Het waarborgen van de privacy en de vertrouwelijkheid van informatie die hem is toevertrouwd is belangrijk voor VvE.nl. Als onderdeel van deze fundamentele verplichting zet VvE.nl zich in om de bescherming en het correcte gebruik van je persoonlijke informatie (aangeduid als "persoonsgegevens") zeker te stellen. VvE.nl verzamelt slechts persoonsgegevens die je vrijwillig als online bezoeker verstrekt met als doel om jou informatie te kunnen verschaffen en/of diensten aan jou te kunnen verlenen. In dit Online Privacy Statement kun je lezen hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen.
1. Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens
VvE.nl verzamelt persoonsgegevens als je ervoor kiest om deze aan ons beschikbaar te stellen. Bijvoorbeeld door het administreren van e-mailadressen dan wel door het registreren van de interesse voor bepaalde diensten die VvE.nl kan aanbieden.
Je persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de doeleinden waarvoor je deze informatie aan ons verstrekt hebt, tenzij wij jouw specifieke toestemming verkrijgen, VvE.nl dient te voldoen aan wettelijke verplichtingen, professionele standaarden of kwaliteitsregels, indien die nodig zijn voor optimalisering van de kwaliteit van de dienstverlening of om je te informeren over overige diensten van VvE.nl. Bijvoorbeeld, als je ons in een e-mailbericht verzoekt om informatie over VvE.nl dan zullen wij gebruikmaken van je e-mailadres en andere informatie die je ons verstrekt om te kunnen reageren op je verzoek.
VvE.nl verzamelt uitsluitend die persoonsgegevens die nodig zijn om te kunnen voldoen aan je vraag als bezoeker. Indien aanvullende, facultatieve informatie wordt verzameld dan word je daarvan op de hoogte gesteld.
VvE.nl verzamelt geen bijzondere persoonsgegevens.
1.1 Automatisch verzamelen van persoonsgegevens
VvE.nl kan gebruik maken van cookies, web beacons en andere technieken om automatisch bepaalde soorten informatie te verzamelen wanneer je gebruik maakt van onze online diensten. Het verwerken van deze gegevens stelt ons in staat om de werking, de bruikbaarheid en de effectiviteit van de dienstverlening te verbeteren en te personaliseren. Tevens helpt het ons de effectiviteit van onze marketing activiteiten meten.
1.1.1 IP addressen
Een IP-adres is een nummer toegewezen aan je computer wanneer je toegang tot het internet verkrijgt. Het biedt computers en servers de mogelijkheid om je te herkennen en met andere te communiceren. IP-adressen van waaruit bezoekers afkomstig lijken te zijn, kunnen worden geregistreerd voor IT-beveiliging en diagnostische doeleinden. Zo leggen wij bij het aanmaken van een account het IP-adres vast om misbruik van onze diensten te voorkomen en te onderzoeken. Deze informatie kan ook in geaggregeerde vorm gebruikt worden om trends in het gebruik van website te herkennen en om performance analyses uit te voeren.
1.1.2 Cookies
Een "cookie" is een klein stukje tekst dat een website plaatst in de browser van het apparaat waarmee je de website bezoekt (bijv. computer of smartphone). De cookie geeft de website de mogelijkheid je apparaat te herkennen en wordt gebruikt voor verschillende doeleinden.
Op onze website(s) kan een zogenaamde cookie banner verschijnen waarmee je toestemming wordt gevraagd voor het gebruik van cookies. Je hebt de keuze om cookies te accepteren door te handelen op basis van de toestemmingsinformatie genoemd op de cookie-banner. Als je geen toestemming geeft zullen je apparaten niet worden gevolgd voor marketing gerelateerde activiteiten. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Dergelijke 'functionele' cookies worden niet geblokkeerd door het gebruik van de cookie banner. Ondanks dat internet browsers meestal automatisch cookies accepteren, kun je jouw browser zo instellen dat je wordt gewaarschuwd wanneer je een cookie ontvangt of om cookies te weigeren. Echter, houd er rekening mee dat wanneer je geen cookies accepteert je wellicht niet in staat bent om de volledig functionaliteit van websites te ervaren.
Hieronder vind je een lijst met soorten cookies die op onze websites worden gebruikt.
| Doel | Omschrijving | Soort & Duur |
|---|---|---|
| Privacy voorkeuren | Deze cookie legt vast of je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies. | Blijvend Automatisch verwijderd na 365 dagen. |
| Website functionaliteit | Onze cookies onthouden je inlogsessie. Deze cookies zijn nodig op delen van de website waarvoor je via een eigen account toegang hebt. | Blijvend Verwijderd na legen browser cache. |
| Analytics | Wij gebruiken (externe) cookies om het gebruik van onze websites te analyseren. Hierdoor kunnen wij de kwaliteit en inhoud van de websites verbeteren. Informatie die wordt verzameld: IP-adres, aantal unieke bezoekers, zoektermen, locatie (landencode) van bezoeker, datum, duur en frequentie van bezoek, gebruikte hardware, browsertype, marketing campagne data. | Blijvend Verwijderd na legen browser cache. |
2. Kinderen
VvE.nl begrijpt het belang van de bescherming van de privacy van kinderen, vooral in een online omgeving. Onze site is niet bedoeld voor of gericht op kinderen onder de leeftijd van 16 jaar. Het is ons beleid om nooit willens en wetens informatie te verzamelen of te bewaren betreffende personen onder de leeftijd van 16 jaar.
3. Delen en doorgifte van persoonsgegevens
Wij delen geen persoonsgegevens met derde partijen, behalve als dit noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan je verzoek, voor onze professionele en legitieme doeleinden of als dit vereist is of toegestaan wordt door de wet, professionele standaarden of kwaliteitsregels. VvE.nl moet ook persoonsgegevens openbaar maken indien dit vereist is op grond van de wet, een gerechtelijk bevel of een overheidsbesluit. Persoonsgegevens kunnen ook nodig zijn voor privacy- of veiligheidsaudits of om een onderzoek uit te kunnen voeren naar aanleiding van een klacht of een bedreiging van de veiligheid. VvE.nl verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Ook zal VvE.nl geen persoonsgegevens die je hem verstrekt aan derden doorgeven ten behoeve van hun direct marketing doeleinden.
4. Kunstmatige intelligentie (AI)
Het platform van VvE.nl bevat AI-functionaliteit onder de naam Vivi, zoals een AI-assistent die vragen beantwoordt, transcriptie van vergaderopnames, het opstellen van concept-teksten en het herkennen van documenten zoals facturen. Waar je met AI communiceert of AI-tekst ontvangt, wordt dat in het platform als zodanig aangegeven.
Voor deze functionaliteit maken wij gebruik van gespecialiseerde verwerkers. Per functie wordt uitsluitend de informatie verstuurd die voor die functie nodig is:
- OpenAI (VS): chatvragen aan de AI-assistent met bijbehorende context, foto's voor storingsherkenning, audio van vergaderopnames voor transcriptie en tekstfragmenten voor het doorzoekbaar maken van documenten.
- Anthropic (VS): documenten en teksten voor analyse en het opstellen van concept-teksten en concept-verslagen.
- Pinecone (VS): opslag van tekstfragmenten van documenten en kennisbankitems in doorzoekbare vorm, per VvE gescheiden.
Doorgifte naar deze partijen buiten de EU vindt plaats op basis van het EU-U.S. Data Privacy Framework dan wel de EU Standard Contractual Clauses, vastgelegd in verwerkersovereenkomsten met deze partijen.
Doelbinding. Gegevens die naar deze verwerkers gaan worden uitsluitend gebruikt om de gevraagde functie uit te voeren: het beantwoorden van je vraag, het maken van een transcriptie of concept-tekst, of het herkennen van een document. Je gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Dat is contractueel vastgelegd: gegevens die via de zakelijke API's van OpenAI en Anthropic worden verwerkt, worden door deze partijen standaard niet voor modeltraining gebruikt. Wij controleren deze afspraken periodiek.
Bewaartermijnen. OpenAI en Anthropic bewaren API-verkeer maximaal 30 dagen voor misbruikdetectie en verwijderen het daarna. Gesprekken met de AI-assistent en gegenereerde concept-teksten worden binnen het platform bewaard zolang je account of VvE-omgeving actief is, zodat je ze kunt teruglezen; je kunt gesprekken zelf verwijderen. De doorzoekbare kennisbank bij Pinecone wordt verwijderd zodra het bijbehorende document of kennisbankitem wordt verwijderd.
De AI-assistent kan per VvE worden uitgeschakeld via de instellingen van het platform. Voor vragen over de AI-functionaliteit kun je contact opnemen via privacy@vve.nl.
5. Keuzes
Je hebt verschillende keuzes met betrekking tot het gebruik van onze website. In het algemeen ben je niet verplicht om persoonsgegeven te verstrekken. Echter, VvE.nl kan je verzoeken om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken teneinde de door jou gevraagde dienst aan jou te verlenen, je te kunnen voorzien van (aanvullende) informatie inzake onze dienstenverlening en door ons te organiseren evenementen.
6. Toegang
Als je persoonsgegevens aan VvE.nl beschikbaar hebt gesteld dan heb je in de meeste gevallen het recht tot toegang tot die persoonsgegevens om eventuele onnauwkeurigheden te kunnen corrigeren. Je kunt ook een verzoek tot wijziging of het verwijderen van informatie indienen door contact op te nemen met info@vve.nl. Wij zullen alle redelijke inspanningen verrichten om te kunnen voldoen aan je verzoek, zolang dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en professionele standaarden.
7. Beveiliging en de integriteit van gegevens
VvE.nl beschermt je persoonsgegevens binnen de mogelijkheden die haar ten dienst staan tegen ongeautoriseerd verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Echter, ondanks de vergaande inspanningen van VvE.nl, kan de integriteit van de gegevens niet absoluut worden gewaarborgd tegen alle bedreigingen. Naar onze beste kunnen zal de toegang tot je persoonsgegevens strikt worden beperkt tot degenen die namens VvE.nl betrokken zijn bij de verlening van diensten aan jou en die anderszins binnen de kaders van de privacywetgeving daartoe gerechtigd zijn. De individuen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te handhaven. Ook spannen wij ons in om te waarborgen dat je persoonsgegevens slechts worden bewaard voor zo lang die nodig zijn om diensten aan jou te verlenen, dit wettelijk is toegestaan of totdat je vraagt om verwijdering van je persoonsgegevens.
8. Wijzigingen in dit beleid
VvE.nl kan dit Online Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Wanneer wij veranderingen aanbrengen in het Online Privacy Statement dan zullen wij de "datum laatst gewijzigd", die aan de bovenkant van deze pagina wordt vermeld, herzien. We raden je aan om regelmatig het Online Privacy Statement door te nemen opdat je op de hoogte blijft van de manier waarop VvE.nl je persoonsgegevens beschermt.
9. Vragen inzake het Privacy beleid en over de handhaving
VvE.nl is gecommitteerd om de online privacy van je persoonsgegevens te waarborgen. Als je vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens neem dan contact met ons op via info@vve.nl. Je kunt ook gebruikmaken van dit e-mail adres om eventuele zorgen met betrekking tot de naleving van ons Online Privacy Statement met ons te delen.