Als woningeigenaar met een VvE is het belangrijk dat je betrokken blijft bij de laatste ontwikkelingen. Wanneer jij als lid niet aanwezig kan zijn bij een ledenvergadering, is het gelukkig ook mogelijk om op afstand mee te stemmen. Lange tijd was het onduidelijk of dit rechtsgeldig was of niet, maar sinds 2017 is dit rechtsgeldig verklaard en dus toegestaan.
Wie bepaalt hoe er gestemd kan worden?
Bij een algemene ledenvergadering (ALV) wordt meestal een voorzitter benoemd. De manier waarop er gestemd kan worden wordt dan door deze voorzitter bepaald. Is er geen voorzitter of is hij afwezig? Dan bepaalt de ALV dat. Wanneer er gekozen wordt voor digitaal stemmen in de VvE, dan kan dit eigenlijk maar op één manier en dat is via een online platform. Dit platform moet echter wel voldoen aan de VvE noodwet die momenteel van kracht is (i.v.m. de coronacrisis).
Hoe zit het met de ledenvergadering?
Tijdens een ALV worden er belangrijke onderwerpen besproken. Het kan hierbij gaan om onder andere onderhoud, begrotingen en wijzigingen van het huishoudelijk reglement. In de praktijk bleek het voor veel mensen lastig om de vergaderingen bij te wonen. Kinderen, werk en andere bezigheden zorgden ervoor dat leden de vergadering en het stemmen niet altijd bij konden wonen. Tijdens de Coronacrisis, beginnend vanaf Maart 2020, was het ineens helemaal niet meer mogelijk om met de leden bij elkaar te komen.
Aangezien het sinds 2017 al mogelijk was om digitaal te stemmen, is het tijdens deze crisis dus ook van belang dat er digitaal vergaderd kon worden. Door middel van de tijdelijke COVID-19 wet is het op dit moment mogelijk om de ALV met maximaal 6 maanden uit te stellen of om het digitaal te laten plaatsvinden. Een fysieke bijeenkomst, wat momenteel verboden is, is op deze manier dus niet nodig. Deze spoedwet is geldig tot 1 September 2020 en gaat vóór de reglementen. Wel kan de wet na 1 September mogelijk verlengd worden.
Lees ook: Waar moet een VvE vergadering aan voldoen?
Digitaal stemmen tijdens en na de coronacrisis
Zoals je ziet is het dus mogelijk om zowel tijdens de coronacrisis, als ervoor en erna, digitaal te stemmen. Daarnaast blijft het ook mogelijk om fysiek te stemmen, behalve tijdens de coronacrisis, deze stemmen worden dan gecombineerd tot één resultaat. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van software waarmee digitaal gestemd kan worden, dient deze software aan de AVG/GDPR regels te voldoen. Ook zijn er beveiligingsmaatregelen nodig om hackers op afstand te houden.
Tijdens de coronacrisis blijft het dus enkel mogelijk om digitaal te vergaderen en online te stemmen. Dit duurt in ieder geval tot 1 September 2020. Als het op dit moment nodig is om spoedeisende maatregelen te treffen, dan kan dat momenteel zonder toestemming van de ALV, tenzij het gaat om een hoger bedrag dan de ALV heeft bepaald. In dat geval is een machtiging van de voorzitter nodig.
Hoe kan er online gestemd worden?
Het online stemmen moet van tevoren aangekondigd worden aan de leden. Dit is erg belangrijk, aangezien niet alle leden zullen beschikken over de benodigdheden voor het digitaal stemmen. Indien dat het geval is bij een groot deel van de leden, kan er beter overwogen worden om de vergadering dan ook uit te stellen. Het stemmen zal gebeuren middels een digitaal platform.
Wanneer je gebruik maakt van VvE-site.nl om elektronisch te stemmen, ben je er zeker van dat je voldoet aan de regels van de VvE noodwet. VvE-site biedt een gebruiksvriendelijke applicatie met apps voor iOS en Android, zodat elektronisch stemmen zeer gemakkelijk wordt. Een automatische berekening van stemmen is inbegrepen bij deze applicatie.
