Het oprichten van een VvE: stappenplan en aandachtspunten bij woningsplitsing

Regelmatig worden bestaande woningen of grotere panden gesplitst in meerdere appartementen. Denk aan een herenhuis dat wordt verdeeld in drie zelfstandige woningen of een voormalig kantoorpand dat wordt getransformeerd naar appartementen. Zodra een gebouw juridisch wordt gesplitst in appartementsrechten, ontstaat er automatisch een Vereniging van Eigenaars (VvE). Maar hoe werkt dat precies? Welke stappen moet je nemen? En waar moet je vanaf het begin rekening mee houden?

In dit artikel lees je wat er komt kijken bij het oprichten van een VvE.

Stap 1: Juridische splitsing via de notaris

De basis van iedere VvE is de splitsingsakte. Deze wordt opgesteld door een notaris en ingeschreven bij het Kadaster. In de splitsingsakte staat onder andere:

• Hoe het gebouw is verdeeld in appartementsrechten

• Welke delen privé zijn en welke gemeenschappelijk

• De breukdelen (het aandeel van iedere eigenaar in de gemeenschap)

• De bijbehorende splitsingstekening

Met de inschrijving van de splitsingsakte ontstaat automatisch de VvE. Het is dus niet zo dat je eerst een vereniging opricht en daarna splitst; de VvE is een direct gevolg van de juridische splitsing.

Stap 2: Het modelreglement

In de splitsingsakte wordt verwezen naar een modelreglement (bijvoorbeeld Modelreglement 2006 of 2017). Hierin staan de basisregels over:

• Stemrecht

• Onderhoudsverplichtingen

• Gebruik van privé- en gemeenschappelijke gedeelten

• Vergaderingen

• Reservefonds

Het is belangrijk om goed te bekijken welk modelreglement van toepassing is en of aanvullende bepalingen nodig zijn. Zeker bij kleinere splitsingen (bijvoorbeeld twee of drie appartementen) wordt dit nog weleens onderschat.

Stap 3: Het eerste bestuur benoemen

Een VvE moet een bestuur hebben. Bij kleinere VvE’s bestaat dit vaak uit één of twee eigenaren. Het bestuur is verantwoordelijk voor:

• Het uitvoeren van besluiten van de vergadering

• Het beheer van financiën

• Het regelen van verzekeringen

• Het organiseren van onderhoud

In de eerste vergadering worden meestal de bestuurders formeel benoemd.

Stap 4: Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

Hoewel de VvE automatisch ontstaat bij splitsing, moet de vereniging wél worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is een wettelijke verplichting.

Bij de inschrijving worden onder andere vastgelegd:

• De naam van de VvE

• Het adres van het gebouw

• De bestuurders

Zonder KvK-inschrijving kan de VvE geen bankrekening openen of contracten afsluiten.

Stap 5: Bankrekening openen

De VvE moet een eigen bankrekening hebben, gescheiden van privé-rekeningen van eigenaren. Op deze rekening worden de maandelijkse bijdragen (servicekosten) gestort en worden gezamenlijke kosten betaald.

Denk hierbij aan:

• Opstalverzekering

• Onderhoudskosten

• Schoonmaak

• Reservering groot onderhoud

Transparantie is cruciaal. Iedere eigenaar moet inzicht hebben in de financiële situatie.

Stap 6: Verzekeringen regelen

Een VvE is verplicht om het gebouw te verzekeren met een opstalverzekering. Deze verzekering dekt schade aan het gebouw zelf (brand, storm, waterschade).

Daarnaast kan een aansprakelijkheidsverzekering voor de VvE verstandig zijn, bijvoorbeeld als iemand schade lijdt door een gebrek aan een gemeenschappelijk deel.

Privé inboedelverzekeringen blijven de verantwoordelijkheid van de individuele eigenaren.

Stap 7: Reservefonds en onderhoudsplan

Sinds 2018 is iedere VvE wettelijk verplicht om een reservefonds te hebben voor toekomstig groot onderhoud. Dat betekent dat eigenaren maandelijks moeten bijdragen aan een gezamenlijke spaarpot.

Het is sterk aan te raden om een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) te laten opstellen. Hierin staat welk onderhoud wanneer verwacht wordt en wat de geschatte kosten zijn. Op basis daarvan kan de hoogte van de maandelijkse bijdrage worden bepaald.

Zonder reservefonds kunnen bij groot onderhoud plotseling hoge extra bijdragen nodig zijn, wat tot spanningen leidt binnen de VvE.

Stap 8: Huishoudelijk reglement (optioneel maar verstandig)

Naast het modelreglement kan een VvE een huishoudelijk reglement opstellen. Hierin staan praktische afspraken, zoals:

• Gebruik van gemeenschappelijke ruimtes

• Geluidsregels

• Huisdierenbeleid

• Gebruik van balkon of tuin

Dit document is eenvoudiger aan te passen dan de splitsingsakte en voorkomt veel discussie achteraf.

Waar moet je extra op letten bij kleine VvE’s?

Bij splitsingen van bijvoorbeeld twee of drie appartementen denken eigenaren vaak: “Dat regelen we onderling wel.” In de praktijk ontstaan juist daar problemen als afspraken niet goed worden vastgelegd.

Belangrijke aandachtspunten:

• Leg afspraken schriftelijk vast

• Zorg voor structurele reservering voor onderhoud

• Houd jaarlijks minimaal één vergadering

• Maak duidelijke afspraken over besluitvorming

Ook bij een VvE met twee leden gelden alle wettelijke verplichtingen.

Zelf beheren of uitbesteden?

Bij kleine VvE’s wordt het beheer vaak zelf gedaan. Dat kan prima, mits één van de eigenaren voldoende tijd en kennis heeft. VvE’s kunnen daarbij gebruikmaken van speciale VvE-software, zoals VvE.nl.
Daarnaast is het vaak mogelijk om bepaalde onderdelen – zoals de boekhouding of het opstellen van de jaarrekening – gedeeltelijk uit te besteden.

Bij grotere of complexere gebouwen kan professioneel VvE-beheer verstandig zijn. Een beheerder ondersteunt bij:

• Administratie

• Incasso van bijdragen

• Opstellen van begrotingen

• Organiseren van vergaderingen

• Technisch onderhoud

Dit brengt kosten met zich mee, maar zorgt vaak voor rust en professionaliteit.

Hoe begin je praktisch?

Als je een pand gaat splitsen, is het verstandig om al vóór de verkoop van de appartementen na te denken over:

• De onderhoudstoestand van het gebouw

• De hoogte van de toekomstige servicekosten

• De opzet van het bestuur

• Een eerste begroting

Een goede start voorkomt financiële achterstanden en onderlinge conflicten.

Conclusie

Het oprichten van een VvE is geen vrijblijvende formaliteit, maar een juridisch en financieel fundament voor het gezamenlijke eigendom van een gebouw. De VvE ontstaat automatisch bij de splitsing via de notaris, maar daarna begint het echte werk.

Door vanaf het begin duidelijke afspraken te maken, een reservefonds op te bouwen en de administratie op orde te hebben, leg je de basis voor een gezonde en toekomstbestendige VvE.

Of het nu gaat om een kleine splitsing van twee appartementen of een groter complex: een goede start maakt het verschil voor de komende jaren.