Debiteurenbeheer bij de VvE: wat doe je als een eigenaar niet betaalt?

Iedere maand worden de vaste lasten van de VvE gewoon afgeschreven. De verzekeraar, energieleverancier en andere leveranciers wachten immers niet omdat een eigenaar zijn VvE-bijdrage nog niet heeft betaald.

Goed debiteurenbeheer is daarom belangrijk. Maar binnen een VvE kan het ongemakkelijk zijn. De penningmeester die een betalingsherinnering verstuurt, komt de betreffende eigenaar misschien de volgende ochtend tegen in de lift.

Hoe zorg je ervoor dat iedereen op tijd betaalt? En wat doe je als dat niet gebeurt?

1. Begin met een goed overzicht

Goed debiteurenbeheer begint met een goede administratie. Je wilt iedere maand eenvoudig kunnen zien welke bijdragen zijn ontvangen en welke nog openstaan.

In de boekhoudmodule van VvE.nl is dit overzicht direct beschikbaar. Ook andere bestuursleden kunnen de administratie en openstaande posten inzien. Zo ligt de verantwoordelijkheid niet alleen bij de penningmeester.

Actiepunt: controleer minimaal één keer per maand de openstaande bijdragen. Hoe eerder je een achterstand signaleert, hoe gemakkelijker deze meestal is op te lossen.

2. Voorkom achterstanden met automatische incasso

Nog beter dan achter een betaling aan gaan, is voorkomen dat deze wordt vergeten. Automatische incasso is daarvoor een praktisch hulpmiddel. De maandelijkse VvE-bijdrage wordt automatisch geïncasseerd en de eigenaar hoeft er niet iedere maand aan te denken.

Dat scheelt niet alleen betalingsachterstanden, maar ook administratief werk voor de penningmeester.

Actiepunt: stimuleer eigenaren om de VvE-bijdrage via automatische incasso te betalen.

3. Hanteer een lik-op-stukbeleid

Is een bijdrage niet betaald? Wacht dan niet tot er meerdere maanden openstaan. In de praktijk van debiteurenbeheer werkt een zogenoemd lik-op-stukbeleid het beste: signaleer een achterstand snel en onderneem direct actie.

Dat betekent niet dat je meteen zware maatregelen moet nemen. Een eerste stap kan gewoon een vriendelijke betalingsherinnering zijn. Het belangrijkste is dat de eigenaar merkt dat een gemiste betaling snel wordt gesignaleerd.

Actiepunt: spreek af hoeveel dagen na de vervaldatum de eerste herinnering wordt verstuurd en voer dit iedere maand consequent uit.

4. Maak van aanmanen een vast proces

Voor een penningmeester kan het vervelend zijn om een buurman of medebewoner aan te manen. Maak het daarom niet persoonlijk.

Leg vooraf vast welke stappen bij iedere betalingsachterstand worden gevolgd. Bijvoorbeeld:

1. betalingsherinnering;
2. formele aanmaning;
3. laatste sommatie;
4. overdracht voor incasso.

Bepaal ook hoeveel tijd er tussen de stappen zit. Zo hoeft de penningmeester niet per eigenaar te beslissen wanneer het tijd is voor de volgende actie. Voor iedereen gelden dezelfde regels.

Actiepunt: leg een eenvoudige incassoprocedure vast en werk met standaardteksten en vaste termijnen.

5. Neem bij een grotere achterstand contact op

Blijft betaling uit of loopt de achterstand verder op? Dan kan persoonlijk contact verstandig zijn. Niet om iemand ter verantwoording te roepen, maar om te achterhalen wat er speelt.

Misschien is er sprake van een tijdelijk financieel probleem. Een betalingsregeling kan dan soms uitkomst bieden. Maak wel duidelijke afspraken over bedragen en betaaldata en leg deze schriftelijk vast.

Actiepunt: laat een betalingsregeling nooit vrijblijvend doorlopen. Controleer of de afgesproken termijnen daadwerkelijk worden betaald.

6. Weet wanneer je moet doorpakken

Een VvE hoeft niet na één gemiste betaling direct een incassobureau in te schakelen. Maar eindeloos herinneringen sturen is ook geen oplossing.

Heeft een eigenaar meerdere verzoeken ontvangen, blijft betaling uit en wordt er niet gereageerd? Dan komt er een moment waarop het bestuur de vordering moet overdragen voor incasso.

Controleer daarbij welke regels voor jouw VvE gelden, onder andere op basis van de splitsingsakte, het toepasselijke modelreglement en besluiten van de vergadering. Houd ook rekening met de wettelijke regels rond aanmaningen en incassokosten.

Actiepunt: bepaal vooraf wanneer een achterstand wordt overgedragen voor incasso. Zo voorkom je discussie op het moment dat er daadwerkelijk een probleem is.

Maak het beleid, niet persoonlijk

Debiteurenbeheer is een verantwoordelijkheid van het bestuur en niet alleen van de penningmeester. Zorg dat andere bestuursleden inzicht hebben in de achterstanden en spreek gezamenlijk af hoe hiermee wordt omgegaan.

Daarmee wordt aanmanen minder persoonlijk. Het is niet de penningmeester die besluit om een buurman achter de broek te zitten; het bestuur voert het afgesproken beleid van de VvE uit.

Goed debiteurenbeheer draait uiteindelijk om voorkomen, overzicht houden en snel en consequent handelen. Automatische incasso helpt achterstanden voorkomen. Een goede administratie zorgt dat je ze snel ziet. En met een vaste incassoprocedure weet iedereen waar hij aan toe is.