonds Groot Onderhoud (credit, balansrekening).

Dit is een standaardstap, maar wel cruciaal: zo is op de balans zichtbaar welk bedrag daadwerkelijk is gereserveerd.

4) Boek afschrijvingen (indien van toepassing)

Heeft uw VvE investeringen gedaan waarop wordt afgeschreven, zoals zonnepanelen? Dan boek je de afschrijving aan het einde van het boekjaar. Dat doe je via:
Afschrijvingen (debet, resultatenrekening)
naar bijvoorbeeld Zonnepanelen (credit, balansrekening).

Afschrijven helpt om kosten te verdelen over de jaren waarin het bezit wordt gebruikt, waardoor je jaarcijfers realistischer worden.

5) Maak het nieuwe boekjaar aan en stel de begroting op

Voor het komende boekjaar maak je een inschatting van de kosten en reserveringen. Dit vormt de basis voor de ledenbijdrage. In de boekhoudmodule van VvE.nl maak je eerst een nieuw boekjaar aan via Instellingen.

Vervolgens kun je de begroting van het huidige jaar kopiëren en in het nieuwe boekjaar bedragen aanpassen. Dit scheelt veel werk en voorkomt dat je posten vergeet.

6) Bereken de ledenbijdragen

Is de begroting opgesteld en goedgekeurd? Dan kun je via het tabblad Ledenbijdrage berekenen de bijdrage laten bepalen op basis van de breukdelen die in de appartementenmodule van VvE.nl staan.

Met de knop Verwerken ledenbijdrage worden de bedragen doorgezet naar de appartementenmodule. Dit is vervolgens de basis voor de maandfacturen én de automatische incasso.

7) Boek het resultaat naar het Eigen Vermogen of Reserve

Als alle boekingen zijn gedaan, moet je het jaarresultaat boeken naar een rekening op de balans (bijvoorbeeld Eigen Vermogen of een reserverekening). Dit doe je met grootboekrekening 9998 Eindresultaat.

Bij een positief resultaat boek je 9998 Eindresultaat (debet) en de balansrekening Eigen Vermogen (credit). (bij een negatief resultaat is dit omgekeerd).

8) Sluit het boekjaar af

Als alles klopt en verwerkt is, sluit je via Instellingen het boekjaar af. Daarna kan er niet meer in dat jaar worden geboekt. Dat is precies de bedoeling: zo blijft de administratie “op slot” en voorkom je dat er later per ongeluk nog wijzigingen worden gedaan.

Hulp nodig?

Bij veel VvE’s doet de penningmeester de boekhouding zelf via de boekhoudmodule van VvE.nl. Voor VvE’s die dit niet kunnen of willen, is er de mogelijkheid om de administratie te laten doen via de service VvE Boekhouden (vveboekhouden.nl). Daarnaast kunt u ook incidenteel ondersteuning krijgen tegen een uurvergoeding. Mail daarvoor naar support@vve.nl.

Tot slot

Met een zorgvuldig afgesloten boekjaar legt u een stevige basis voor het nieuwe jaar. Namens VvE.nl wensen wij alle penningmeesters, bestuursleden en VvE-leden alvast een financieel overzichtelijk en zorgeloos nieuw jaar toe. Veel succes met de jaarafsluiting en een prettige jaarwisseling!