Vergaderingen (beheerders)

Vergaderingen (beheerders)

Voorbereiding

VvE-site heeft een uitgebreide Vergaderingen module waarmee je een perfecte VvE vergadering kan houden, zowel online als offline.

De module vergaderingen van VvE-site is een 'realtime' module. Dat betekent dat alle acties die je ziet en doet binnen een vergadering, direct op het scherm te zien zijn bij de andere bewoners. Bijvoorbeeld het bijwerken van de notulen, of het plaatsen van een reactie.

Vergadering aanmaken

Om een nieuwe vergadering te maken ga je allereerst naar de module Vergaderingen

Ga naar module Vergaderingen

Klik op de Vergaderingen module in het menu

Klik recht onderin op de ronde plus knop om een nieuwe vergadering toe te voegen.

Plus knop voor nieuwe vergadering

Klik op de ronde plus knop rechts onderin

Het scherm waarin je de gegevens van de vergadering kan invullen wordt geopend.

Vergadering configureren

1. Onderwerp invullen

Vul het onderwerp van de vergadering in. Bijvoorbeeld Algemene Ledenvergadering (online) 2021

Vul een duidelijk onderwerp in voor de vergadering

2. Vergaderdatum selecteren

Klik op het veld Kies de vergaderdatum en selecteer de datum waarop de vergadering gaat plaatsvinden:

Klik op het veld 'Kies de vergaderdatum'

Selecteer de datum in de datepicker

3. Starttijd instellen

Klik op het veld Starttijd en Selecteer vervolgens eerst de uren en daarna de minuten op de timepicker voor de starttijd van de vergadering:

Klik op het veld 'Starttijd'

Stel de starttijd in met de timepicker

4. Uitnodiging tekst

Nu kan je een specifieke uitnodiging tekst invullen waar de leden per e-mail bericht van zullen ontvangen. De leden ontvangen ook een pushnotificatie als ze de iOS of Android app hebben geïnstalleerd, maar de beschikbare tekst is daarin beperkt.

Personaliseer de uitnodiging voor de leden

5. Online live vergaderen

Kies of je ook gebruik wilt maken van Online live vergaderen door de schuifknop aan of uit te zetten.

Schakel online videovergaderen in of uit

6. Hosts kiezen

Vervolgens kan je kiezen wie tijdens de vergadering de hosts mogen zijn. Een host kan de vergadering opnemen, mensen verwijderen, gasten uitnodigen en camera's en microfoons uitzetten indien nodig.

Selecteer wie hosts mogen zijn tijdens de vergadering

7. Agendapunten toevoegen

Voeg nu de agendapunten voor de VvE vergadering toe. Je kan zoveel agendapunten toevoegen als je wilt en je kan achteraf de volgorde wijzigen door ze te verslepen met de muis of met je vinger op de smartphone.

Voeg agendapunten toe en wijzig de volgorde

8. Reacties en notificaties

Als laatste selecteer je met de schuifknop of en vervolgens met het dropdown menu wie er reacties mogen plaatsen en notificaties moeten ontvangen over de vergadering.

Bepaal wie reacties mag plaatsen en notificaties ontvangt

9. Vergadering opslaan

Klik op opslaan om de vergadering aan te maken en de notificaties te versturen als je dat aan hebt gezet.

Sla de vergadering op en verstuur notificaties

De vergadering wordt na het opslaan ook automatisch aan de agenda toegevoegd.

Presentielijst

Na het aanmaken van de vergadering wordt er automatisch een presentielijst gegenereerd. De basis van deze presentielijst komt van de Appartementenpagina. Alle eigendommen worden op de presentielijst geplaatst en de betreffende eigenaren en aantal stemmen worden getoond.

Automatisch gegenereerde presentielijst

Presentielijst met alle eigendommen, eigenaren en stemmen

Wanneer een lid een appartement aan zijn account gekoppeld heeft dat ook op de presentielijst staat, krijgt het lid een pop-up bij binnenkomst van de vergadering:

Pop-up bij binnenkomst

Leden krijgen een pop-up om zich present te melden

De beheerder kan eventueel tijdens de online / offline vergadering ook aanvinken als een lid present is. Als eigenaren present zijn mogen ze ook deelnemen aan Stemmingen, tenzij bij de stemming expliciet is aangegeven dat het niet nodig is om present te zijn om te mogen stemmen.

Als een eigenaar meerdere eigendommen heeft wordt hij automatisch voor al zijn eigendommen present gemeld. Als een eigenaar gemachtigd is door een andere eigenaar worden ook die eigendommen present gemeld. Elke keer als een eigenaar present gemeld wordt, wordt automatisch de opkomst berekend.

Opkomst berekening

Het percentage aanwezige stemmen wordt automatisch berekend

Machtigingen

Als je eigenaar bent van een appartement kan je via de module vergaderingen een andere eigenaar machtigen om namens jou te stemmen. Als je iemand gemachtigd hebt kan je zelf niet meer stemmen.

Je kan de machtiging geven door naar de presentielijst te gaan in de betreffende vergadering en vervolgens te klikken op Machtiging afgeven.

Machtiging afgeven

Klik op 'Machtiging afgeven' om stemrecht over te dragen

Je krijgt nu een keuzemenu te zien van eigenaren. Kies de eigenaar die jij wilt machtigen.

Eigenaar selecteren voor machtiging

Selecteer aan welke eigenaar je het stemrecht wilt geven

De machtiging is nu gemaakt en de gekozen persoon mag nu stemmen uitbrengen namens jou.

Machtiging bevestigd

Machtiging is succesvol toegekend

Als je de machtiging wilt intrekken klik je op de knop Machtiging intrekken.

Machtiging intrekken

Klik op 'Intrekken' om de machtiging ongedaan te maken

Videovergadering

In een live video vergadering komen de eigenaren via een video en audio verbinding met elkaar in dezelfde virtuele vergaderruimte. Er kunnen op VvE-site tot 200 eigenaren tegelijk in dezelfde vergaderruimte, waarvan 24 personen met beeld en de rest met audio. Het werkt het beste vanaf de laptop of desktop computer met camera, maar met een smartphone kan men ook deelnemen, al is het dan soms wat bewerkelijker dan op een desktop.

Live video vergaderen inschakelen

Schakel online videovergaderen in voor de vergadering

Je ziet als beheerder nu onderstaande venster als je de vergadering geopend hebt. Klik hem aan om een nieuwe videovergaderruimte aan te maken.

Videovergaderruimte aanmaken

Maak een nieuwe videovergaderruimte aan

Het volgende scherm verschijnt. Klik vervolgens op vergaderruimte binnengaan.

Vergaderruimte binnengaan

Klik op 'Vergaderruimte binnengaan' om deel te nemen

Als je in de live vergadering zit en je bent host zijn er een aantal opties beschikbaar die we hieronder 1 voor 1 uitleggen:

Camera beheer

Camera aan/uitzetten

Microfoon beheer

Microfoon aan/uitzetten

Scherm delen

Deel je scherm

Hand opsteken

Steek je hand op

Online videovergaderen biedt alle standaard functies zoals camera en microfoon beheer, scherm delen en hand opsteken. Hosts kunnen deelnemers beheren en de vergadering opnemen.

Elektronisch stemmen

Als de juiste voorbereidingen zijn getroffen kan je ook voor en tijdens de VvE vergadering gebruik maken van het online stemmen via VvE-site.

Om een nieuwe stemronde te starten ga je als je de vergadering geopend hebt naar het tabje Stemmingen en kies voor Nieuwe stemming.

Nieuwe stemming starten

Ga naar het tabje 'Stemmingen' en klik op 'Nieuwe stemming'

Er verschijnt een venster waarin je het onderwerp en de antwoorden kunt invullen. Standaard staat Voor en Tegen ingevuld, maar je kan alle antwoorden wijzigen en zoveel antwoorden toevoegen als je wilt.

Stemming configureren

Vul het onderwerp en mogelijke antwoorden in

Vul het onderwerp en de antwoorden (en eventueel een uitgebreide omschrijving net onder het onderwerp veld) in en je bent bijna klaar om de stemming te publiceren. Er zijn nog een aantal beschikbare instellingen voor de stemronde. Klik op Geavanceerde instellingen en onderstaande instellingen verschijnen:

Geavanceerde instellingen

Configureer geavanceerde opties voor de stemming

Filters toepassen: Soms wil je niet dat alle eigenaren kunnen stemmen voor een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld als een deel van het gebouw zich op de begane grond bevindt en niet mag meestemmen over de lift.

Filters voor stemgerechtigden

Bepaal wie er mag stemmen met filters

Zoals je hierboven ziet vink je eerst de kolom aan op basis waarvan je wilt filteren. Vervolgens vul je de waarde in waar het betreffende appartement aan moet voldoen. Nu zijn alleen de appartementen die aan die expliciete filters voldoen stemgerechtigd voor dat onderwerp.

Notulen maken

Als je bij Vergadering aanmaken een agenda hebt gemaakt, zie je deze terug in de betreffende vergadering. Je kan de notulen tijdens de offline of online vergadering direct schrijven.

Klik om de notulen te bewerken op het blauwe potlood recht onderin.

Notulen bewerken

Klik op het blauwe potlood om notulen te bewerken

Vervolgens krijg je de mogelijkheid om de notulen te bewerken:

Notulen editor

Bewerk de notulen in de ingebouwde editor

Als je stopt met typen worden de notulen direct opgeslagen.

Automatisch opslaan

Wijzigingen worden automatisch opgeslagen

Alle leden die op dat moment online zijn krijgen de wijzigingen ook direct op het scherm te zien.

Het is mogelijk om een export te maken van de notulen. Klik rechtsboven in het scherm op de 3 bolletjes

Export menu

Klik op de 3 bolletjes voor exportopties

en klik op 'Exporteer naar PDF'. Vervolgens komen de notulen, de stemmingen en de presentielijst in de PDF te staan.

Besluitenlijst

In de besluitenlijst kan je tijdens de vergadering snel de genomen besluiten vastleggen.

Besluitenlijst

Overzicht van alle genomen besluiten

Je vult het genomen besluit in en drukt op Toevoegen.

Als je een besluit wilt verwijderen druk je op het rode kruisje.

Besluit verwijderen

Klik op het rode kruisje om een besluit te verwijderen

Als je de volgorde van de besluiten wilt wijzigen kan je deze met je muis verslepen.

Actiepuntenlijst

Op de actiepuntenlijst leg je eenvoudig acties vast die tijdens de vergadering uitgezet worden.

Vul allereerst de titel van het actiepunt in, bijvoorbeeld Offertes schilderwerk opvragen:

Actiepunt titel

Vul een duidelijke titel in voor het actiepunt

Kies de gewenste uitvoerdatum:

Uitvoerdatum selecteren

Kies een deadline voor het actiepunt

Kies de gewenste uitvoerder(s)

Uitvoerders selecteren

Selecteer wie verantwoordelijk is voor uitvoering

Als je alles hebt ingevuld klik je op Toevoegen

Actiepunt toevoegen

Klik op 'Toevoegen' om het actiepunt op te slaan

Het actiepunt is nu toegevoegd aan de actielijst van de agenda. We zullen binnenkort zorgen dat deze ook op de algemene actielijst geplaatst wordt.

Actiepunt toegevoegd

Het actiepunt is succesvol toegevoegd aan de lijst

Technische vereisten

Gerelateerde onderwerpen