Is uw intercom aan vervanging toe? Dit is de grootste uitdaging voor een VvE-bestuur

Een intercominstallatie is voor veel VvE's een vanzelfsprekend onderdeel van het gebouw. Pas wanneer storingen zich vaker voordoen, bewoners klagen of onderdelen niet meer leverbaar zijn, komt vervanging in beeld. Dan rijst al snel de vraag: hoe pakken we dit aan?

Veel VvE-besturen denken daarbij in eerste instantie aan de techniek of de investering. Toch blijkt in de praktijk dat de grootste uitdaging vaak ergens anders ligt.

Volgens Intercom Partners is de grootste uitdaging bij het vervangen van een intercomsysteem in een VvE niet de techniek, maar de tijdrovende coördinatie die erbij komt kijken. Het inplannen van afspraken met alle bewoners is een klus die vaak volledig bij het bestuur of de VvE-beheerder terechtkomt.

Wanneer is een intercom aan vervanging toe?

Een intercominstallatie gaat gemiddeld 15 tot 25 jaar mee. Daarna nemen storingen vaak toe en worden onderdelen moeilijker verkrijgbaar. Signalen dat vervanging verstandig kan zijn, zijn onder andere:

• bewoners kunnen bezoekers slecht verstaan;
• de deur opent niet altijd;
• individuele woningen vallen regelmatig uit;
• onderdelen zijn niet meer leverbaar;
• de onderhoudskosten lopen jaarlijks op.

Voor een bestuur is het verstandig om niet alleen naar de kosten van een reparatie te kijken, maar ook naar de totale onderhoudslasten op langere termijn. Wanneer storingen zich blijven herhalen, is vervanging vaak een duurzamere en uiteindelijk voordeligere oplossing.

De techniek is meestal niet het probleem

Het vervangen van een intercominstallatie is technisch gezien vaak goed uitvoerbaar. De echte uitdaging zit in de organisatie.

Bij vrijwel iedere woning moet een monteur naar binnen om de binnenpost te vervangen of opnieuw aan te sluiten. Dat betekent dat voor iedere bewoner een afspraak moet worden gemaakt. Zeker bij grotere appartementencomplexen kan dit een flinke administratieve en organisatorische opgave zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• bewoners informeren over de werkzaamheden;
• afspraken plannen;
• rekening houden met vakanties en afwezigheid;
• gemiste afspraken opnieuw inplannen;
• vragen van bewoners beantwoorden.

Juist deze werkzaamheden kosten een bestuur vaak veel tijd. Een project dat technisch in enkele dagen uitgevoerd kan worden, loopt zonder goede planning gemakkelijk uit over meerdere weken.

De laatste ontwikkelingen

Intercomsystemen zijn de afgelopen jaren sterk veranderd. Waar vroeger vooral een spreek-luisterverbinding voldoende was, kiezen steeds meer VvE's voor slimme toegangsoplossingen die meer gemak en veiligheid bieden.

De belangrijkste ontwikkelingen zijn:

Video-intercom
Bewoners kunnen direct zien wie er aanbelt voordat zij de deur openen.

Bediening via een smartphone
Met een app kunnen bewoners een oproep beantwoorden en de deur openen, ook wanneer zij niet thuis zijn.

Cloudbeheer
Bewonersgegevens en instellingen kunnen centraal worden beheerd. Dit maakt wijzigingen eenvoudiger bij verhuizingen of mutaties.

Integratie met toegangscontrole
Intercom, elektronische sleutels, tags en toegangsbeheer worden steeds vaker gecombineerd in één overzichtelijk systeem.

Toekomstbestendige installaties
Nieuwe systemen zijn energiezuiniger, vragen minder onderhoud en kunnen vaak eenvoudig worden uitgebreid of voorzien van software-updates.

Kies niet alleen voor een goed systeem, maar ook voor een goede projectbegeleiding

Voor een VvE-bestuur is de keuze voor een nieuwe intercom meer dan alleen een technische beslissing. De manier waarop een project wordt georganiseerd, bepaalt in grote mate hoeveel tijd en overlast het kost.

Steeds meer gespecialiseerde installateurs nemen daarom niet alleen de installatie voor hun rekening, maar verzorgen ook de communicatie met bewoners en de complete afspraakplanning. Daarmee wordt het bestuur aanzienlijk ontlast en verloopt de vervanging vaak sneller en efficiënter.

Conclusie

Wanneer een intercominstallatie aan vervanging toe is, draait het project niet alleen om de keuze voor een nieuw systeem. Minstens zo belangrijk is de organisatie daaromheen.

Voor VvE-besturen ligt de grootste uitdaging vaak in het plannen, communiceren en coördineren van alle werkzaamheden. Door te kiezen voor een installateur die ook deze taken uit handen neemt, blijft de belasting voor het bestuur beperkt en kan de vervanging soepel verlopen.