Een te groot reservefonds binnen de VvE: wat als gepland onderhoud nooit is uitgevoerd?

Binnen veel Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) wordt jarenlang netjes gespaard voor toekomstig onderhoud. Dat is niet alleen verstandig, maar sinds de wetswijzigingen rondom reserveringsplicht ook noodzakelijk. Toch komt het in de praktijk regelmatig voor dat bij een wisseling van bestuur, bijvoorbeeld wanneer er een nieuwe voorzitter aantreedt, blijkt dat de werkelijkheid anders is verlopen dan ooit bedoeld.

Bij het doornemen van de administratie en het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) wordt ontdekt dat bepaalde onderhoudswerkzaamheden die jaren geleden zijn begroot, bewust of onbewust nooit zijn uitgevoerd. Tegelijkertijd is er wél structureel geld in het reservefonds gestort. Het gevolg: een veel te groot reservefonds, zonder dat daar een concrete onderhoudsbehoefte tegenover staat. Wat kan en mag een VvE in zo’n situatie doen?

Hoe ontstaat een te groot reservefonds?

Een overschot in het reservefonds ontstaat meestal niet van de ene op de andere dag. Vaak is het een optelsom van omstandigheden:

• geplande onderhoudswerkzaamheden worden uitgesteld;

• werkzaamheden worden uiteindelijk goedkoper uitgevoerd dan begroot;

• onderhoud vervalt doordat bouwdelen zijn vervangen of technisch anders blijken;

• eerdere besturen hebben het MJOP niet geactualiseerd.

In veel gevallen is er geen sprake van kwade wil, maar van gebrek aan actualisatie en controle. Pas wanneer een nieuw bestuur of een nieuwe voorzitter kritisch naar de cijfers kijkt, wordt duidelijk dat het fonds niet meer in verhouding staat tot de werkelijke onderhoudsbehoefte.

Waarom is een te groot reservefonds een probleem?

Op het eerste gezicht lijkt een goed gevulde spaarpot alleen maar positief. Toch kan een structureel te hoog reservefonds problemen opleveren. Eigenaren betalen mogelijk jarenlang te hoge bijdragen, terwijl dat geld niet nodig is voor onderhoud. Dat kan leiden tot onvrede, vragen over het gevoerde beleid en discussie tijdens de ledenvergadering.

Daarnaast is het juridisch uitgangspunt dat het reservefonds bedoeld is voor redelijkerwijs te verwachten onderhoudskosten, niet om onbeperkt vermogen op te bouwen.

Stap 1: actualiseer het MJOP

De eerste en belangrijkste stap is het actualiseren van het meerjarenonderhoudsplan. Laat het MJOP opnieuw beoordelen door een deskundige, bijvoorbeeld een bouwkundig adviseur of VvE-beheerder. Daarbij wordt gekeken:

• welk onderhoud daadwerkelijk nog nodig is;

• welke posten zijn vervallen;

• welke kosten realistisch zijn op basis van de huidige situatie.

Pas wanneer duidelijk is wat het toekomstige onderhoud écht gaat kosten, kan worden beoordeeld of het reservefonds te hoog is.

Stap 2: inzicht en transparantie richting de leden

Wanneer blijkt dat het reservefonds aanzienlijk groter is dan noodzakelijk, is open communicatie richting de leden essentieel. De nieuwe voorzitter speelt hierin vaak een sleutelrol. Leg duidelijk uit:

• hoe het overschot is ontstaan;

• dat dit vaak historisch is gegroeid;

• en welke opties er zijn om hiermee om te gaan.

Transparantie helpt om wantrouwen te voorkomen en draagvlak te creëren voor vervolgstappen.

Wat kan een VvE doen met een te groot reservefonds?

Een VvE heeft in grote lijnen meerdere mogelijkheden, die altijd via een besluit van de algemene ledenvergadering moeten lopen.

1. Verlaging van de maandelijkse bijdrage
De meest voorkomende oplossing is het verlagen van de toekomstige reserveringen. Hierdoor betalen eigenaren voortaan minder, terwijl het bestaande overschot geleidelijk wordt “ingelopen”.

2. Tijdelijk stoppen met reserveren
In sommige gevallen kan de VvE besluiten om tijdelijk helemaal niet te reserveren, totdat het reservefonds weer in balans is met het MJOP. Dit moet goed onderbouwd worden, mede in het kader van de wettelijke reserveringsplicht.

3. Extra onderhoud of kwaliteitsverbetering
Het overschot kan ook worden ingezet voor extra of versneld onderhoud, of voor verbeteringen aan het gebouw, zoals verduurzaming. Denk aan isolatie, zonnepanelen of verbeterde veiligheid. Dit vereist wel een duidelijk besluit en soms aanpassing van plannen.

4. Terugbetaling aan eigenaren
Terugbetaling van geld aan eigenaren is juridisch het meest gevoelig. Het is niet uitgesloten, maar mag alleen onder strikte voorwaarden en met instemming van de ledenvergadering. Vaak wordt deze optie alleen overwogen bij zeer grote overschotten.

Juridische en fiscale aandachtspunten

Het omgaan met een te groot reservefonds raakt ook juridische aspecten. Het geld behoort toe aan de gezamenlijke eigenaren en mag alleen worden gebruikt voor doelen die passen binnen de VvE. Het is daarom verstandig om bij ingrijpende besluiten een juridisch adviseur of VvE-beheerder te betrekken, zodat het bestuur zorgvuldig handelt en aansprakelijkheid voorkomt.

De rol van een nieuwe voorzitter

In veel gevallen komt deze situatie aan het licht door een nieuwe voorzitter die met frisse blik naar de cijfers kijkt. Dat vraagt niet alleen om financiële kennis, maar ook om bestuurlijke zorgvuldigheid. Door het probleem niet te negeren, maar bespreekbaar te maken en gestructureerd aan te pakken, kan juist vertrouwen worden hersteld binnen de VvE.

Conclusie

Een te groot reservefonds ontstaat vaak ongemerkt, maar verdient serieuze aandacht zodra het wordt ontdekt. Door het MJOP te actualiseren, transparant te communiceren en weloverwogen keuzes te maken, kan een VvE het evenwicht herstellen. Met een zorgvuldig proces en duidelijke besluiten verandert een probleem uiteindelijk in een kans voor beter bestuur en meer vertrouwen onder de eigenaren.