Blog: Communicatie naar VvE-leden: zo pakt u dit met succes aan

Eén van de belangrijkste taken van een VvE-beheerder is het communiceren met de VvE-leden. Over het beheer van de gezamenlijke eigendommen en natuurlijk alle activiteiten die bij het beheer van een VvE horen. Door goede communicatie binnen het beheer en naar de VvE-leden zorgt u dat geen verwarring of ontevredenheid ontstaat.

Waarom is communicatie naar VvE-leden zo belangrijk?

Communicatie met de VvE-leden is belangrijk, omdat zij een essentieel zijn voor een succesvolle VvE. Zo zorgen zij voor informatie die nodig is om het beheer van de VvE goed te kunnen uitvoeren.

1.  Betrokkenheid
   Door de leden te betrekken en te informeren over het reilen en zeilen binnen de VvE, voelen zij zich betrokken. Als gevolg daarvan zullen ze graag actief meedenken en zo dus een goede bijdrage doen aan het succes van de VvE.
2. Verwarring en onduidelijkheid voorkomen
   Met heldere communicatie kan verwarring en uiteindelijk zelfs conflicten voorkomen worden. Zo zorgt een duidelijk handboek met regels, afspraken en beslissingen ervoor dat VvE-leden elkaar en het bestuur beter begrijpen en zich ook sneller begrepen voelen. Dit zorgt voor een hogere tevredenheid onder de VvE-leden ten opzichte van het VvE-bestuur.
3. Plannen en coördineren
   Door naar de VvE-leden te communiceren over de plannen, vergaderingen etcetera, kunnen de leden zich beter voorbereiden en onderwerpen aandragen die besproken moeten worden. Hierdoor zullen vergaderingen efficiënter verlopen.

Communicatie naar VvE-leden succesvol aanpakken

Het belang van goede communicatie vanuit het VvE-beheer naar de VvE-leden is inmiddels wel duidelijk. Beide partijen zijn gebaat bij een goede communicatie. Maar hoe kunt u dit het beste aanpakken, zodat dit ook daadwerkelijk succesvol en duurzaam wordt opgezet?

1. Kies één kanaal
   Misverstanden in communicatie kunnen verschillende oorzaken hebben, maar één van de belangrijkste is dat berichten via meerdere kanalen over en weer worden verzonden. E-mails, websites, fysieke nieuwsbrieven, prikborden en noem maar op.
2. Duidelijke communicatie
   Zorg ervoor dat de berichten naar VvE-leden op een begrijpelijke manier worden geschreven. Vergeet daarin ook niet om alle relevante details duidelijk te benoemen. Geef inzicht in wat er achter de schermen gebeurt, licht bijvoorbeeld toe waarom bepaalde beslissingen genomen worden. Schroom ook niet om visualisaties te gebruiken. Door het toevoegen van illustraties, grafieken, tabellen of afbeeldingen wordt complexe informatie eenvoudiger om te begrijpen. Daarnaast is het voor de lezer prettig wanneer tekst wordt afgewisseld met visuele elementen.
3. Regelmaat
   Wanneer VvE-leden slechts af en toe een bericht ontvangen van het bestuur, en dan soms ook nog via verschillende kanalen, is het risico dat zij dit bericht missen relatief groot. Zorg voor regelmatige communicatie, zodat de VvE-leden weten wanneer zij een bericht kunnen verwachten. Denk dan bijvoorbeeld aan een maandelijkse nieuwsbrief waarin leden worden geinformeerd over vergaderingen, ontwikkelingen en dergelijke.
4. Zoek de interactie
   Een succesvol VvE-bestuur werkt samen met de VvE-leden. Geef de leden de gelegenheid om vragen te stellen en input te geven. Die feedback kan heel waardevol zijn om het VvE-beheer nog verder te optimaliseren.

 

Het portaal van VvE-Site

Het is tijd om aan de slag te gaan met het opzetten van een goede, werkbare vorm van communicatie naar de VvE-leden. Maar hoe pakt u dat aan?
Een alles-in-één tool waar u de communicatie kunt opstellen, bewaren én verzenden. Waar u vergaderingen in kunt organiseren, documenten kunt bewaren en delen, onderhoudscontracten in opslaat, de ledenadministratie in verwerkt. Alles dat bij het VvE-beheer komt kijken, op één locatie. Inclusief website en een app. Klinkt te mooi om waar te zijn? Is het niet!

De problemen waar u tegenaan loopt bij het beheer van uw VvE, dat zijn dezelfde problemen waar het team van VvE-Site ook mee te maken had. Zo’n VvE-portaal was er toen nog niet, dus er zat maar één ding op: zelf ontwikkelen. Dat hebben zij gedaan, en met succes. Al ruim 550 VvE’s maken inmiddels gebruik van het portaal van VvE-Site. Profiteert u binnenkort ook?

Vraag vandaag nog een vrijblijvende demo aan of ga direct zelf aan de slag. De eerste 30 dagen gebruikt u het portaal gratis. Wilt u vervolgens gebruik blijven maken van het portaal van VvE-Site? Dan vraagt u het abonnement aan dat bij uw VvE past en kunt u alle instellingen en de website vlekkeloos voortzetten. Dus wacht niet langer en maak het beheren van uw VvE eenvoudig.