Vragen van beheerders, beantwoord

Wij verzorgen de overstap via onze overstapservice. Je levert een export of toegang tot je huidige administraties aan en wij migreren de VvE's, leden, appartementen en financiële gegevens naar VvE.nl. Je houdt een vaste contactpersoon en wij plannen de overstap zo dat je klanten er geen hinder van ondervinden.

Nee. Er zijn geen setup-, implementatie- of inrichtingskosten. Je betaalt uitsluitend een tarief per VvE, met volumevoordeel naarmate je portefeuille groeit.

Ja. Per VvE leggen we een openingsbalans vast met de begin­saldi van debiteuren, crediteuren, bank en reservefonds. Zo sluit de boekhouding direct aan op je bestaande administratie en kun je zonder breuk verder boeken in het lopende boekjaar.

Dat hangt af van het aantal VvE's en de kwaliteit van de aangeleverde data. Een enkele VvE staat doorgaans dezelfde werkdag nog klaar; voor een grotere portefeuille maken we een gefaseerd plan zodat je in tranches overstapt. Tijdens de demo bespreken we een realistische planning voor jouw situatie.

Ja. VvE.nl is een volwaardig alternatief voor pakketten als Twinq en Convect, speciaal voor professionele beheerders die hun hele portefeuille op één modern platform willen beheren. Je krijgt geautomatiseerde boekhouding, ledenbijdragen en facturatie, MJOP, jaarafsluiting met automatische verrekening, vergaderingen met video en transcriptie en portefeuillebeheer in één pakket, zonder kosten per gebruiker en zonder opstart- of implementatiekosten. Stap je over van Twinq of Convect, dan verzorgen wij de migratie van je VvE's, leden, appartementen en financiële gegevens via onze overstapservice, inclusief het vastleggen van openingsbalansen zodat je boekhouding naadloos aansluit. Mis je toch een functie? Wij bouwen het vaak binnen een week. Tijdens een demo laten we graag zien hoe VvE.nl zich verhoudt tot je huidige pakket.

Je betaalt per VvE het reguliere tarief passend bij de grootte (zo betaal je nooit te veel voor kleine VvE's), met daarbovenop een beheerderskorting. Die werkt met schijven, net als belastingschijven: de eerste 10 VvE's krijgen 30% korting, VvE 11 tot en met 25 krijgt 35%, VvE 26 tot en met 100 krijgt 40%, en zo verder tot 50%. Je kortingspercentage is het gemiddelde over je hele portefeuille, dus elke VvE die je erbij koppelt verlaagt de prijs van alle VvE's. De korting begint vanaf 3 gekoppelde VvE's en de boekhoudmodule is inbegrepen. Reken je tarief uit op de tarievenpagina of vraag daar een prijsvoorstel aan; je ontvangt binnen één werkdag het exacte tarief voor jouw portefeuille.

Eén compleet pakket per VvE: geautomatiseerde boekhouding, MJOP, ledenbijdragen en facturatie, jaarafsluiting met automatische verrekening, jaarverslag-export, vergaderingen met video en transcriptie, en het portefeuillebeheer. Onbeperkte gebruikers per VvE zijn inbegrepen.

Nee. Je geeft alle eigenaren, bestuursleden en collega's toegang zonder extra kosten per gebruiker. Je betaalt alleen per VvE.

Voor beheerders kan de facturatie van de hele portefeuille gebundeld worden, zodat je niet per VvE een losse factuur ontvangt. Je kiest zelf of je per kwartaal of per jaar gefactureerd wilt worden. De exacte facturatie-afspraken stemmen we af op jouw administratie.

Ja. Je beheert je volledige portefeuille vanuit één login en wisselt met één klik tussen verenigingen via de ingebouwde switcher. Notificaties en taken openen automatisch de juiste VvE.

Ja. Je maakt per VvE rollen aan en stelt per rol in welke modules iemand mag inzien of bewerken. Zo geef je collega's, commissieleden of een boekhouder precies de toegang die nodig is.

Bij het afsluiten genereer je het jaarverslag met het exploitatieresultaat. Verrekenen is daarna een aparte stap: besluit de vergadering het resultaat te verrekenen, dan berekent het systeem per lid de teruggave of suppletie, via een verdeelsleutel of evenredig (hoofdelijk), en maakt het de bijbehorende correctiefacturen automatisch aan. De bedragen sommeren exact tot het besluitbedrag.

Ja. Per VvE is een eigen domeinnaam met publieke website en inlogscherm mogelijk, inclusief eigen e-mailadressen. Zo presenteert elke vereniging zich onder haar eigen naam, terwijl je alles centraal beheert.

Je krijgt snelle, persoonlijke support en een vast aanspreekpunt. Daarnaast is er een ingebouwde handleiding en een AI-assistent in de app voor directe antwoorden. Voor complexere vragen reageert ons team doorgaans dezelfde werkdag.

Ja. We begeleiden jou en je collega's bij de inrichting en het wegwijs raken in het platform, zodat je snel zelfstandig je portefeuille beheert. Tijdens de overstap denken we mee over de beste werkwijze voor jouw kantoor.

Alle gegevens worden uitsluitend binnen de Europese Unie opgeslagen, conform de AVG/GDPR. Data wordt versleuteld bewaard en er worden regelmatig back-ups gemaakt.

Ja. Een AVG-verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van de overeenkomst en is digitaal beschikbaar in je account. Wil je deze vooraf inzien, dan sturen we je graag een voorbeeldversie toe.

Wij hanteren een uptime-garantie van 99,9% en maken regelmatig versleutelde back-ups die we testen op herstelbaarheid. Daarnaast is tweestapsverificatie (2FA) beschikbaar voor extra accountbeveiliging.

Wij zijn momenteel bezig met het behalen van de ISO 27001 certificering en verwachten begin 2027 gecertificeerd te zijn. Ook nu al werken wij volgens de hoogste standaarden voor beveiliging, privacy en kwaliteit: AVG/GDPR-compliant, moderne encryptietechnologieën, regelmatige beveiligingsaudits, back-upstrategieën volgens best practices en een transparant privacy- en beveiligingsbeleid.

Het certificeringstraject voor ISO 27001 is in volle gang: onze processen en beveiligingsmaatregelen worden stap voor stap ingericht en getoetst volgens de norm. Heb je specifieke certificeringsvereisten? Neem contact met ons op om te bespreken hoe wij hieraan kunnen voldoen.