De VvE-boekhouding in Excel: werkt prima, maar is het ook verstandig?

Veel Verenigingen van Eigenaars regelen hun administratie grotendeels zelf. Een bestuurslid – meestal de penningmeester – houdt de inkomsten en uitgaven bij, controleert de bankrekening en maakt aan het einde van het jaar de financiële stukken op.

Uit een enquête blijkt dat veel penningmeesters daarvoor nog altijd Excel gebruiken. En daar is op zichzelf niets mis mee. Voor een kleine VvE met een beperkt aantal transacties kan een goed opgezet Excel-bestand jarenlang prima functioneren.

Maar er is een andere vraag die misschien belangrijker is: hoe toekomstbestendig is de financiële administratie van uw VvE?

Wat gebeurt er als de penningmeester morgen stopt?

Stel dat de penningmeester na jaren trouwe dienst besluit zijn functie neer te leggen. Of door ziekte plotseling niet meer in staat is om de administratie te voeren.

Waar staat dan de boekhouding?

In de praktijk kan het antwoord zijn: op de computer van de penningmeester. Misschien staan daar verschillende Excel-bestanden, pdf's met facturen en zelfgemaakte overzichten. De penningmeester weet precies hoe alles werkt en waar alles te vinden is. Maar weet zijn opvolger dat ook?

Dat maakt een VvE kwetsbaar.

Een goede financiële administratie zou eigenlijk niet aan één persoon gekoppeld moeten zijn. Bestuursleden komen en gaan, terwijl de VvE blijft bestaan. De administratie moet daarom eenvoudig overdraagbaar zijn.

Excel is niet het probleem

Het is verleidelijk om hieruit de conclusie te trekken dat een VvE geen Excel zou moeten gebruiken. Zo zwart-wit is het niet.

Een zorgvuldig bijgehouden Excel-administratie kan uitstekend functioneren. Het probleem ontstaat vooral wanneer de administratie afhankelijk wordt van de werkwijze, bestanden en kennis van één persoon.

Daar komen andere praktische vragen bij. Heeft de rest van het bestuur voldoende inzicht in de actuele financiële situatie? Zijn inkomsten en uitgaven gemakkelijk te controleren? Is duidelijk welke leden hun bijdrage hebben betaald? Kan de kascommissie de cijfers eenvoudig herleiden? En kan een nieuwe penningmeester zonder uitgebreide uitleg verder waar zijn voorganger is gebleven?

Het zijn vragen die ieder VvE-bestuur zichzelf af en toe zou moeten stellen.

Van persoonlijke administratie naar administratie van de VvE

Een logische volgende stap is om de financiële administratie onder te brengen in een centrale omgeving die van de VvE is, in plaats van feitelijk van de persoon die de boekhouding verzorgt.

Dat is ook het uitgangspunt van de boekhoudmodule van VvE.nl. De boekhouding maakt daar onderdeel uit van het VvE-platform en is gekoppeld aan onder andere de leden- en appartementenadministratie.

Dat heeft een belangrijk praktisch voordeel. Als er een nieuwe penningmeester komt, hoeft de administratie niet eerst vanaf een privécomputer te worden overgedragen. De nieuwe penningmeester kan toegang krijgen tot dezelfde omgeving en verder werken met dezelfde administratie.

Ook kunnen verschillende betrokkenen ieder met passende toegangsrechten werken. Zo kan bijvoorbeeld een boekhouder toegang krijgen tot de financiële administratie, terwijl andere onderdelen van het VvE-portaal voor hem of haar niet relevant zijn.

Minder dubbel werk

Een tweede voordeel van een geïntegreerde boekhouding is dat gegevens niet telkens opnieuw hoeven te worden bijgehouden.

De leden, appartementen en bijbehorende gegevens bevinden zich immers al in het VvE-platform. Vanuit de boekhoudmodule kunnen vervolgens bijvoorbeeld periodieke ledenbijdragen worden aangemaakt. Ook biedt VvE.nl een bankkoppeling, automatische boekingsregels en actuele financiële overzichten zoals de balans en resultatenrekening.

Dat kan niet alleen tijd besparen, maar vermindert ook het aantal losse bestanden en administratieve handelingen.

Voor de kascommissie en de jaarlijkse ALV is het bovendien prettig wanneer de financiële administratie gestructureerd is opgebouwd en cijfers eenvoudig te herleiden zijn. De boekhoudmodule kan hiervoor onder meer een jaarverslag met balans en resultatenrekening genereren.

Zelf boekhouden óf uitbesteden

Digitalisering betekent overigens niet dat de VvE de boekhouding per se zelf moet doen.

Grofweg zijn er drie mogelijkheden. De boekhouding kan onderdeel zijn van de werkzaamheden van een VvE-beheerder, de VvE kan een externe boekhouder inschakelen of iemand binnen het bestuur kan de administratie verzorgen.

Ook bij die laatste twee varianten kan één centrale boekhoudomgeving handig zijn.

Een externe boekhouder kan bijvoorbeeld toegang krijgen tot de boekhoudmodule en daar rechtstreeks de administratie van de VvE verzorgen. De gegevens blijven daarmee binnen de omgeving van de VvE en wanneer de VvE later van boekhouder wisselt, hoeft niet de hele administratie naar een ander systeem te verhuizen.

Er zijn ook boekhouders die zich specifiek op VvE-administraties richten, zoals VvE Boekhouden. Daarmee ontstaat een interessante tussenvorm: de VvE houdt zelf de regie over haar digitale omgeving, terwijl een specialist de financiële administratie uitvoert.

Stel deze vraag eens in uw volgende bestuursvergadering

De belangrijkste vraag is uiteindelijk niet of uw VvE Excel gebruikt.

De belangrijkste vraag is:

Is onze financiële administratie zo ingericht dat iemand anders deze morgen zonder problemen kan overnemen?

Als het antwoord daarop niet direct “ja” is, kan het verstandig zijn om de huidige werkwijze eens tegen het licht te houden.

Kijk daarbij niet alleen naar gemak voor de huidige penningmeester, maar ook naar continuïteit, overdraagbaarheid, transparantie en controleerbaarheid. Een VvE wordt immers niet voor één bestuursperiode bestuurd. Een goede administratie moet jarenlang mee kunnen gaan, ongeacht wie er op dat moment penningmeester is.

Wie wil onderzoeken of een centrale boekhouding bij de VvE past, kan de functies van VvE.nl bekijken. Het platform en de boekhoudmogelijkheden zijn bovendien 30 dagen gratis uit te proberen, zonder automatische verlenging.

Misschien blijkt vervolgens dat Excel voor uw VvE nog steeds prima voldoet. Maar dan is dat in ieder geval een bewuste keuze – en niet simpelweg een werkwijze die ooit door een penningmeester is begonnen en sindsdien nooit meer ter discussie is gesteld.