Hoe kunnen VvE's zich voorbereiden als ze een bankrekening willen openen

Voor Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) is het steeds lastiger om een bankrekening te openen. Dit komt door de strenge witwascontroles die banken uitvoeren. Bijna een derde van de VvE’s lukt het niet om een rekening te openen, en 45% ervaart aanzienlijke moeilijkheden. Dit blijkt uit meldingen bij het VvE-meldpunt van Vereniging Eigen Huis. De Tweede Kamer dringt erop aan dat de minister snel maatregelen neemt om het toezicht op VvE’s te versoepelen.

Strenge witwascontroles

Banken zijn verplicht om witwassen en de financiering van terrorisme te voorkomen. In hun controles beschouwen zij VvE’s soms als een risico, omdat ze in theorie een dekmantel zouden kunnen vormen voor witwaspraktijken. Dit leidt ertoe dat veel VvE’s moeite hebben met het openen van een bankrekening. Vereniging Eigen Huis benadrukt echter dat VvE’s een laag risico vormen en pleit voor een soepeler toezicht. Na een eenvoudige screening zou het merendeel van de VvE’s zonder problemen een rekening moeten kunnen openen.

Gevolgen voor VvE’s

VvE’s die geen bankrekening kunnen openen, lopen tegen serieuze problemen aan. Wettelijk zijn zij verplicht om een reservefonds aan te houden voor onderhoud en verduurzaming. Zonder een officiële bankrekening wordt dit ingewikkeld en soms zelfs onmogelijk. In sommige gevallen openen penningmeesters een privérekening om financiële transacties te kunnen uitvoeren. Dit brengt aanzienlijke risico’s met zich mee, zoals vermenging van privé- en VvE-gelden en problemen bij bestuurswisselingen.

Daarnaast ervaren VvE’s die wél een rekening hebben, vaak problemen bij het doorvoeren van bestuurswijzigingen. Banken eisen uitgebreide documentatie en identificatieprocedures, wat leidt tot vertragingen en administratieve lasten. Dit kan de continuïteit van de VvE in gevaar brengen, vooral als betalingen hierdoor tijdelijk worden stopgezet. Ook klagen VvE’s over de hoge bankkosten die zij moeten betalen in vergelijking met particuliere rekeningen.

Hoe kan een VvE zich voorbereiden op een bankaanvraag?

Om de kans op een succesvolle aanvraag te vergroten, kunnen VvE’s zich goed voorbereiden door de volgende stappen te nemen:

1. Zorg voor een actueel uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK)
   Banken eisen een recent uittreksel van de VvE uit het handelsregister. Dit document toont de bestuurders en hun bevoegdheden aan.

2. Houd de bestuurdersgegevens up-to-date
   De bank zal alle bestuurders van de VvE identificeren. Zorg ervoor dat namen en adressen correct geregistreerd staan en dat alle bestuurders zich kunnen legitimeren.

3. Bereid een financieel overzicht voor
   Sommige banken vragen om een overzicht van de financiële situatie van de VvE, zoals het reservefonds en de verwachte inkomsten en uitgaven. Dit helpt om te laten zien dat de VvE een transparante organisatie is.

4. Wees voorbereid op vragen over geldstromen
   Banken willen weten waar het geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Maak daarom duidelijk hoe de VvE haar inkomsten ontvangt (bijdragen van eigenaren) en waaraan het geld wordt besteed (onderhoud, verzekeringen, energiekosten, etc.).

5. Maak gebruik van professionele ondersteuning indien nodig
   Als de aanvraag vastloopt, kan een administrateur of een gespecialiseerd VvE-beheerder ondersteuning bieden. Zij hebben ervaring met bankprocedures en kunnen helpen om de juiste documenten aan te leveren.

Politieke aandacht en toekomstperspectief

De Tweede Kamer heeft de minister van Financiën gevraagd om met oplossingen te komen. Tijdens een debat op 22 januari heeft de minister beloofd om in april met voorstellen te komen voor soepeler toezicht op VvE’s. Dit zou moeten leiden tot een toegankelijker banksysteem voor VvE’s, zodat zij zonder onnodige bureaucratische obstakels hun financiële zaken kunnen regelen.

Met ongeveer 135.000 VvE’s en 1,4 miljoen appartementen in Nederland is het van groot belang dat er een praktische oplossing komt. VvE’s spelen een cruciale rol in het onderhoud en de verduurzaming van appartementencomplexen, en een stabiele financiële basis is daarbij onmisbaar. Het is daarom essentieel dat banken hun risicobeoordeling herzien en realistische maatregelen hanteren die recht doen aan de werkelijke situatie van VvE’s.