Gebruikersverklaring VvE: wat is het en is hij verplicht?

Kort antwoord: Een gebruikersverklaring voor de VvE is een document waarin een huurder of andere gebruiker bevestigt dat hij de toepasselijke regels van de Vereniging van Eigenaars zal naleven. In veel modelreglementen is zo'n verklaring verplicht wanneer een eigenaar zijn appartement aan iemand anders in gebruik geeft. De verplichting staat bijvoorbeeld in artikel 24 van het modelreglement 1992 en artikel 35 van het modelreglement 2006. Welke regels precies gelden, hangt af van de splitsingsakte en het toepasselijke reglement.

Wanneer je een appartement verhuurt, krijgt de huurder te maken met meer regels dan alleen die uit de huurovereenkomst.

De huurder gebruikt immers ook gemeenschappelijke ruimten, zoals het trappenhuis, de lift en de fietsenstalling. Daarnaast kunnen binnen het gebouw afspraken gelden over geluid, afval en veiligheid.

Met een gebruikersverklaring wordt vastgelegd dat de huurder deze VvE-regels kent en zal naleven.

Maar is zo'n verklaring altijd verplicht? Wie moet ervoor zorgen dat het document wordt ondertekend? En wat kan de VvE doen als een huurder weigert?

Wat is een gebruikersverklaring?

Een gebruikersverklaring is een schriftelijke verklaring waarin iemand die een appartement gebruikt, maar niet zelf de appartementseigenaar is, bevestigt dat hij zich aan de toepasselijke VvE-regels zal houden.

Het document wordt ook wel een huurdersverklaring of verklaring van ingebruikgeving genoemd.

De verklaring is vooral relevant wanneer een eigenaar zijn appartement verhuurt.

Maar ook bij andere vormen van ingebruikgeving kan zij nodig zijn.

Waarom vraagt de VvE om een gebruikersverklaring?

Binnen een appartementencomplex wonen eigenaren en huurders dicht bij elkaar.

Zij delen vaak voorzieningen en moeten rekening houden met elkaars belangen.

Daarom zijn er regels voor het gebruik van het gebouw.

Denk aan afspraken over:

• Geluidsoverlast en andere hinder.

• Het gebruik van het trappenhuis en de lift.

• Afval en het schoonhouden van gemeenschappelijke ruimten.

• Het stallen van fietsen en andere voorwerpen.

• Veiligheid en het vrijhouden van vluchtwegen.

• Het gebruik van balkons en andere buitenruimten.

Met de gebruikersverklaring bevestigt de huurder dat hij de toepasselijke regels zal naleven.

Voor het VvE-bestuur biedt dit duidelijkheid over wie het appartement gebruikt en welke afspraken zijn gemaakt.

Is een gebruikersverklaring hetzelfde als een huurcontract?

Nee.

Een huurovereenkomst regelt de verhouding tussen de verhuurder en de huurder.

Daarin staan bijvoorbeeld afspraken over de huurprijs, de huurperiode en het gebruik van de woning.

Een gebruikersverklaring richt zich op de verplichtingen van de gebruiker tegenover de VvE.

De documenten hebben dus verschillende functies.

Een gebruikersverklaring vervangt de huurovereenkomst niet. En een huurcontract vervangt niet automatisch de gebruikersverklaring.

Wanneer is een gebruikersverklaring verplicht?

Of een gebruikersverklaring verplicht is, hangt af van het splitsingsreglement dat voor jouw VvE geldt.

Er bestaat niet één standaardformulier dat volgens de wet bij iedere verhuur verplicht moet worden ondertekend.

Wel bevatten verschillende modelreglementen een uitdrukkelijke verplichting.

Gebruikersverklaring volgens modelreglement 1973

In artikel 20 van het modelreglement 1973 staat een regeling voor het in gebruik geven van een privégedeelte aan een ander.

Volgens de standaardbepaling moet de gebruiker vooraf een gedagtekende verklaring ondertekenen.

Daarin bevestigt hij dat hij de toepasselijke bepalingen van het reglement en het huishoudelijk reglement zal naleven.

Het modelreglement 1973 spreekt nog over de administrateur. Dat is de oude benaming voor de bestuurlijke functie binnen de VvE.

Gebruikersverklaring volgens modelreglement 1992

Artikel 24 lid 1 van het modelreglement 1992 bevat de verplichting om een gebruikersverklaring te laten ondertekenen.

De eigenaar moet ervoor zorgen dat de gebruiker de verklaring ondertekent voordat deze het appartement in gebruik krijgt.

De verklaring wordt volgens de standaardtekst in tweevoud opgesteld en aan het bestuur afgegeven.

Zowel de gebruiker als het bestuur behoudt een exemplaar.

Gebruikersverklaring volgens modelreglement 2006

Artikel 35 lid 1 van het modelreglement 2006 bevat een vergelijkbare verplichting.

De eigenaar moet ervoor zorgen dat de gebruiker de toepasselijke regels aanvaardt voordat deze het appartement gaat gebruiken.

Het standaardmodelreglement 2006 biedt ook een alternatief.

Als de vereiste verklaring in de overeenkomst tot ingebruikgeving is opgenomen en de voorgeschreven kopieën of uittreksels aan het bestuur worden verstrekt, kan daarmee aan de reglementaire verplichting worden voldaan.

De precieze voorwaarden staan in artikel 35.

Gebruikersverklaring volgens modelreglement 2017

Artikel 37 van het modelreglement 2017 behandelt de ingebruikgeving aan anderen.

Ook hier is de hoofdregel dat de gebruiker verklaart de toepasselijke VvE-regels na te leven.

Het reglement biedt daarnaast mogelijkheden om de verklaring in de overeenkomst op te nemen of andere afspraken met het bestuur te maken ter bescherming van hetzelfde belang.

Controleer altijd de exacte tekst die voor jouw VvE geldt.

Wat zegt de wet?

Artikel 5:120 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat voorschriften uit het splitsingsreglement over gebruik, beheer en onderhoud ook gelden voor degene die het appartement in gebruik krijgt.

Dat is een belangrijk onderscheid.

Een huurder kan aan toepasselijke VvE-regels gebonden zijn, ook als hij nog geen gebruikersverklaring heeft ondertekend.

De verklaring legt die verplichtingen schriftelijk vast. Zij is niet de enige juridische grondslag voor het naleven van VvE-regels.

Daarnaast bevat artikel 5:128 BW bepalingen over regels voor gemeenschappelijke gedeelten en de positie van gebruikers.

Is een gebruikersverklaring ook toestemming voor verhuur?

Nee.

Een gebruikersverklaring betekent dat de gebruiker zich aan bepaalde regels zal houden.

Of een appartement mag worden verhuurd, is een andere juridische vraag.

Ook kan een splitsingsakte bijzondere toelatingsregels bevatten.

Meer daarover lees je in Is het verhuren van een appartement binnen een VvE toegestaan?.

Wat staat er in een gebruikersverklaring? Een voorbeeldopzet

Een gebruikersverklaring hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Het belangrijkste is dat duidelijk is wie de gebruiker is, om welk appartement het gaat en welke verplichtingen worden aanvaard.

Gebruik bij voorkeur het formulier dat aansluit op het toepasselijke splitsingsreglement.

Welke gegevens neem je op?

Een gebruikersverklaring bevat doorgaans:

1. De naam van de VvE.

2. Het adres van het appartement.

3. De naam van de appartementseigenaar.

4. De naam van de huurder of andere gebruiker.

5. De datum waarop het gebruik begint.

6. Een verwijzing naar de splitsingsakte en het toepasselijke reglement.

7. Een verklaring dat de gebruiker de relevante VvE-regels zal naleven.

8. De datum en handtekening van de gebruiker.

Afhankelijk van het modelreglement kunnen aanvullende gegevens of formaliteiten nodig zijn.

Voorbeeld gebruikersverklaring VvE

Gebruikersverklaring Vereniging van Eigenaars

Naam VvE: [Naam van de VvE]

Adres appartement: [Straat, huisnummer en woonplaats]

Naam appartementseigenaar: [Naam]

Naam gebruiker: [Naam]

Ingangsdatum gebruik: [Datum]

Verklaring

Ondergetekende verklaart het hierboven genoemde appartement in gebruik te nemen.

Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van het toepasselijke splitsingsreglement, het eventuele huishoudelijk reglement en de overige rechtsgeldig vastgestelde regels die op gebruikers van toepassing zijn.

Ondergetekende verklaart deze regels gedurende het gebruik van het appartement na te leven.

Plaats: [Plaats]

Datum: [Datum]

Handtekening gebruiker: [Handtekening]

Let op: dit is een voorbeeldopzet en geen juridisch gecontroleerd standaardformulier voor iedere VvE.

Sommige modelreglementen stellen specifieke eisen aan het aantal exemplaren, de inhoud van de verklaring en de wijze waarop deze aan het bestuur wordt verstrekt.

Controleer daarom altijd de eigen splitsingsakte en het toepasselijke modelreglement voordat je het formulier gebruikt.

Moet de eigenaar ook tekenen?

De reglementaire gebruikersverklaring wordt in de genoemde modelreglementen in de eerste plaats door de gebruiker ondertekend.

De eigenaar heeft doorgaans de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat dit gebeurt.

Een VvE kan in haar administratieve werkwijze ook vragen om gegevens of een bevestiging van de eigenaar.

Maar aanvullende administratieve wensen mogen niet zonder rechtsgrond worden gepresenteerd als wettelijke verplichtingen.

Moet de huurder het huishoudelijk reglement ontvangen?

Dat is verstandig.

Je kunt van een huurder niet verwachten dat hij de afspraken binnen het gebouw goed naleeft als hij deze niet kent.

Geef daarom vóór ondertekening het toepasselijke splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement.

Het huishoudelijk reglement kan praktische afspraken bevatten over bijvoorbeeld geluid, afval, fietsen en gemeenschappelijke ruimten.

Meer informatie vind je in Het huishoudelijk reglement van een VvE uitgelegd.

Wat als de huurder niet wil tekenen?

Een huurder kan weigeren om een gebruikersverklaring te ondertekenen.

Dat is lastig voor de verhuurder en de VvE.

Welke gevolgen de weigering heeft, hangt af van het toepasselijke splitsingsreglement en de omstandigheden.

De eigenaar moet het document tijdig regelen

Bij modelreglementen waarin een gebruikersverklaring verplicht is, ligt de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen ervan doorgaans bij de eigenaar.

Het is daarom verstandig om de verklaring te regelen voordat de huurder het appartement betrekt.

Neem de verplichting ook tijdig op in de afspraken met de huurder.

Wacht niet tot de huurder al enkele maanden in het appartement woont.

Kan de VvE de huurder weigeren?

Dat hangt af van de juridische situatie.

Sommige modelreglementen bevatten bepalingen over het in gebruik nemen van een appartement zonder de vereiste verklaring.

Zo bevat het modelreglement 2006 in artikel 37 bepalingen over gebruikers die niet aan de voorgeschreven voorwaarden voldoen.

Maar de VvE mag niet zonder meer zelf tot ontruiming overgaan.

Bij een bestaande huurovereenkomst spelen ook het huurrecht, de rechtspositie van de huurder en de vereisten voor een eventuele gerechtelijke procedure een rol.

Een ontbrekende handtekening geeft het VvE-bestuur geen vrijbrief om een huurder eigenhandig uit het appartement te zetten.

Laat een geschil hierover juridisch beoordelen.

Wat kan het bestuur praktisch doen?

Het bestuur kan de volgende stappen nemen:

1. Controleer welke bepaling uit het splitsingsreglement geldt.

2. Vraag de eigenaar schriftelijk om de ontbrekende verklaring.

3. Geef aan welke verplichting volgens het reglement niet is nagekomen.

4. Stel een redelijke termijn om het document alsnog aan te leveren.

5. Leg de correspondentie zorgvuldig vast.

6. Vraag juridisch advies als de weigering voortduurt.

Ga ook na waarom de huurder niet wil tekenen.

Misschien heeft hij het reglement niet ontvangen of begrijpt hij de inhoud niet.

Soms kan een duidelijke toelichting het probleem oplossen.

Blijft de eigenaar verantwoordelijk?

Ja, de eigenaar verdwijnt niet uit beeld zodra hij zijn appartement verhuurt.

De precieze verantwoordelijkheid volgt uit het toepasselijke reglement en de wet.

Artikel 35 lid 6 van het modelreglement 2006 bepaalt bijvoorbeeld dat de eigenaar aansprakelijk blijft voor de verplichtingen die uit het reglement voortvloeien en voor gedragingen van de gebruiker.

De verhuurder doet er daarom verstandig aan om duidelijke afspraken te maken en bereikbaar te blijven voor het VvE-bestuur.

Voor andere aandachtspunten bij verhuur verwijzen we naar Appartement verhuren: wat moet je regelen?.

Gebruikersverklaring of gebruiksovereenkomst: het verschil

De termen gebruikersverklaring en gebruiksovereenkomst worden soms door elkaar gebruikt.

Toch betekenen ze niet hetzelfde.

Een gebruikersverklaring is een verklaring van de gebruiker

Bij een gebruikersverklaring bevestigt de gebruiker dat hij de toepasselijke VvE-regels zal naleven.

Het document is gericht op de verhouding tussen de gebruiker en de regels binnen het appartementencomplex.

De inhoud wordt mede bepaald door het toepasselijke splitsingsreglement.

Een gebruiksovereenkomst regelt het gebruik

Een gebruiksovereenkomst is een overeenkomst waarin partijen afspraken maken over het gebruik van een woning of ruimte.

Daarin kunnen bijvoorbeeld afspraken staan over de duur van het gebruik, de voorwaarden en de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen.

Een huurovereenkomst is een specifieke overeenkomst waarbij tegen betaling gebruik wordt verschaft.

Een gebruiksovereenkomst hoeft dus niet hetzelfde te zijn als een huurovereenkomst.

Kan de verklaring in het huurcontract staan?

Bij sommige modelreglementen is dat mogelijk.

Artikel 35 lid 1 van het modelreglement 2006 staat onder voorwaarden toe dat de vereiste verklaring wordt opgenomen in de overeenkomst waarmee het appartement aan de gebruiker in gebruik wordt gegeven.

Ook artikel 37 van het modelreglement 2017 bevat een dergelijke mogelijkheid.

Maar een algemene zin in het huurcontract is niet automatisch voldoende.

Controleer of de inhoud en de wijze van verstrekking voldoen aan het toepasselijke reglement.

Praktisch advies: gebruik een afzonderlijke gebruikersverklaring wanneer je twijfelt. Dat maakt voor de eigenaar, huurder en VvE duidelijk welke regels zijn aanvaard.

Wat doet de VvE met een gebruikersverklaring bij overlast?

Een gebruikersverklaring is vooral nuttig wanneer discussie ontstaat over het gedrag van een huurder of andere gebruiker.

Denk aan aanhoudende geluidsoverlast, vervuiling van gemeenschappelijke ruimten of het blokkeren van vluchtwegen.

De verklaring maakt duidelijk dat de gebruiker de toepasselijke regels heeft aanvaard.

Maar het document is geen zelfstandig middel waarmee de VvE iedere gewenste sanctie kan opleggen.

Eerst vaststellen welke regel wordt overtreden

Bij klachten moet het bestuur controleren welke bepaling van toepassing is.

Dat kan een regel uit het splitsingsreglement zijn, maar ook een rechtsgeldig vastgestelde bepaling uit het huishoudelijk reglement.

De VvE moet bovendien onderzoeken wat er daadwerkelijk is gebeurd.

Een enkele klacht is niet altijd voldoende om een overtreding vast te stellen.

De huurder en eigenaar aanspreken

Het bestuur kan de gebruiker wijzen op de toepasselijke regels.

Daarnaast kan het de eigenaar informeren.

De eigenaar heeft immers een eigen positie en verantwoordelijkheid binnen de VvE.

Leg klachten, waarschuwingen en reacties schriftelijk vast.

Dat is belangrijk wanneer de situatie later escaleert.

Kan de VvE een boete opleggen?

Sommige splitsingsreglementen bevatten een boeteregeling.

Of een boete mogelijk is, hangt af van de juridische grondslag en de voorgeschreven procedure.

Een gebruikersverklaring creëert niet automatisch een nieuwe bevoegdheid om boetes op te leggen.

De VvE moet de bestaande regels correct toepassen.

Kan de VvE de huurder uit het appartement laten zetten?

In ernstige gevallen kan een juridische procedure aan de orde zijn.

Maar een gebruikersverklaring geeft het bestuur niet zelfstandig het recht om iemand te ontruimen.

Bij dergelijke maatregelen moet rekening worden gehouden met het splitsingsreglement, het huurrecht en de toepasselijke wettelijke procedures.

Een besluit tot ontzegging van gebruik is bovendien iets anders dan het feitelijk uitvoeren van een ontruiming.

Schakel bij ernstige overlast een jurist of advocaat in die gespecialiseerd is in appartementsrecht.

Wat doet de VvE met de persoonsgegevens?

Een gebruikersverklaring bevat persoonsgegevens, zoals de naam van de huurder en het adres van het appartement.

De VvE moet deze gegevens zorgvuldig verwerken.

Bewaar alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel en geef niet zonder geldige reden toegang aan andere bewoners.

De AVG blijft van toepassing.

Het bestuur moet ook beoordelen hoe lang de verklaring moet worden bewaard en wie toegang nodig heeft.

Veelgestelde vragen over de gebruikersverklaring VvE

1. Is een gebruikersverklaring altijd verplicht bij verhuur?

Nee, niet automatisch bij iedere VvE. De verplichting hangt af van de splitsingsakte en het toepasselijke splitsingsreglement. In de modelreglementen 1973, 1992, 2006 en 2017 staan bepalingen over verklaringen bij ingebruikgeving aan anderen.

2. Wie moet de gebruikersverklaring ondertekenen?

De huurder of andere gebruiker ondertekent de verklaring. De eigenaar moet er volgens veel modelreglementen voor zorgen dat dit gebeurt voordat de gebruiker het appartement betrekt. Controleer de voorgeschreven vorm en afgifte.

3. Is een gebruikersverklaring hetzelfde als toestemming voor verhuur?

Nee. De verklaring gaat over het naleven van VvE-regels. Of verhuur is toegestaan en of voorafgaande toestemming nodig is, is een afzonderlijke juridische vraag.

4. Wat gebeurt er als een huurder geen gebruikersverklaring tekent?

De gevolgen hangen af van het toepasselijke reglement en de omstandigheden. Het bestuur kan de eigenaar aanspreken op zijn verplichtingen. Zelfstandig ontruimen is niet toegestaan zonder de daarvoor vereiste juridische grondslag en procedure.

5. Moet bij iedere nieuwe huurder een nieuwe gebruikersverklaring worden getekend?

In beginsel wel wanneer het toepasselijke reglement voor iedere nieuwe gebruiker een verklaring voorschrijft. Een verklaring van de vorige huurder geldt niet automatisch voor de nieuwe huurder.

6. Is een gebruikersverklaring nodig bij Airbnb-verhuur?

Dat hangt af van het toepasselijke splitsingsreglement en de aard van het gebruik. Kortdurende verhuur kan bovendien andere juridische vragen oproepen. Een gebruikersverklaring maakt Airbnb-verhuur niet automatisch toegestaan. Lees meer in Airbnb in een VvE: welke regels gelden?.

7. Is een gebruikersverklaring nodig bij kamerverhuur?

Bij kamerverhuur moet worden onderzocht wie volgens het reglement als gebruiker wordt aangemerkt en welke verplichtingen gelden. Dat kan afhangen van de verhuurconstructie en de splitsingsakte. Lees meer in Kamerverhuur in een VvE-appartement.

8. Mag de VvE zelf een gebruikersverklaring opstellen?

Ja, de VvE kan een formulier gebruiken dat aansluit op haar splitsingsreglement. Het formulier mag echter niet zomaar extra verplichtingen creëren waarvoor geen rechtsgeldige basis bestaat. Controleer daarom de inhoud en de voorgeschreven formaliteiten.

Praktische checklist voor VvE-besturen en verhuurders

Gebruik deze checklist wanneer een appartement aan een nieuwe huurder of andere gebruiker in gebruik wordt gegeven.

• Controleer welk modelreglement voor de VvE geldt.
• Zoek de bepaling over ingebruikgeving aan derden.
• Controleer of de splitsingsakte afwijkende voorwaarden bevat.
• Gebruik een gebruikersverklaring die aansluit op het toepasselijke reglement.
• Geef de gebruiker het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement.
• Laat de verklaring vóór ingebruikname ondertekenen wanneer het reglement dat voorschrijft.
• Controleer of de verklaring volgens de vereiste procedure is afgegeven.
• Bewaar het document op een veilige plaats.
• Werk de administratie van eigenaren en gebruikers bij.
• Maak duidelijk bij wie klachten en meldingen terechtkunnen.
• Controleer bij een nieuwe huurder opnieuw welke documenten nodig zijn.
• Vraag juridisch advies als een gebruiker weigert te tekenen of ernstige problemen veroorzaakt.

Zo voorkom je dat de gebruikersverklaring pas ter sprake komt wanneer er al een conflict is ontstaan.

Bronnen

Geraadpleegd op 14 oktober 2026.

1. Burgerlijk Wetboek Boek 5, titel 9. Met name artikel 5:120 lid 2 en lid 3 BW over gebruikers en huurders en artikel 5:128 BW over regels voor gemeenschappelijke gedeelten.

2. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 2006. Met name artikelen 35 tot en met 38.

3. Modelreglement 1992 op VvE.nl. Met name artikel 24.

4. Modelreglement van splitsing van eigendom 1973. Met name artikel 20.

5. Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 2017. Met name artikel 37.

6. Autoriteit Persoonsgegevens, algemene informatie over het verwerken en bewaren van persoonsgegevens.

Juridische disclaimer
Wij stellen onze artikelen met zorg samen en baseren de informatie op relevante wet- en regelgeving en betrouwbare bronnen. Ondanks deze zorgvuldigheid kunnen wij niet garanderen dat alle informatie volledig, actueel of op iedere specifieke situatie van toepassing is. Aan de inhoud van dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie en vormt geen juridisch advies. Heb je een juridische vraag of een geschil binnen je VvE? Raadpleeg dan een jurist of advocaat die gespecialiseerd is in appartementsrecht.

Gebruikersverklaringen overzichtelijk bewaren met de VvE-app

Een goed georganiseerde VvE bewaart gebruikersverklaringen, splitsingsreglementen en andere belangrijke documenten op een centrale plek. Met de VvE-app kan het bestuur documenten veilig beheren en relevante informatie delen met appartementseigenaren. Zo blijft duidelijk welke gebruikers zijn geregistreerd en welke afspraken binnen de VvE gelden.