Blog: Communicatie binnen VvE: hoe regelt u dat?

Binnen een VvE zijn er vele vormen van communicatie. Alles wat het beheer van de VvE aangaat, moet binnen het bestuur worden gecommuniceerd. VvE-leden willen graag worden geïnformeerd over actuele onderwerpen en natuurlijk is de communicatie met externe partijen ook ontzettend belangrijk. Het kan dan ook een uitdaging zijn om dit allemaal overzichtelijk te beheren. In het portaal van VvE-Site kan de communicatie binnen de VvE worden opgesteld, verzonden én bewaard.

Waarom is communicatie binnen een VvE belangrijk?

Communicatie is een hot topic. Maar waarom is dat toch zo belangrijk? Dat heeft een aantal redenen. Zo is het belangrijk dat het bestuur van elkaar weet wie waar mee bezig is en welke actiepunten zij oppakken. Dubbel werk kan worden voorkomen door af te stemmen wie wat oppakt én elkaar op de hoogte te houden van de uitkomst van actiepunten.

Daarnaast wordt door goede communicatie binnen het bestuur van de VvE voorkomen dat wellicht meerdere (externe) partijen worden benaderd. Dat kan dubbele kosten voorkomen.

Ook willen de leden natuurlijk graag op de hoogte worden gehouden van belangrijke onderwerpen. Dit kunnen interne mededelingen zijn maar ook informatie over te plegen onderhoud of andere zaken.

Communicatie binnen een VvE organiseren

De noodzaak van goede communicatie binnen een VvE is duidelijk. Na dit inzicht volgt de volgende stap, namelijk een overzichtelijke en praktische oplossing om die communicatie te beheren. Wanneer iedereen de eigen documenten ergens opslaat, vanuit eigen mailboxen emails verzendt en geen notities achterlaat op een centrale plek wordt het alsnog een onoverzichtelijk geheel en hebben anderen geen inzicht in de communicatie die heeft plaatsgevonden.

Met het portaal van VvE-Site hoeft u niet meer verder te zoeken. Communicatie kan hierin worden opgesteld en bewaard. Dat geldt voor communicatie naar derden maar ook zeker binnen de VvE. Zowel het bestuur onderling als naar de leden. Denk dan aan bijvoorbeeld:

• Mededelingen
• Prikbord
• Forum
• Vergaderingen
• Interne berichten
• Reacties

Verder kunnen ook bijlagen en foto’s worden toegevoegd, die direct centraal worden opgeslagen. Natuurlijk kunt u zelf bepalen wie toegang heeft tot bepaalde informatie en kanalen, zodat het VvE beheer gescheiden blijft van de data die leden tot hun beschikking hebben.

Zelf ervaren?

Wilt u eerst zelf werken met de tool van VvE-Site, zodat u het gemak hiervan kunt ervaren? De eerste 30 dagen kunt u het portaal gratis gebruiken. Dat geeft u de tijd om bijvoorbeeld de communicatie binnen de VvE in te richten. Maar ook kunt u alvast de website en app aanmaken. Tijdens een demo leggen we u graag uit hoe dit precies werkt, zodat u niet het wiel zelf hoeft uit te vinden. Kiest u er na die 30 dagen voor om de tool te blijven gebruiken? Dan kunt u de aangemaakte website en alle instellingen gewoon behouden. Eenvoudig toch? Vraag dus nu uw demo aan of ga direct gratis aan de slag met de proefversie.