Door de verkoop van voormalige huurappartementen ontstaan in rap tempo veel nieuwe Verenigingen van Eigenaars (VvE’s). Waar een gebouw eerst volledig in bezit was van een woningcorporatie of belegger, worden nu appartementen afzonderlijk verkocht aan particuliere kopers. Zodra er meerdere eigenaren zijn in één gebouw, is een VvE wettelijk verplicht. Vooral bij kleine complexen – denk aan 2 tot 5 appartementen – roept dat vragen op: hoe richt je een VvE op? Wat komt erbij kijken? En hoe houd je het eenvoudig én efficiënt?
In deze blog leggen we uit hoe je als (toekomstig) appartementseigenaar in een klein complex een VvE opricht, wat je verplichtingen zijn en hoe je het beheer praktisch kunt organiseren.
Wat is een VvE en waarom is die verplicht?
Een VvE (Vereniging van Eigenaars) is verplicht zodra een gebouw met meerdere woningen juridisch is gesplitst in appartementsrechten. Deze splitsing wordt vastgelegd in een notariële splitsingsakte, waarin staat wie welk gedeelte van het gebouw bezit (het privégedeelte) en welke delen gemeenschappelijk zijn (zoals het dak, de gevel en het trappenhuis).
De VvE is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van die gemeenschappelijke delen en voor de collectieve besluitvorming over het gebouw. Zonder actieve VvE is er geen formele besluitvorming mogelijk en kan onderhoud achterstallig raken – met alle gevolgen van dien.
Stap 1: Is er al een VvE?
Bij verkoop van een appartement in een gesplitst pand is er in principe altijd al een VvE opgericht. Dat komt doordat de splitsingsakte ook de oprichting van de VvE regelt. Vaak is de VvE dan “slapend” – er is geen bestuur, geen inschrijving bij de KvK, geen vergadering, en er worden geen bijdragen geïnd.
Zodra er meerdere eigenaren zijn, moet de VvE worden geactiveerd. Dat betekent:
Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
Aanwijzen van een bestuur (minimaal één persoon)
Openen van een bankrekening op naam van de VvE
Opstellen van een begroting en innen van bijdragen
Vergaderen en notuleren
Bijhouden van administratie
Bij kleine VvE’s kan dit eenvoudig, zolang je het gestructureerd aanpakt.
Stap 2: De VvE activeren
1. Inschrijving bij de KvK
Check of de VvE al staat ingeschreven. Zo niet, dan kan één van de appartementseigenaren dit eenvoudig doen met een inschrijfformulier. Je hebt hiervoor het KVK-formulier ‘Inschrijving vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid’ nodig, samen met een kopie van de splitsingsakte.
2. Open een VvE-bankrekening
Voor het innen van bijdragen en het betalen van kosten moet de VvE een eigen bankrekening openen. Sommige banken vragen om een inschrijving bij de KvK, het splitsingsreglement en een kopie van de statuten.
3. Benoem een bestuurder
Bij een kleine VvE is het voldoende als één eigenaar het bestuur op zich neemt. Diegene voert de administratie, roept de vergadering bijeen en voert besluiten uit.
4. Houd een vergadering
Minstens eenmaal per jaar moet er een vergadering van eigenaars plaatsvinden. Hierin worden besluiten genomen over bijvoorbeeld onderhoud, de hoogte van de VvE-bijdrage, en het aanstellen van een kascontrolecommissie.
Stap 3: Praktisch en efficiënt beheer
Bij kleine VvE’s is het belangrijk om het beheer overzichtelijk te houden. Professionele beheerders zijn vaak kostbaar en niet nodig bij een kleine club van 2 of 3 eigenaren. Toch wil je dat de administratie op orde is en dat besluiten goed worden vastgelegd.
Gebruik VvE-software
Met een laagdrempelige online tool zoals vve.nl kun je veel zaken eenvoudig digitaliseren. Denk aan:
Ledenadministratie
Documentbeheer (zoals splitsingsakte, notulen, offertes)
Digitaal stemmen
Agenda en notulen bijhouden
VvE-boekhouding, inclusief automatische bankkoppeling
Overzicht van inkomsten, uitgaven en reserves
Reservefonds en MJOP
Elke VvE is verplicht om te sparen voor toekomstig onderhoud. Bij kleine complexen mag dat ook op basis van een spaarplan in plaats van een volledig Meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Toch is het verstandig om met elkaar te bespreken welke kosten je in de toekomst verwacht (bijv. dak, schilderwerk), zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Voordelen van goed georganiseerd zijn
Voorkomt discussies: alles is vastgelegd, besluiten zijn controleerbaar
Onderhoud wordt niet uitgesteld
Waarde van het appartement blijft op peil
Banken en verzekeraars stellen eisen aan actieve VvE’s
Verkoop is eenvoudiger met een goed georganiseerde VvE
Tot slot: klein hoeft niet ingewikkeld te zijn
Ook een kleine VvE is een echte vereniging. Met de juiste structuur en goede onderlinge afspraken kun je dit als eigenaar goed zelf regelen. Door slimme digitale tools te gebruiken, blijft het beheer overzichtelijk, ook als niemand een boekhouder of jurist is. Dat scheelt tijd, geld én frustratie.
Wil je meer weten over hoe je jouw VvE eenvoudig kunt beheren? Kijk op vve.nl voor slimme oplossingen voor kleine én grote VvE’s.
