Het is als Vereniging van Eigenaren (VvE) verplicht om minimaal één keer per jaar een ledenvergadering te organiseren. Met de huidige maatregelen in coronatijd is een fysieke vergadering in de meeste gevallen niet mogelijk. Een online VvE-vergadering kan dan uitkomst bieden. Maar hoe kun je deze online vergadering vormgeven zodat er ook effectief vergaderd wordt? We geven 8 tips!
#1 Voorbereiding | Agenda opstellen
Het opstellen van een gestructureerde agenda voor de online VvE-vergadering is één van de belangrijkste onderdelen van de voorbereiding. Wanneer het voor de leden duidelijk is wat het doel is van de vergadering en welke agendapunten aan bod gaan komen, wordt het gemakkelijker om effectief te kunnen vergaderen. Ook kan een goede agenda leden helpen bij het voorbereiden van eventuele vragen en/of opmerkingen.
Houd bij het opstellen van de agenda de volgende vragen in gedachten: Wat is het doel van de vergadering? Waarom komen we (online) bij elkaar? Wat wil je bereiken?
Geef per agendapunt een tijdsindicatie (hoeveel tijd wordt er ingepland om het agendapunt te bespreken?) en de doelstelling: ter informatie, besluitvorming of meningsvorming.
#2 Verstuur de uitnodigingen
Stel een uitnodiging voor de VvE-vergadering op en stuur deze ruim van tevoren – denk aan: ongeveer twee weken vóór de vergaderdatum – naar de leden. Geef in de uitnodiging aan wat het doel van de vergadering is, wat de leden hiervoor nodig hebben (functionerend internet, een inlogcode voor het online vergaderprogramma etc.) en voeg de agenda en eventuele bijlagen toe. Bied ook ruimte aan de leden om eventuele extra agendapunten toe te laten voegen en geef aan op welke manier en in welke tijdspanne ze dit bij wie kunnen indienen.
#3 Kies een geschikt online vergaderplatform
Om effectief online te kunnen vergaderen is een online platform vereist. VvE-site biedt de mogelijkheid om in een live videoverbinding een VvE-vergadering te organiseren. Zorg ervoor dat je – eventueel via schermdeling – de benodigde documenten voor alle leden kan projecteren, zonder dat ze zelf continu moeten schakelen tussen de verschillende schermen en tabbladen. Probeer het gekozen vergaderprogramma eerst uit en wacht niet tot de daadwerkelijke vergaderdatum. Organiseer bijvoorbeeld een ‘online proefvergadering’ met alleen de bestuursleden en bekijk of alles naar wens functioneert.
#4 Zorg voor een alternatieve mogelijkheid
Als alle leden een stabiele internetverbinding hebben en weten hoe ze in het online vergaderprogramma kunnen inloggen, zijn er verder weinig problemen en kan de vergadering starten. Maar het kan natuurlijk ook zijn dat één of meerdere leden tijdens het vergadermoment problemen ondervinden met het internet of het inlogproces. Zorg daarom dat je een alternatieve mogelijkheid voor deze leden achter de hand hebt. Want elk VvE-lid heeft het recht om deel te nemen aan de vergadering. Zorg er bijvoorbeeld voor dat leden die (inlog)problemen ondervinden bij iemand anders (thuis) kunnen deelnemen. Ook een gezamenlijke WhatsApp-groep kan in dit geval uitkomst bieden. Wanneer er iemand wegvalt of niet meer kan inloggen, kan er met WhatsApp toch nog via tekstberichten of een aparte video-oproep worden gecommuniceerd en/of gestemd.
Lees ook: Is online stemmen in een VvE-vergadering toegestaan?
#5 Organisatie vroegtijdig inloggen
Als organisator van de online VvE-vergadering zorg je ervoor dat je ruim op tijd bent ingelogd in het vergaderprogramma. Op deze manier ben je er zeker van dat alles functioneert en kan je, mocht er toch iets misgaan, eventuele problemen oplossen en/of de leden inlichten.
#6 Zorg voor een goede opening van de online vergadering
Wanneer alle VvE-leden zijn ingelogd, begin je met te vragen of iedereen de voorzitter goed kan horen. Waarschijnlijk stuit je dan al direct op het eerste probleem: iedereen zal bevestigend antwoorden, waardoor alle stemmen door elkaar klinken. Geef dus direct aan dat alle microfoons op mute worden gezet en dat deze aangezet worden wanneer men iets wil zeggen. Extra Tip: wijs iemand aan die dit (technisch) kan verzorgen.
Als er in de vergadering nieuwe personen aanwezig zijn – bijvoorbeeld in het geval van nieuwe VvE-leden – biedt dan de ruimte voor een (korte) voorstelronde. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wie er in de vergadering zit.
#7 Gebruik de chatfunctie
Goede online vergaderprogramma’s bieden de mogelijkheid om naast de video/audio-verbinding ook met elkaar te chatten. Maak gebruik van deze functie. Hierdoor zorg je ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt om vragen te stellen en/of opmerkingen te geven, maar wordt er niet continu gewisseld van audio (dat maakt het namelijk rommelig en minder effectief!). Moedig dus aan om de chatfunctie te gebruiken en wijs iemand aan die deze chat in de gaten houdt en belangrijke zaken kan inbrengen in de vergadering.
#8 Notuleren
De (vaste) notulist dient ook voor de online vergadering de notulen op te stellen. Wat heeft de vergadering opgeleverd? Is de volledige agenda doorlopen? Wat zijn de actie- en/of aandachtspunten? Zijn de doelen behaald? Na afloop van de vergadering worden de notulen uiteraard naar alle leden gestuurd. Zorg er ook voor dat in de notulen naar voren komt hoe de online vergadering wordt ervaren door de leden. Hierdoor kun je een volgende online vergadering wellicht nog effectiever inrichten! Met VvE-site kan je na de vergadering met 1 druk op de knop een PDF genereren met daarin de notulen, besluiten, actiepunten, stemrondes en presentielijst.
