Documenten (beheerder)
Beheer documenten en mappen met rechten en zichtbaarheid.
In dit artikel leert u:
- Hoe u mappen kunt aanmaken
- Zichtbaarheid en rechten per map instellen
- Documenten uploaden naar mappen
- Notificaties versturen bij nieuwe documenten
Documenten (beheerder)
Map aanmaken
In de module documenten kun je documenten opslaan. Ook is het mogelijk om mappen te maken, zodat de documenten overzichtelijk bewaard kunnen blijven.
Nieuwe map maken in 4 stappen
In de module Documenten kun je een nieuwe map aanmaken. Klik links in het menu op 'Documenten'.
Navigeer naar de Documenten module via het menu
Klik op de ronde knop met het plusteken rechts onder aan de pagina.
Klik op de ronde plus knop rechts onderaan
Je krijgt nu de keuze om een document of een map toe te voegen. Klik op map toevoegen.
Selecteer 'Map toevoegen' uit de opties
Nu kun je de volgende gegevens invoeren.
Formulier voor het aanmaken van een nieuwe map
Map instellingen
Configuratie opties
Naam map
Geef de map een duidelijke en herkenbare naam.
Map is alleen zichtbaar voor
Selecteer hier de personen of rollen voor wie de map zichtbaar moet zijn.
Rechten
Hier kun je aangeven wie welke rechten heeft om de map te beheren.
Expliciete rechten
Indien je 'expliciete rechten' inschakelt, krijg je de mogelijkheid om aan te geven
Expliciete rechten instellen
Geavanceerde rechten instellingen per gebruiker of rol
Rechten typen
Lezen
Gebruikers kunnen documenten in de map bekijken en downloaden.
Schrijven
Gebruikers kunnen nieuwe documenten toevoegen aan de map.
Beheren
Gebruikers kunnen de map en inhoud volledig beheren.
Klik tenslotte op 'Opslaan' en de map wordt direct toegevoegd aan de module Documenten.
Map succesvol aangemaakt
De nieuwe map is zichtbaar in de documenten module
Document toevoegen
Ga naar de betreffende map waar je het document wilt uploaden en klik op het 'plusteken' rechtsonder en kies voor document toevoegen.
Document toevoegen
Klik op het plusteken en selecteer 'Document toevoegen'
Selecteer het betreffende bestand vanaf jouw apparaat en kies of en aan wie je een notificatie wil sturen. Klik op 'uploaden'.
Document uploaden
Selecteer bestand en stel notificaties in voor upload
Upload opties
Bestand selecteren
Kies het document dat u wilt uploaden vanaf uw apparaat.
Notificaties
Bepaal wie een melding ontvangt over het nieuwe document.
Uploaden
Klik op 'Uploaden' om het document toe te voegen aan de map.
Tips voor documentenbeheer
- Gebruik duidelijke mapnamen die de inhoud beschrijven
- Stel rechten zorgvuldig in op basis van wie toegang nodig heeft
- Test de zichtbaarheid met verschillende gebruikersrollen
- Gebruik notificaties om leden op de hoogte te houden
- Organiseer documenten logisch in mappen en submappen
Bestandsformaten en limieten
Ondersteunde formaten
PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, JPG, PNG, GIF en vele andere formaten.
Bestandsgrootte
Maximum bestandsgrootte per document is 1GB voor optimale prestaties.
Toegankelijkheid
Documenten zijn toegankelijk vanaf alle apparaten via de VvE website en app.
Opslagruimte
De opslagruimte is onbeperkt - u kunt zoveel documenten opslaan als nodig.
Best practices
- Maak een logische mappenstructuur voordat u documenten uploadt
- Gebruik expliciete rechten alleen wanneer nodig voor beveiliging
- Geef documenten duidelijke namen met datum indien relevant
- Controleer regelmatig welke documenten nog actueel zijn