Twee manieren om maandelijkse VvE-bijdragen te innen: wat past bij uw VvE?

Een Vereniging van Eigenaars (VvE) heeft elke maand geld nodig om de gemeenschappelijke kosten te betalen: onderhoud, schoonmaak, verzekeringen, energiekosten, enzovoort. Dat geld komt uit de maandelijkse bijdragen van de leden. Maar hoe zorg je ervoor dat die bijdragen netjes en op tijd binnenkomen?

Er zijn in de praktijk twee manieren waarop dat kan worden geregeld:

1. Het lid betaalt zelf via een doorlopende opdracht.

2. De VvE incasseert via een incassobatch.

Beide methoden hebben hun eigen voordelen en aandachtspunten. In dit artikel leggen we op een begrijpelijke manier uit hoe ze werken, wat de VvE moet doen, en wat te doen bij achterstallige betalingen.

---

1. Doorlopende opdracht – de actie komt van het lid

De eenvoudigste manier is dat elk lid zelf een doorlopende opdracht instelt bij de eigen bank. Daarmee machtigt het lid zijn bank om elke maand automatisch een vast bedrag over te maken naar de rekening van de VvE.

Bijvoorbeeld:
Lid A logt in bij zijn bank en stelt in dat er elke eerste van de maand €150 wordt overgemaakt naar “VvE De Groene Singel”, met het juiste rekeningnummer en eventueel een omschrijving zoals “VvE-bijdrage appartement 12”.

De voordelen zijn duidelijk:

• De VvE hoeft zelf niets te doen om de betaling te innen.

• Er komt geen administratie of bankmachtiging bij kijken.

• Voor leden is het makkelijk: één keer instellen en klaar.

De VvE hoeft alleen nog maandelijks te controleren of de betalingen ook daadwerkelijk zijn binnengekomen. Dat kan handmatig via internetbankieren of met behulp van de boekhouding.

Tip voor de VvE:

Maak het uw leden makkelijk!
Stuur een duidelijke brief of e-mail waarin precies staat:

• het bedrag van de maandelijkse bijdrage,

• het rekeningnummer van de VvE,

• de uiterste betaaldatum,

• en een voorbeeld van hoe ze de doorlopende opdracht kunnen instellen.

Zo voorkomt u verwarring en fouten, en weet elk lid wat er van hem of haar wordt verwacht.

---

2. Incasso via de VvE – de actie komt van de vereniging

De tweede manier is dat de VvE zelf de maandelijkse bijdragen incasseert bij de leden. Dat kan alleen als elk lid daarvoor een incassomachtiging heeft getekend. Met die machtiging geeft het lid toestemming aan de VvE om maandelijks het verschuldigde bedrag automatisch van zijn rekening af te schrijven.

Daarvoor heeft de VvE een SEPA-incassocontract nodig bij de bank. Dat is een zakelijke regeling waarmee de vereniging zelf incasso’s mag uitvoeren.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Elke maand maakt de VvE een incassobestand (ook wel batch genoemd) met de gegevens van alle leden, de bedragen en de data waarop de incasso moet plaatsvinden. Dat bestand wordt vervolgens naar de bank gestuurd, meestal via internetbankieren of via een boekhoudprogramma.

De bank voert de incasso’s dan uit, en het geld komt automatisch op de VvE-rekening terecht.

Belangrijk om te weten:

• De bank voert niet automatisch elke maand dezelfde incasso uit.
  De VvE moet elke maand opnieuw een incassobatch aanleveren.

• Veel boekhoudprogramma’s voor VvE’s (zoals Twinq of VvE.nl) kunnen dit proces grotendeels automatiseren, zodat het aanmaken en verzenden van de batch nog maar een paar klikken kost.

• Vooraf moet de VvE de leden informeren over de incasso, meestal via een jaarlijkse aankondiging of e-mail met de data van afschrijving.

Deze methode vraagt iets meer organisatie, maar heeft als voordeel dat de VvE zelf grip houdt op de betalingen. Er is geen risico dat een lid vergeet te betalen of de doorlopende opdracht stopzet.

---

Wat als een lid niet betaalt?

Of de VvE nu werkt met doorlopende opdrachten of met incasso’s — er blijft altijd een risico dat een lid niet of te laat betaalt. Daarom is het belangrijk dat de VvE maandelijks de betalingen controleert.

Blijkt een betaling te ontbreken? Dan is de eerste stap altijd een vriendelijke herinnering. Dat kan per e-mail of brief, met een korte toelichting:

“Volgens onze administratie is uw bijdrage over oktober nog niet ontvangen. Wilt u dit bedrag alsnog overmaken binnen 7 dagen?”

In de meeste gevallen is het simpelweg een vergissing, en wordt het bedrag snel alsnog betaald.

---

Als het probleem aanhoudt

Soms blijft een lid in gebreke, ondanks herinneringen. Dat is vervelend, want de VvE heeft de bijdragen nodig om aan haar verplichtingen te voldoen. Bovendien is het voor een penningmeester vaak lastig om een medebewoner hier persoonlijk op aan te spreken.

Gelukkig hoeft dat ook niet altijd. Veel VvE’s besteden hun administratie of boekhouding uit aan een (administratief) beheerder. Die kan de betalingsherinneringen versturen en, indien nodig, een formele aanmaning sturen namens de VvE.

Blijft betaling daarna nog steeds uit, dan kan de VvE zwaardere maatregelen overwegen, zoals een incassobureau of – als het echt niet anders kan – juridische stappen. In ernstige gevallen kan een VvE zelfs via de rechter afdwingen dat de achterstallige bijdrage wordt betaald.

---

Conclusie

Voor het innen van de maandelijkse bijdragen heeft een VvE dus twee praktische keuzes:

Welke methode het beste past, hangt af van de grootte van de VvE, de beschikbare administratie en de voorkeur van het bestuur.