Een pand splitsen en een VvE oprichten: 15 punten om te regelen (en wat kopers willen weten)

Een pand splitsen in meerdere appartementen is een mooie manier om woonruimte te creëren in een markt waar vraag naar woningen groot is. Of je nu een pand splitst om zelf te verkopen, of als eigenaar-bewoner één appartement aanhoudt en de rest verkoopt: met de splitsing ontstaat automatisch een Vereniging van Eigenaars. Hoe beter die VvE is ingericht op het moment van verkoop, hoe soepeler de verkoop verloopt en hoe prettiger de nieuwe eigenaren straks samen wonen.

Kopers van een gesplitst appartement stappen namelijk niet alleen in een woning, maar ook in een VvE. Zij willen weten waar ze aan toe zijn: is alles goed geregeld, is er genoeg gereserveerd voor onderhoud, en is de VvE financierbaar bij de bank? Als splitser kun je hier vooraf al veel in betekenen. Hieronder een overzicht van 15 punten om te regelen, met steeds ook wat dit concreet oplevert voor kopers.

1. Laat een goede splitsingsakte en splitsingsreglement opstellen

De splitsingsakte is het fundament van de VvE: hierin staat hoe het pand is verdeeld in appartementsrechten, wat privé is en wat gemeenschappelijk is, en welke rechten en plichten daaraan zitten. Een notaris stelt deze akte op. Een heldere, goed doordachte akte geeft kopers direct vertrouwen en voorkomt discussies achteraf over bijvoorbeeld onderhoud aan dak of gevel.

2. Bepaal logische breukdelen en stemverhouding

De breukdelen bepalen de eigendomsverdeling, de stemverhouding in de VvE-vergadering en de verdeling van kosten. Een verdeling die aansluit bij de grootte en waarde van de appartementen voelt voor kopers eerlijk en logisch, en voorkomt scheve verhoudingen later. Dit is een van de eerste dingen die kopers (of hun adviseur) zullen bekijken, dus het loont om hier zorgvuldig over na te denken.

3. Schrijf de VvE in bij de Kamer van Koophandel

Elke VvE moet wettelijk worden ingeschreven bij de KvK. Doe dit zo snel mogelijk na de splitsing. Een correct ingeschreven VvE is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook een voorwaarde waar hypotheekverstrekkers naar kijken. Door dit vroeg te regelen, loopt de financiering van je kopers straks soepeler.

4. Stel een reservefonds en een MJOP op

Sinds 2018 is een reservefonds voor toekomstig onderhoud wettelijk verplicht, gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Laat dit plan opstellen en begin het reservefonds te vullen voordat je gaat verkopen. Voor kopers is dit een van de belangrijkste geruststellingen: het laat zien dat er nagedacht is over onderhoud op de lange termijn, en dat ze niet over een paar jaar voor een grote naheffing komen te staan.

5. Bepaal een realistische VvE-bijdrage

Het is verleidelijk om de maandelijkse bijdrage laag te houden, zodat de woonlasten aantrekkelijk lijken voor kopers. Op de lange termijn werkt een realistische bijdrage, afgestemd op het MJOP, juist in het voordeel van iedereen: kopers weten dat de bijdrage klopt met de daadwerkelijke onderhoudsbehoefte, en voorkomen zo verrassingen.

6. Regel een opstalverzekering voor het hele pand

Sluit een gezamenlijke opstalverzekering af op naam van de VvE, met een verzekerd bedrag dat aansluit bij de herbouwwaarde. Dit is een verplicht onderdeel, en kopers zullen er naar vragen. Zorg dat de polis al loopt op het moment van verkoop, zodat dit geen punt van zorg is bij de overdracht.

7. Leg gemeenschappelijke ruimtes en installaties vast

Denk aan het trappenhuis, dak, fundering, gevel, leidingen, en eventueel tuin of berging. Beschrijf helder wat gemeenschappelijk eigendom is en wat tot de privégedeelten behoort. Dit geeft kopers duidelijkheid over waar hun eigen verantwoordelijkheid ophoudt en die van de VvE begint.

8. Zorg voor inzicht in de bouwkundige staat

Laat, zeker bij oudere panden, een bouwkundige keuring of rapportage opstellen, met aandacht voor dak, fundering, leidingwerk en elektra. Door deze informatie proactief te delen met kopers, bouw je vertrouwen op en voorkom je dat een keuring achteraf voor vervelende verrassingen zorgt.

9. Splits nutsvoorzieningen fysiek

Zorg dat gas, water, elektra en bij voorkeur ook internet fysiek gesplitst zijn, zodat iedere eigenaar een eigen aansluiting en contract heeft. Dit voorkomt discussies over verdeling van kosten en is voor kopers een teken dat de splitsing goed is afgerond, niet alleen op papier.

10. Zorg dat vergunningen en het bouwbesluit kloppen

Splitsing en eventuele verbouwing moeten zijn uitgevoerd volgens een geldige vergunning en voldoen aan het Bouwbesluit, met aandacht voor brandveiligheid, geluidsisolatie tussen units en vluchtwegen. Houd deze documentatie compleet en overhandig ze aan kopers. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, het is ook waardevol bewijs dat de splitsing vakkundig is uitgevoerd.

11. Stel een huishoudelijk reglement op

Naast de splitsingsakte is een huishoudelijk reglement handig voor praktische afspraken: geluidsnormen, huisdieren, gebruik van gemeenschappelijke ruimtes, verhuurregels. Door hier als splitser al over na te denken en een eerste opzet te maken, geef je de toekomstige VvE een goede start en kopers een concreet beeld van hoe het samenwonen eruitziet.

12. Denk na over bestuur en beheer

Bij een kleine VvE van twee tot vier leden is er vaak geen professionele beheerder. Overweeg of je (tijdelijk) professioneel beheer inschakelt, zeker in de opstartfase, of leg vast hoe de eigenaren zelf de administratie en vergaderingen gaan regelen. Kopers stellen het op prijs als hier al een plan voor ligt, in plaats van dat ze dit zelf vanaf nul moeten uitvinden.

13. Leg de eerste vergadering en afspraken vast in notulen

Als er voorafgaand aan de verkoop al een oprichtingsvergadering is geweest, zorg dan voor duidelijke notulen. Dit geeft kopers inzicht in de gemaakte afspraken en laat zien dat de VvE serieus van start is gegaan.

14. Zorg dat de VvE financierbaar is

Banken stellen vaak als voorwaarde dat de VvE actief is, correct is ingeschreven en een reservefonds heeft. Door dit allemaal op orde te hebben vóór de verkoop, voorkom je vertraging in het hypotheektraject van je kopers en verloopt de verkoop soepeler.

15. Leg erfdienstbaarheden en gebruiksrechten vast

Denk aan een recht van overpad, gedeeld gebruik van een tuin, of gebruik van een gemeenschappelijke entree. Leg deze rechten en plichten helder vast, bij voorkeur in de splitsingsakte, zodat kopers precies weten waar ze recht op hebben.

Bonus: regel de WOZ-splitsing

Meld de splitsing bij de gemeente, zodat het pand ook voor de WOZ-waardering en onroerendezaakbelasting correct is opgesplitst. Zo krijgt iedere eigenaar zijn eigen aanslag, zonder verwarring achteraf.

Wat kopers graag van jou willen ontvangen

Voor kopers (en hun adviseurs of notaris) is het prettig als je onderstaande informatie compleet en overzichtelijk kunt aanleveren:

• De splitsingsakte en het splitsingsreglement
• Het KvK-uittreksel van de VvE
• Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en de stand van het reservefonds
• De polis van de opstalverzekering
• Een overzicht van de VvE-bijdrage en hoe deze is opgebouwd
• Vergunningen en bouwtekeningen van de splitsing
• Eventuele bouwkundige rapportages
• Notulen van de oprichtingsvergadering (indien gehouden)
• Het huishoudelijk reglement

Tot slot

Een pand splitsen en er een goed functionerende VvE van maken is meer dan een juridische formaliteit: het is een investering in een soepele verkoop en tevreden kopers. Wie deze punten vroeg in het proces regelt, biedt kopers niet alleen een prettige woning, maar ook gemoedsrust over de VvE waar ze samen deel van gaan uitmaken. En dat betaalt zich vaak terug in een vlottere verkoop en minder discussie achteraf.