Digitaal vergaderen bij de VvE: wat verandert er in 2026?

Steeds meer Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) werken digitaal. Denk aan online vergaderen, digitaal stemmen en documenten delen via een online portaal. Tijdens de coronaperiode werd digitaal vergaderen tijdelijk mogelijk gemaakt via noodwetgeving. Veel VvE’s ontdekten toen dat online vergaderen praktisch en efficiënt kan zijn. Toch ontstond daarna juridische onzekerheid. Want mag een VvE eigenlijk volledig digitaal vergaderen als dat niet expliciet in de wet of splitsingsakte staat?

Daar komt waarschijnlijk in 2026 verandering in. De Tweede Kamer heeft inmiddels ingestemd met het wetsvoorstel “Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen”. Het voorstel ligt nu bij de Eerste Kamer. De verwachting is dat de wet in de loop van 2026 in werking treedt.

Voor VvE’s is dit belangrijk nieuws. De nieuwe wet maakt het namelijk mogelijk om op een juridisch duidelijke en veilige manier digitaal of hybride te vergaderen.

Waarom deze wetswijziging?

De huidige wetgeving is geschreven in een tijd waarin vergaderen vooral fysiek gebeurde. Daardoor gaan veel wettelijke regels er nog vanuit dat leden samenkomen op een fysieke locatie. Tijdens corona werd tijdelijk toegestaan om online te vergaderen, maar die tijdelijke regeling is inmiddels vervallen.

Sindsdien geldt in veel gevallen dat volledig digitaal vergaderen juridisch kwetsbaar kan zijn. Besluiten die tijdens een volledig online vergadering zijn genomen, kunnen onder omstandigheden worden aangevochten als de wettelijke basis ontbreekt.

De nieuwe wet moet daar duidelijkheid in brengen. Het uitgangspunt van de wet is dat digitaal vergaderen een volwaardig alternatief kan zijn voor een fysieke vergadering, mits leden goed kunnen deelnemen aan de vergadering en hun rechten goed zijn gewaarborgd.

Wat verandert er concreet?

Met de nieuwe wet krijgen VvE’s de mogelijkheid om:

• volledig digitaal te vergaderen;
• hybride vergaderingen te organiseren (deels fysiek, deels online);
• digitaal te stemmen;
• leden elektronisch te laten deelnemen aan discussies en besluitvorming.

Belangrijk is dat digitaal vergaderen niet verplicht wordt. Een VvE mag dus nog steeds kiezen voor een fysieke vergadering. De wet creëert vooral extra flexibiliteit.

Daarnaast stelt de wet duidelijke voorwaarden. Een digitale vergadering moet zoveel mogelijk dezelfde kwaliteit en waarborgen bieden als een fysieke bijeenkomst. Leden moeten:

• de vergadering live kunnen volgen;
• het woord kunnen voeren;
• vragen kunnen stellen;
• kunnen stemmen;
• en op een gelijkwaardige manier kunnen deelnemen.

De wetgever noemt dit het principe van “online = offline”.

Bescherming van leden blijft belangrijk

De wet houdt nadrukkelijk rekening met leden die minder digitaal vaardig zijn. Binnen het wetsvoorstel is daarom opgenomen dat er voldoende draagvlak moet zijn voor digitaal vergaderen.

Ook blijft de algemene norm van redelijkheid en billijkheid gelden. Dat betekent dat een bestuur altijd zorgvuldig moet kijken naar de belangen van alle eigenaars.

In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld:

• dat leden vooraf duidelijke uitleg moeten krijgen over hoe zij kunnen deelnemen;
• dat de techniek betrouwbaar moet werken;
• dat stemprocedures helder moeten zijn;
• en dat eigenaars voldoende mogelijkheid moeten hebben om mee te praten.

Een digitale vergadering mag dus geen “snelle afvinkvergadering” worden waarin leden nauwelijks invloed hebben.

Moet de splitsingsakte worden aangepast?

Dat is een vraag die veel VvE-besturen stellen.

De verwachting is dat een wijziging van de splitsingsakte in veel gevallen niet nodig zal zijn om gebruik te maken van de nieuwe wettelijke mogelijkheden. Wel blijft het verstandig om de eigen splitsingsakte en het huishoudelijk reglement goed te controleren.

Sommige VvE’s hebben namelijk al bepalingen opgenomen over elektronische deelname aan vergaderingen. Andere akten zijn juist erg traditioneel geformuleerd.

Het is daarom verstandig om samen met de beheerder of juridisch adviseur te bekijken welke regels binnen de eigen VvE gelden.

Wat zijn de voordelen van digitaal vergaderen?

Voor veel VvE’s biedt digitaal vergaderen duidelijke voordelen.

Hogere opkomst

Bij fysieke vergaderingen blijkt het vaak lastig om voldoende eigenaars aanwezig te krijgen. Zeker bij grotere complexen of beleggers die niet in de buurt wonen.

Online deelnemen verlaagt die drempel aanzienlijk. Leden kunnen vanuit huis deelnemen via laptop, tablet of telefoon.

Snellere besluitvorming

Wanneer meer leden deelnemen, kan een VvE sneller besluiten nemen over onderhoud, verduurzaming en financiën.

Dat is belangrijk, omdat veel VvE’s momenteel voor grote uitdagingen staan. Denk aan energiebesparing, verduurzaming en stijgende onderhoudskosten.

Meer gemak voor bestuur en beheerder

Ook organisatorisch biedt digitaal vergaderen voordelen. Documenten kunnen vooraf digitaal worden gedeeld, stemmen kunnen overzichtelijk worden geregistreerd en notulen zijn eenvoudiger vast te leggen.

Bovendien scheelt het vaak tijd en kosten voor zaalhuur en organisatie.

Hoe ondersteunt VvE.nl digitaal vergaderen?

Veel VvE’s willen wel digitaliseren, maar zoeken naar een veilige en gebruiksvriendelijke oplossing. Binnen het platform van VvE.nl zijn daarom verschillende functies beschikbaar die digitaal vergaderen ondersteunen.

Denk onder meer aan:

• online vergaderen;
• digitaal stemmen;
• delen van agenda’s en documenten;
• communicatie met leden;
• en online inzicht in besluiten en stukken.

Hierdoor kunnen besturen en beheerders het volledige vergaderproces digitaal ondersteunen, terwijl leden overzicht houden en eenvoudig kunnen deelnemen.

Belangrijk daarbij is dat gebruiksgemak centraal staat. Niet iedere eigenaar is even technisch onderlegd. Een goed digitaal platform moet daarom duidelijk, toegankelijk en betrouwbaar zijn.

Digitaal waar het kan, fysiek waar het nodig is

Hoewel digitaal vergaderen veel voordelen biedt, blijft persoonlijk contact binnen een VvE belangrijk. Zeker bij gevoelige onderwerpen of complexe discussies kan een fysieke bijeenkomst prettig zijn.

De nieuwe wet lijkt daarom vooral ruimte te bieden voor maatwerk. Sommige VvE’s zullen volledig digitaal gaan vergaderen. Andere kiezen juist voor hybride bijeenkomsten, waarbij leden zowel fysiek als online kunnen aansluiten.

Die flexibiliteit past goed bij de moderne VvE. Niet iedere vereniging is hetzelfde en iedere VvE heeft haar eigen behoeften.

Conclusie

De verwachte invoering van de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen markeert een belangrijke modernisering voor VvE’s.

Met de juiste ondersteuning en goede digitale hulpmiddelen kunnen VvE’s zich voorbereiden op een toekomst waarin online samenwerken steeds normaler wordt.

Meer informatie over de digitale functies van VvE.nl is te vinden op: https://www.vve.nl/app/functies