Groot probleem bij VvE’s: Het vinden van bestuurders

Veel VvE’s maken zich zorgen over stijgende onderhoudskosten, verduurzaming of ingewikkelde regelgeving. Dat zijn inderdaad belangrijke onderwerpen. Toch blijkt in de praktijk dat een ander probleem vaak nog groter is: het vinden van mensen die het bestuur van de VvE willen vormen.

In steeds meer appartementencomplexen is het lastig om eigenaren te vinden die bestuurslid willen worden. Soms zijn er te weinig kandidaten, soms stopt een bestuur zonder opvolging en soms draait een VvE jarenlang op dezelfde mensen. Dat maakt het functioneren van een VvE kwetsbaar.

De rol van het VvE-bestuur

Het bestuur van een VvE heeft een belangrijke taak. Het bestuur zorgt onder andere voor:

• het uitvoeren van besluiten van de ledenvergadering

• het organiseren van onderhoud aan het gebouw

• het opstellen van begrotingen en jaarstukken

• het voorbereiden en leiden van de vergadering van eigenaars

• het onderhouden van contact met de beheerder, aannemers en andere partijen

Hoewel veel werkzaamheden door een beheerder kunnen worden uitgevoerd, blijft het bestuur uiteindelijk verantwoordelijk voor het functioneren van de VvE. Zonder bestuur kan een VvE simpelweg niet goed functioneren.

Waarom het steeds moeilijker wordt

Dat het moeilijker wordt om bestuursleden te vinden, heeft meerdere oorzaken.

1. Tijdgebrek

Veel appartementseigenaren hebben een drukke baan en een druk privéleven. Bestuurswerk wordt vaak gezien als een extra verplichting waar weinig tijd voor is. Vooral bij grotere complexen kan het bestuurswerk behoorlijk wat tijd kosten.

2. Onzekerheid over verantwoordelijkheden

Sommige eigenaren zijn terughoudend omdat ze bang zijn voor aansprakelijkheid of juridische risico’s. Hoewel bestuurders in de praktijk niet snel persoonlijk aansprakelijk zijn, kan de verantwoordelijkheid toch als zwaar worden ervaren.

3. Gebrek aan kennis

VvE’s hebben te maken met wetgeving, onderhoudsplanning, financiën en soms complexe technische vraagstukken. Niet iedere eigenaar voelt zich comfortabel om hierover beslissingen te nemen.

4. Angst voor conflicten

In veel VvE’s lopen discussies soms hoog op. Geluidsoverlast, onderhoudskosten of verduurzamingsmaatregelen kunnen tot stevige meningsverschillen leiden. Niet iedereen heeft zin om zich midden in zulke discussies te bevinden.

De gevolgen voor de VvE

Wanneer er onvoldoende bestuursleden zijn, kan dat serieuze gevolgen hebben voor de VvE.

Ten eerste kan de besluitvorming stagneren. Zonder bestuur worden belangrijke onderwerpen soms niet voorbereid of uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan noodzakelijk onderhoud of het actualiseren van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP).

Daarnaast kan het leiden tot achterstallig onderhoud. Als niemand het initiatief neemt om onderhoud te organiseren, kan het gebouw langzaam in kwaliteit achteruitgaan. Dat kan uiteindelijk leiden tot hogere kosten voor alle eigenaren.

Ook kan het de sfeer binnen de VvE beïnvloeden. Wanneer steeds dezelfde personen bestuurswerk doen, kan er frustratie ontstaan. Zij kunnen het gevoel krijgen dat anderen wel profiteren van het werk, maar zelf geen verantwoordelijkheid willen nemen.

Kleine VvE’s hebben het vaak extra moeilijk

Vooral kleinere VvE’s hebben vaak moeite om een bestuur te vormen. In een gebouw met bijvoorbeeld vier of zes appartementen is het aantal potentiële bestuursleden beperkt. Als één of twee eigenaren geen interesse hebben, wordt de keuze al snel erg klein.

Daarnaast hebben kleine VvE’s vaak minder budget voor professioneel beheer of ondersteuning. Daardoor komt er relatief veel werk op de schouders van het bestuur terecht.

Mogelijke oplossingen

Gelukkig zijn er verschillende manieren om het bestuurswerk aantrekkelijker en beter organiseerbaar te maken.

1. Taken beter verdelen

Het bestuurswerk hoeft niet door één persoon te worden gedaan. Door taken duidelijk te verdelen – bijvoorbeeld financiën, onderhoud en communicatie – kan de werkdruk worden verlaagd.

2. Meer ondersteuning door een beheerder

Veel VvE-beheerders kunnen een groot deel van het administratieve en technische werk overnemen. Hierdoor kan het bestuur zich vooral richten op besluitvorming en toezicht.

3. Goede informatie en begeleiding

Nieuwe bestuursleden voelen zich vaak zekerder wanneer zij duidelijke uitleg krijgen over hun rol en verantwoordelijkheden. Een korte overdracht of handleiding kan hierbij al veel helpen.

4. Betere communicatie binnen de VvE

Wanneer bewoners beter begrijpen wat er bij het bestuur komt kijken, ontstaat er vaak meer waardering voor het werk. Dat kan ook de bereidheid vergroten om zelf een bijdrage te leveren.

Bestuurswerk is ook waardevol

Hoewel bestuurswerk soms als een last wordt gezien, kan het ook veel opleveren. Bestuursleden hebben direct invloed op het onderhoud en de toekomst van hun gebouw. Zij leren hun buren beter kennen en krijgen inzicht in de financiële en technische kant van een appartementencomplex.

Bovendien draagt een goed bestuur bij aan het behoud van de waarde van het gebouw en de appartementen.

Een gedeelde verantwoordelijkheid

Een VvE is uiteindelijk een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle eigenaren. Het bestuur speelt daarin een centrale rol, maar kan alleen goed functioneren wanneer er voldoende betrokkenheid is van de leden.

Daarom is het belangrijk dat eigenaren niet alleen kijken naar hun eigen appartement, maar ook naar het gezamenlijke belang van het gebouw. Het vervullen van een bestuursfunctie – al is het maar voor een paar jaar – kan daarin een belangrijke bijdrage leveren.