Is een kascommissie ook nodig voor kleine VvE’s?

Iedere Vereniging van Eigenaren (VvE) staat voor de taak de financiële administratie jaarlijks goed af te stemmen en verantwoord te beheren. Dat geldt natuurlijk voor grotere VvE’s, maar ook voor kleinere – bijvoorbeeld een complex met slechts twee tot vijf appartementen. In die context rijst de vraag: is het instellen van een kascommissie ook bij een kleine VvE noodzakelijk? Wat doet zo’n commissie precies? En hoe verhoudt zich dat tot het modelreglement speciaal voor kleine VvE’s?

Wat is een kascommissie?

Een kascommissie is een commissie van eigenaars (niet zijnde het bestuur) die de financiële stukken van de VvE controleert: de bankafschriften, de ontvangsten en uitgaven, de contributies, facturen, en of alles in lijn is met de begroting en de besluiten van de vergadering. Na controle brengt de kascommissie verslag uit aan de vergadering, die dan kan besluiten het bestuur al dan niet décharge te verlenen. Dit mechanisme zorgt ervoor dat zowel het bestuur als de eigenaars een extra laag van financiële controle hebben.

Waarom is zo’n kascommissie belangrijk?

De aanwezigheid van een kascommissie ondersteunt drie belangrijke doelen:

Transparantie: Eigenaars krijgen inzicht in hoe de gelden worden beheerd en of alles volgens afspraak verloopt.
Vertrouwen: Wanneer alle eigenaars weten dat er controle plaatsvindt, ontstaat meer vertrouwen in het bestuur en in elkaar als mede-eigenaars.
Bestuurlijke zekerheid: Het bestuur weet dat er een spiegel is; bij fouten of onduidelijkheden kan tijdig worden bijgestuurd.

Dit geldt uiteraard ook voor kleine VvE’s — ook al zijn de bedragen kleiner, de onderlinge relaties vaak intiemer, en fouten kunnen sneller tot ongenoegen leiden.

De wettelijke basis en het modelreglement

Op grond van het Burgerlijk Wetboek artikel 5:112 lid 5 BW moet de VvE jaarlijks de balans en exploitatierekening vaststellen en kan de vergadering kiezen voor controle door een commissie van één of meer leden.

Voor de meeste VvE’s geldt een van de standaard modelreglementen (1992, 2006, 2017). Maar voor zeer kleine VvE’s is er speciaal het Modelreglement Kleine VvE’s 2021. Dit reglement is gericht op VvE’s met twee tot drie, en in veel gevallen vijf, appartementsrechten.

Een belangrijk kenmerk van dit modelreglement is dat sommige verplichtingen — die voor grotere VvE’s gebruikelijk zijn — vernauwd of vereenvoudigd worden. Zo vermeldt het model onder andere:

“Als de VvE-leden het eens zijn over de jaarrekening (die blijft verplicht!), is controle door een accountant of kascommissie niet nodig.”

Met andere woorden: in de context van een kleine VvE kan worden volstaan met een unanieme goedkeuring van de financiële stukken, zonder formele kascommissie of accountantsverklaring.

Hoe zit dat dan bij kleine VvE’s (2-5 appartementen)?

Voor een kleine VvE met slechts een paar eigenaren gelden de volgende aandachtspunten:

Controle blijft vereist: De jaarrekening moet nog steeds opgesteld en goedgekeurd worden.
Kascommissie is niet per se verplicht: In het Modelreglement Kleine VvE’s is geregeld dat de verplichting tot een aparte kascommissie of accountantsverklaring vervalt als alle eigenaars de stukken goedkeuren.
Praktisch vormgegeven: In een VvE met bijvoorbeeld twee eigenaren kan de ene eigenaar de administratie verzorgen en de andere deze eens per jaar controleren — dat fungeert als ‘kascontrole’. Het model erkent expliciet dat bij weinig eigenaars het instellen van een klassieke kascommissie vaak niet haalbaar is.
Modelreglement kiezen: Indien de VvE in de splitsingsakte of statuten het Modelreglement Kleine VvE’s 2021 heeft opgenomen, gelden de vereenvoudigde regels.

Wanneer is dit modelreglement van toepassing?

Het Modelreglement is bedoeld voor VvE’s met 2 à 3 appartementsrechten, maar is ook bruikbaar voor iets grotere VvE’s, tot ongeveer vijf. Om hiervan gebruik te maken, dienen de eigenaars in de splitsingsakte (of bij wijziging ervan) te verklaren dat dit modelreglement van toepassing zal zijn. De notaris zal die verwijzing opnemen.

Daarnaast is het handig dat de VvE bij de jaarlijkse vergadering expliciet vastlegt dat de jaarrekening door alle eigenaars is goedgekeurd — dit maakt de formele ‘vervangende’ kascontrole mogelijk.

Praktisch stappenplan voor een kleine VvE

Controleer de splitsingsakte of het van toepassing zijnde reglement: Is het Modelreglement Kleine VvE’s 2021 opgenomen, of een ouder modelreglement?
Stel de jaarrekening op: Ook kleine VvE’s moeten dat doen.
Plan de vergadering van eigenaars: Informeer dat alle eigenaars de stukken kunnen inzien.
Laat de eigenaars de stukken goedkeuren: Bij unanimiteit is een aparte kascommissie niet vereist volgens het modelreglement.
Leg vast in het vergaderverslag: Bijvoorbeeld: “De jaarrekening is door alle eigenaars goedgekeurd; er wordt geen kascommissie ingesteld.”
Bij verschillen van mening of twijfels: Overweeg alsnog een onafhankelijke controle, of wijzig het reglement naar een standaardmodel met kascommissie-verplichting.

Conclusie

Kort samengevat: ja, ook kleine VvE’s hebben aandacht nodig voor financiële controle — maar nee, een klassieke kascommissie is niet altijd verplicht als u werkt onder het Modelreglement Kleine VvE’s 2021 en alle eigenaars eens zijn met de jaarstukken. Deze regeling is juist ontworpen om kleine VvE’s te ontlasten en tegelijk kwaliteit en transparantie te behouden.