Een externe voorzitter voor de ALV? Vaak kan de VvE het prima zelf!

De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV) is hét moment waarop de Vereniging van Eigenaars (VvE) belangrijke beslissingen neemt. Denk aan het vaststellen van de jaarrekening, de begroting, onderhoudsplannen en het benoemen van bestuursleden.
Sommige VvE’s kiezen ervoor om een externe voorzitter in te huren om de vergadering te leiden. Dat kan nuttig zijn in bijzondere situaties, maar vaak blijkt het een kostbare keuze die niet altijd nodig is. Met een goede agenda en duidelijke afspraken kan de VvE de ALV meestal prima zelf voorzitten.

In deze blog leggen we uit waarom een externe voorzitter vaak niet nodig is, hoe je het zelf kunt organiseren en geven we een praktische voorbeeldagenda met tips.

---

Zelf voorzitten is vaak goed mogelijk

In de praktijk blijkt dat de meeste VvE’s de ALV prima zelf kunnen voorzitten. Zeker als er een duidelijke agenda is en de stukken tijdig rondgestuurd worden. De voorzitter hoeft niet overal inhoudelijk alles van te weten; dat is de taak van het bestuur, de penningmeester of bijvoorbeeld de kascommissie.

Wat wél belangrijk is:

• Neutraal blijven: de voorzitter leidt de vergadering, maar neemt zelf geen standpunt in.

• De orde bewaken: iedereen moet aan bod kunnen komen, maar de agenda moet wel gevolgd worden.

• De besluiten vastleggen: zorg dat de notulist alles goed opschrijft.

Met een beetje voorbereiding kan eigenlijk ieder bestuurslid of betrokken eigenaar de rol van voorzitter vervullen.

---

Voorbeeldagenda voor de ALV

Om het makkelijk te maken, volgt hieronder een standaardagenda die bij vrijwel elke ALV gebruikt kan worden:

1. Opening en vaststelling van de agenda

   • De voorzitter opent de vergadering en vraagt of iedereen akkoord gaat met de agenda.

2. Notulen vorige vergadering

   • Bespreek de notulen van de vorige ALV en laat deze goedkeuren.

3. Ingekomen stukken en mededelingen

   • Denk aan brieven of e-mails van leden met verzoeken of opmerkingen.

4. Financieel verslag en jaarrekening

   • De penningmeester geeft toelichting.

   • De kascommissie brengt verslag uit.

   • Vraag de vergadering om goedkeuring van de jaarrekening en decharge van bestuur en penningmeester.

5. Begroting en vaststelling VvE-bijdrage

   • Bespreek de begroting voor het komende jaar.

   • Stel de maandelijkse bijdrage (servicekosten) vast.

6. Onderhoud en MJOP

   • Bespreek geplande onderhoudswerkzaamheden en keuzes op basis van het Meerjarenonderhoudsplan.

7. Verzekeringen

   • Controleer of de verzekeringen nog passen bij de huidige situatie.

8. Bestuurszaken

   • Verkiezing of herbenoeming van bestuursleden.

   • Eventuele wijzigingen in taken of samenstelling.

9. Rondvraag

   • Leden kunnen vragen stellen of onderwerpen aandragen.

10. Sluiting

• De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering.

---

Tips voor een soepele vergadering

Een agenda is een goede basis, maar er zijn ook een aantal praktische tips die het voorzitten makkelijker maken:

• Bereid de vergadering goed voor: zorg dat alle stukken minimaal twee weken van tevoren worden rondgestuurd.

• Hou de tijd in de gaten: voorkom dat één punt alle tijd opslokt. Eventueel kan een onderwerp doorgeschoven worden naar een extra vergadering.

• Leg besluiten duidelijk vast: noteer wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en binnen welke termijn.

• Zorg voor een duidelijke stemprocedure: laat bij belangrijke besluiten stemmen tellen en de uitslag noteren.

---

Wanneer kan een externe voorzitter toch nuttig zijn?

Er zijn situaties waarin een externe voorzitter wel een goede keuze kan zijn. Bijvoorbeeld:

• Bij grote conflicten binnen de VvE: een onafhankelijke voorzitter kan helpen de gemoederen te bedaren.

• Bij grote of complexe projecten: denk aan grootschalige renovaties of verduurzaming waarbij veel belangen spelen.

• Bij hele grote VvE’s: wanneer er tientallen of honderden leden aanwezig zijn, kan een ervaren voorzitter structuur bieden.

Maar voor de meeste VvE’s geldt: zolang er een goede agenda ligt en het bestuur de voorbereiding serieus neemt, is het inhuren van een externe voorzitter niet nodig.

---

Conclusie

Een externe voorzitter kan nuttig zijn, maar is vaak een dure luxe. Met een standaardagenda, een goede voorbereiding en duidelijke afspraken kan de VvE de ALV prima zelf voorzitten. Dat bespaart niet alleen kosten, maar zorgt er ook voor dat de eigen leden meer betrokken zijn bij de besluitvorming.

Wil je als VvE zelf aan de slag? Gebruik dan de voorbeeldagenda en tips uit deze blog. Je zult merken dat het voorzitten van de ALV helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn.