Blog: Ledenadministratie van VvE leuk en makkelijk? Zo doe je dat

Avond aan avond. Talloze uren achter de computer en vergaderen. Elke keer weer kost het beheren van ledenadministratie, onderhoud, vergaderingen en alles dat bij een VvE komt kijken uren van uw kostbare tijd. Het één via Excel, het ander via een boekhoudprogramma. Meetings via Zoom. Overal staan documenten verspreid. Even de ledenadministratie bijwerken is al snel een avondvullend programma. Dat zou toch wel eenvoudiger moeten kunnen? Zeker! Tegen precies deze problemen liepen de ontwikkelaars van VvE-Site zelf namelijk ook aan. En daar profiteert u van.

De voordelen van een goede ledenadministratie VvE

Functioneert uw VvE goed? Zijn alle leden tevreden? En hoe zit het met het beheer? Natuurlijk is het leuker om een VvE te beheren als de leden tevreden zijn en als beheertaken zoals ledenadministratie eenvoudig te regelen zijn. Dat geeft namelijk best wat voordelen.

• Overzicht
  Als u precies weet wie je leden zijn en wat hun rollen zijn, kan er snel geschakeld worden op het moment dat dat nodig is. Het is direct duidelijk welke leden actief betrokken zijn, wie de contributie nog niet heeft voldaan of welke punten zij belangrijk vinden.
• Communicatie
  Wanneer de ledenadministratie van de VvE op orde is, zijn alle contactgegevens bekend én up to date. Dat is handig wanneer er uitnodigingen voor vergaderingen moeten worden verzonden of wanneer leden op de hoogte moeten worden gebracht van storingen of werkzaamheden.
• Boekhouding
  Overzicht is belangrijk bij het regelen van de financiële zaken. Zo is snel te zien aan wie het verzoek om de contributie te betalen als is verzonden en welke leden dit nog niet hebben voldaan. Maar ook voor het regelen van onderhoud en het beheren van de begroting moet de boekhouding goed op orde zijn.

Wettelijk verplicht

Niet alleen is een goede ledenadministratie praktisch, het is ook wettelijk verplicht. Een VvE moet zich houden aan wettelijke regelgeving waar het gaat om ledenadministratie. Persoonsgegevens moeten AVG-proof worden opgeslagen en beschermd. Ook moet van elk lid geregistreerd worden wat hun aandeel in de gemeenschap is.

Voordelen van ledenadministratie voor VvE-leden

Ook voor de leden van een VvE is het belangrijk dat de ledenadministratie op orde is. Zij worden dan namelijk tijdig op de hoogte gebracht van vergaderingen, storingen en onderhoudswerkzaamheden. Verder weten zij bij wie ze voor bepaalde zaken terecht kunnen. Bijvoorbeeld wie er in het bestuur zit en wie welke rol heeft.
Zeker niet minder belangrijk: als het VvE beheer alles op orde heeft, kunnen de leden er ook op vertrouwen dat het onderhoud tijdig plaatsvindt, dat hier budget voor wordt gereserveerd en zij dus niet onverwacht voor hoge kosten komen te staan.

Zó maak je de ledenadministratie van de VvE efficiënt

Het belang van een goede ledenadministratie voor de VvE is inmiddels wel duidelijk. Maar hoe kunt u dit aanpakken? Natuurlijk is het belangrijk om vaste momenten in te plannen voor alle beheerstaken die bij een VvE horen.

Zou het niet efficient en eenvoudig zijn als u ook alles binnen één softwareprogramma kunt regelen? Misschien lijkt dat een utopie. Maar dat is het niet! Het portaal van VvE-Site maakt het mogelijk om àlles dat bij het beheer van een VvE komt kijken op één plaats te regelen. Ideaal toch? Van het opmaken van documenten, houden van vergaderingen, voeren van de ledenadministratie, online stemmen én een website voor de leden. Mist u een bepaalde functionaliteit, dan horen we dat graag zodat we hier een oplossing voor kunnen ontwikkelen. Want door samen te werken wordt VvE-Site nóg beter.

Uw ledenadministratie in VvE-Site

Wilt u, net als honderden VvE’s die u voorgingen, ook profiteren van het gemak van VvE-Site? Voor beheertaken zoals de ledenadministratie hoeft u uw hand niet meer om te draaien. Vraag vandaag nog een gratis demo aan om alle mogelijkheden van VvE-Site te bekijken. Of probeer de tool 30 dagen gratis. Wilt u na die 30 dagen uw abonnement activeren? Dan blijft alles dat u heeft ingesteld intact. Wel zo praktisch. Dus wacht niet langer en maak het VvE beheer makkelijk met VvE-Site.