Wat te doen als bewoners hun VvE-bijdrage niet betalen?

Elke Vereniging van Eigenaren (VvE) is afhankelijk van de maandelijkse bijdragen van de leden om de gezamenlijke kosten te dekken. Denk aan groot onderhoud, schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes, verzekeringen en reserveringen voor de toekomst. Maar wat als een of meerdere leden hun VvE-bijdrage niet betalen?
Achterstanden kunnen de financiële gezondheid van de VvE ernstig in gevaar brengen en leiden tot spanningen binnen de gemeenschap.

---

Waarom zijn achterstanden zo problematisch?

Wanneer leden niet (tijdig) hun bijdrage voldoen, komt de VvE al snel in de problemen. De kaspositie wordt krapper, lopende rekeningen kunnen niet betaald worden en geplande onderhoudswerkzaamheden lopen vertraging op. Bovendien is een reservefonds verplicht en moet daar jaarlijks voldoende in gestort worden. Als er gaten in de inkomsten ontstaan, raakt de VvE achterop bij de opbouw van reserves. Dat kan gevolgen hebben voor de waarde van de appartementen, want kopers en hypotheekverstrekkers kijken nadrukkelijk naar de financiële gezondheid van de VvE.

---

Oorzaken van achterstanden

Achterstanden in de VvE-bijdrage ontstaan om uiteenlopende redenen:

• Vergeten of slordigheid – sommige leden missen structureel een automatische incasso of betalen te laat.

• Financiële problemen – werkloosheid, scheiding of hoge woonlasten maken het moeilijk om de bijdrage op te brengen.

• Onvrede of conflict – leden weigeren soms (tijdelijk) te betalen uit protest tegen een besluit of tegen het bestuur.

• Onwetendheid – nieuwe bewoners weten niet altijd direct hoe en wanneer de bijdragen voldaan moeten worden.

Het is belangrijk om te achterhalen wat de oorzaak is, zodat de VvE een passende aanpak kan kiezen.

---

Stap 1: Heldere communicatie

De eerste stap is altijd een gesprek. Een vriendelijke betalingsherinnering kan vaak al voldoende zijn. Communiceer duidelijk:

• Wat de achterstand is (bedrag en periode).

• Welke afspraken er in de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement gelden.

• Binnen welke termijn de betaling alsnog moet plaatsvinden.

Zorg dat dit netjes, feitelijk en zonder oordeel gebeurt. Een lid kan zich al snel aangevallen voelen, maar een open benadering vergroot de kans op een oplossing.

---

Stap 2: Interne afspraken en betalingsregeling

Wanneer de achterstand groter wordt, kan de VvE een betalingsregeling aanbieden. Bijvoorbeeld: een lid betaalt naast de maandelijkse bijdrage ook een vast bedrag per maand om de schuld in te lopen. Dit toont begrip voor de persoonlijke situatie, maar geeft de VvE ook zekerheid. Leg zulke afspraken altijd schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een e-mail of een door beide partijen ondertekend document.

Daarnaast is het verstandig om als VvE duidelijke interne regels te hanteren:

• Vanaf hoeveel maanden achterstand gaat de VvE optreden?

• Wanneer schakelt men een incassobureau of deurwaarder in?

• Worden er rente of administratiekosten doorberekend?

Door deze regels op te nemen in het huishoudelijk reglement of door ze in de ALV te bespreken, ontstaat duidelijkheid voor alle leden.

---

Stap 3: Juridische mogelijkheden

Als vriendelijk contact en een betalingsregeling niet werken, kan de VvE zwaardere middelen inzetten. De wet geeft de VvE namelijk stevige rechten om achterstallige bijdragen te innen.

1. Incassotraject
   De VvE kan een incassobureau inschakelen. Vaak leidt dit tot betaling, al komen er kosten bij die meestal voor rekening van het lid zijn.

2. Deurwaarder en gerechtelijke procedure
   Via een deurwaarder kan de VvE een gerechtelijke procedure starten. De rechter kan het lid veroordelen tot betaling van de achterstand, vermeerderd met rente en kosten.

3. Beslaglegging
   Bij een toewijzend vonnis kan beslag gelegd worden op inkomen, banktegoeden of zelfs op de woning.

Het is goed om te beseffen dat juridische stappen de onderlinge verhoudingen binnen de VvE onder druk zetten. Daarom geldt: pas dit toe als laatste redmiddel.

---

Aanspreken van een medebewoner is moeilijk

Veel bestuursleden vinden het lastig om een buurman of buurvrouw persoonlijk aan te spreken op een betalingsachterstand. Dat is begrijpelijk: je woont samen in hetzelfde gebouw en wilt de goede verstandhouding niet op het spel zetten. Toch moet de financiële continuïteit van de VvE gewaarborgd blijven.

Een oplossing hiervoor is het uitbesteden van de debiteurenbewaking. Wanneer een professionele partij, zoals vveboekhouden.nl, de administratie van de VvE uitvoert, houden zij ook de betalingen van de ledenbijdrage in de gaten. Blijft een betaling uit, dan nemen zij automatisch de vervolgstappen: van het versturen van herinneringen tot het aanmanen van achterstallige leden.

Zo blijft het persoonlijke ongemak voor bestuur en leden beperkt, terwijl de VvE toch strak en professioneel financieel wordt beheerd. Bovendien geeft dit rust en duidelijkheid: iedereen weet dat er consequent opgetreden wordt bij achterstanden.

---

Voorkomen is beter dan genezen

Een gezonde VvE werkt preventief om achterstanden te vermijden. Enkele praktische tips:

• Automatische incasso – zo worden bijdragen direct geïnd en is de kans op vergeten betalingen kleiner.

• Duidelijke administratie – met software zoals vve.nl kunnen bijdragen en achterstanden eenvoudig gevolgd worden.

• Transparantie – laat in de ALV jaarlijks zien waar de bijdragen voor gebruikt worden. Als leden weten dat hun geld goed besteed wordt, is de bereidheid tot betalen groter.

• Onderlinge betrokkenheid – een VvE is meer dan een financiële constructie. Elkaar kennen en aanspreken helpt bij het tijdig signaleren van problemen.

---

Conclusie

Achterstanden in de VvE-bijdrage zijn vervelend, maar onvermijdelijk in sommige situaties. Het is essentieel dat de VvE hier gestructureerd en consequent mee omgaat. Begin altijd met heldere communicatie en het zoeken naar een oplossing in goed overleg. Als dat niet werkt, zijn er juridische mogelijkheden om de bijdragen alsnog te innen. Door preventief beleid, transparantie en eventueel het uitbesteden van de debiteurenbewaking, kan de VvE het risico op achterstanden beperken.