Is de penningmeester van uw VvE vervangbaar?

Binnen vrijwel elke Vereniging van Eigenaren is de penningmeester een onmisbare spil. Deze persoon beheert de financiën, zorgt dat de rekeningen worden betaald, dat de administratie klopt en dat de jaarrekening netjes wordt opgeleverd. Maar wat gebeurt er als die penningmeester om wat voor reden dan ook stopt? Of tijdelijk uitvalt? Of simpelweg aangeeft dat het allemaal teveel wordt?

Het is een vraag waar veel VvE’s pas over nadenken als het te laat is. En toch is het een cruciaal onderwerp: de continuïteit van de financiële administratie mag nooit afhankelijk zijn van één persoon.

Maar… veel VvE’s hebben toch een beheerder?

Klopt — een aanzienlijk deel van de VvE’s heeft de administratie uitbesteed aan een professionele beheerder. In die situaties speelt dit probleem minder sterk, omdat de beheerder de financiële administratie bijhoudt en de continuïteit in principe gewaarborgd is.

Maar zelfs dan blijft de rol van de penningmeester belangrijk:

• iemand moet controleren wat de beheerder aanlevert;

• de VvE moet inzicht en toegang hebben tot de financiële gegevens;

• er moet altijd iemand binnen het bestuur zijn die de status begrijpt en kan overdragen.

Bovendien zijn er nog steeds duizenden VvE’s — vooral kleinere — die hun administratie niet hebben uitbesteed en waarbij de penningmeester alles zelf doet. Dáár is kwetsbaarheid een reëel risico.

De praktijk: Excel-bestanden op een privé-laptop

In veel VvE’s wordt de administratie nog altijd door de penningmeester zelf gedaan. Vaak met goedbedoelde, maar kwetsbare systemen: Excel-bestanden op een persoonlijke laptop, een doos met bonnetjes, mappen die alleen bij de penningmeester thuis staan, of wachtwoorden die niemand anders kent.

Dat gaat goed… totdat het niet meer goed gaat.

Want stel dat:

• de penningmeester plotseling stopt;

• iemand langdurig ziek wordt;

• er ruzie ontstaat binnen het bestuur;

• er wantrouwen ontstaat omdat niemand kan meekijken;

• of simpelweg niemand weet waar de administratie staat.

Dan kan de VvE – hoe klein of groot ook – flink in de problemen komen.

Oplossing: Maak de financiële administratie onafhankelijk van personen

Een toekomstbestendige VvE zorgt ervoor dat de financiële administratie altijd overdraagbaar is. Niet omdat de huidige penningmeester zijn werk niet goed doet, maar omdat geen enkele vrijwilliger er voor altijd zit.

Gelukkig zijn er slimme hulpmiddelen beschikbaar die dit makkelijker maken.

1. De online boekhoudmodule van VvE.nl

Steeds meer VvE’s kiezen voor de online boekhoudmodule van VvE.nl. Die is speciaal ontwikkeld voor VvE’s – dus niet zomaar een algemene boekhoudapp.

Voordelen:

• De administratie staat online, niet op een privécomputer.

• Bestuursleden kunnen meekijken of tijdelijk toegang krijgen.

• Alles blijft beschikbaar, ook als iemand stopt.

• De jaarrekening, begroting en bijdragen worden automatisch en correct opgebouwd.

Dit maakt de rol van penningmeester minder kwetsbaar én prettiger.

2. Administratie uitbesteden via VvEBoekhouden.nl

Voor VvE’s die ontzorgd willen worden, is uitbesteden een aantrekkelijke optie. In samenwerking met VvE.nl biedt VvEBoekhouden.nl professionele ondersteuning.

Ideaal voor VvE’s die:

• weinig tijd hebben,

• zekerheid willen dat alles klopt,

• of grotere financiële stromen beheren.

Bij uitval van de penningmeester loopt de administratie gewoon door.

3. Ondersteuning op locatie bij VvE.nl

Niet elke VvE wil volledig uitbesteden. Soms is een beetje hulp genoeg.

Via VvE.nl kunnen VvE’s ondersteuning op locatie krijgen voor bijvoorbeeld:

• het opzetten van een administratie,

• het opstellen van een begroting,

• of het afronden van de jaarrekening.

Een paar uur begeleiding kan een enorme opluchting zijn voor een penningmeester die alles zelf moet uitzoeken.

Waarom dit allemaal belangrijk is

Een VvE is geen tijdelijke hobbyclub: het is een organisatie die jarenlang moet functioneren, ongeacht wie er in het bestuur zit. De financiële administratie is de ruggengraat van de vereniging, en dus moet die:

• veilig,

• inzichtelijk,

• overdraagbaar

• én onafhankelijk van personen

zijn.

Goede systemen en ondersteuning maken een VvE professioneler, transparanter én minder kwetsbaar.

Conclusie: Ja, de penningmeester moet vervangbaar zijn

Niet omdat de persoon niet belangrijk is, maar juist omdat de functie zo cruciaal is. Een gezonde, toekomstbestendige VvE zorgt ervoor dat de administratie altijd kan worden overgenomen — zonder zoekgeraakte bestanden of stressvolle overdrachten.

Of een VvE nu met een beheerder werkt of alles zelf doet: zorg altijd voor goede toegang, inzicht en overdraagbaarheid. Met de tools en diensten van VvE.nl is dat vandaag de dag eenvoudiger dan ooit.