Het Reservefonds bij een VvE is niet de spaarrekening – maar ze horen wél bij elkaar

Binnen veel Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) ontstaat verwarring over het reservefonds. Regelmatig hoor je in vergaderingen: “Dat is gewoon de spaarrekening van de VvE.”
Dat klinkt logisch, maar klopt het ook? Nee — niet helemaal. Het reservefonds is geen bankrekening, maar een boekhoudkundig en juridisch fonds. Toch is er wel een nauwe relatie met de spaarrekening, en volgens de wet moet die relatie goed worden vastgelegd en beheerd.

In deze blog leggen we uit wat het verschil is, wat de wet hierover zegt, en hoe een VvE dit in de praktijk het beste kan organiseren.

---

1. Wat zegt de wet over het reservefonds?

Het reservefonds is wettelijk verplicht. In het Burgerlijk Wetboek (Boek 5, artikel 126) staat duidelijk dat elke VvE een reservefonds moet aanhouden om de kosten van onderhoud en vernieuwing van gemeenschappelijke delen van het gebouw te kunnen betalen.

Kort samengevat:

• Lid 1: de VvE moet een reservefonds hebben voor andere kosten dan de gewone jaarlijkse lasten (zoals groot onderhoud).

• Lid 2 en 2a: de hoogte van de jaarlijkse dotatie aan dit fonds wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering (ALV), op basis van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP).

• Lid 3: de bijdragen aan het reservefonds moeten worden gestort op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening die op naam van de VvE staat.

Daarnaast bepaalt het Splitsingsreglement (artikel 32) dat het reservefonds alleen voor onderhoud mag worden gebruikt. De middelen uit het fonds mogen dus niet worden aangewend voor andere doelen, zoals extra verzekeringen, tuinaanleg of feestjes.

---

2. Wat is dan precies het verschil tussen het reservefonds en de spaarrekening?

Het reservefonds is een boekhoudkundig begrip: het is een onderdeel van de balans van de VvE.
Het saldo van de spaarrekening daarentegen is een banktegoed: echt geld dat de VvE aanhoudt bij de bank.

Idealiter horen die twee gelijk te zijn — maar ze zijn niet hetzelfde.
Het reservefonds is de administratieve weergave van wat er gereserveerd is voor onderhoud. De spaarrekening is het middel waarmee dat geld daadwerkelijk wordt bewaard.

Je kunt het vergelijken met een spaarpot en een notitieboekje:

• In het notitieboekje schrijf je op hoeveel je gereserveerd hebt voor vakantie (de boekhouding).

• In de spaarpot zit het geld dat je daarvoor hebt weggelegd (de bankrekening).

Als alles goed gaat, komen die bedragen overeen. Maar als er tijdelijk geld wordt opgenomen of nog niet is overgeboekt, kan er een verschil ontstaan.

---

3. Moet het saldo van de spaarrekening exact gelijk zijn aan de onderhoudsreserve?

In theorie: ja, dat is de bedoeling.

De wet zegt dat de dotaties aan het reservefonds op een aparte rekening moeten worden gestort. Dat betekent dat het geld dat bedoeld is voor onderhoud, niet op de gewone betaalrekening mag blijven staan tussen de andere middelen.
Het moet aantoonbaar apart zijn gezet.

Daarom wordt vaak gezegd:

“Het eindsaldo van de spaarrekening moet gelijk zijn aan het eindsaldo van de onderhoudsreserve.”

Dat is juridisch gezien correct en ook logisch vanuit goed financieel beheer.
Maar in de praktijk mag er soms een klein tijdelijk verschil zijn. Bijvoorbeeld:

• Een factuur voor schilderwerk wordt betaald vanaf de betaalrekening, maar de dekking wordt pas later van de spaarrekening overgeboekt.

• Er is rente bijgeschreven of een correctie nog niet verwerkt.

• De bank boekt rente of kosten iets later bij, waardoor de stand even niet synchroon loopt.

Zolang deze verschillen tijdelijk, traceerbaar en verklaarbaar zijn, is dat geen probleem.
Wat niet mag, is dat het geld van het reservefonds structureel wordt gebruikt voor andere uitgaven of dat het niet aantoonbaar apart staat.

---

4. Waarom is dit onderscheid belangrijk?

Het onderscheid tussen de spaarrekening en het reservefonds lijkt op het eerste gezicht een detail, maar het heeft belangrijke gevolgen:

• Transparantie: Eigenaren moeten kunnen zien hoeveel geld werkelijk beschikbaar is voor onderhoud.

• Vertrouwen: Als het reservefonds zichtbaar apart wordt aangehouden, versterkt dat het vertrouwen in het bestuur.

• Controle: De kascommissie en de accountant kunnen zo beter toetsen of de VvE aan de wettelijke eisen voldoet.

• Continuïteit: Bij verkoop van appartementen of bestuurswissels voorkomt een duidelijke scheiding misverstanden of zelfs conflicten over het geld.

Kortom: het reservefonds is niet alleen een administratieve verplichting, maar een essentieel instrument om het onderhoud van het gebouw financieel veilig te stellen.

---

5. Hoe richt je het als VvE goed in?

Een paar praktische tips:

1. Gebruik een aparte spaarrekening op naam van de VvE voor het reservefonds.

2. Boek elke jaarlijkse dotatie (zoals vastgesteld in de ALV) ook daadwerkelijk over naar die rekening.

3. Betaal groot onderhoud altijd vanaf de betaalrekening en boek daarna de dekking over vanuit de spaarrekening. Zo houd je overzicht.

4. Houd de administratie synchroon: zorg dat het saldo op de spaarrekening overeenkomt met het saldo van de onderhoudsreserve op de balans.

5. Leg afspraken vast in het huishoudelijk reglement of in een bestuursbesluit, zodat opvolgers weten hoe de geldstromen lopen.

---

6. Samengevat

Het reservefonds is een wettelijke verplichting — een financiële buffer voor onderhoud.
De spaarrekening is het instrument waarmee dat geld wordt aangehouden.
Ze zijn dus onlosmakelijk verbonden, maar niet identiek.

De wet schrijft voor dat de dotaties aan het reservefonds op een aparte rekening moeten staan. Daarom hoort het saldo van die rekening overeen te komen met de onderhoudsreserve in de boekhouding.
Kleine tijdelijke verschillen zijn acceptabel, zolang ze verklaarbaar zijn en het geld aantoonbaar beschikbaar blijft voor onderhoud.

Wie dit onderscheid begrijpt en toepast, voorkomt niet alleen discussies tijdens de ALV, maar zorgt ook voor een financieel gezonde en transparante VvE.