Wat doet een VvE-beheerder?
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) heeft de verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes en gedeelten van een appartementencomplex. Om deze taken goed uit te voeren, kunnen VvE’s een beheerder inschakelen. Maar wat doet zo’n beheerder precies, welke taken kun je uitbesteden en wat zijn de voor- en nadelen hiervan? In dit artikel bespreken we de verschillende vormen van VvE-beheer en de mogelijkheden voor VvE’s om (een deel van) het beheer zelf te doen.
Wat houdt VvE-beheer in?
VvE-beheer omvat het verzorgen van de financiële, administratieve en technische aspecten van een appartementencomplex. Een VvE kan er zelf voor kiezen om bepaalde taken uit te besteden aan een professionele beheerder. Veel beheerders bieden verschillende pakketten aan, zoals financieel beheer, technisch beheer en administratief beheer.
Hieronder volgen enkele taken die een VvE kan uitbesteden aan een beheerder:
- Het opstellen van de jaarlijkse begroting en jaarrekening;
- Het innen van maandelijkse VvE-bijdragen van eigenaren;
- Het organiseren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV) en het notuleren daarvan;
- Het verstrekken van informatie aan notarissen bij overdrachten van appartementsrechten;
- Het verzorgen van het (dagelijks) onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes.
Financieel beheer
Een van de belangrijkste onderdelen van VvE-beheer is het financieel beheer. Dit omvat het beheren van de financiën van de VvE, het opstellen van de begroting en het verantwoorden van de uitgaven via de jaarrekening.
Opstellen van de begroting
De begroting is een schatting van de inkomsten en uitgaven van de VvE voor het komende jaar. Een beheerder kan helpen bij het opstellen van deze begroting door rekening te houden met zaken zoals de maandelijkse bijdragen van de eigenaren, kosten voor onderhoud en verzekeringen, en eventuele reserveringen voor toekomstig groot onderhoud. De conceptbegroting wordt besproken tijdens de jaarlijkse ALV, waarna deze door de leden wordt goedgekeurd.
Incasseren van VvE-bijdragen
Elke eigenaar in een VvE betaalt maandelijks een bijdrage die bedoeld is voor het reservefonds en de lopende kosten. Dit incasseren kan door een beheerder worden gedaan, zodat de VvE er geen omkijken naar heeft. Het is wel belangrijk dat de VvE zelf controle houdt over het reservefonds en dat er gebruik wordt gemaakt van het vierogenprincipe om financiële misstanden te voorkomen.
Betalen van facturen en crediteuren
VvE’s maken regelmatig kosten voor het onderhoud van gemeenschappelijke delen, zoals trappenhuizen of de lift. Een beheerder kan het administratieve werk rond deze betalingen uit handen nemen. Ook hier is het van belang dat de VvE betrokken blijft, zodat er altijd inzicht is in de geldstromen.
Opstellen van de jaarrekening
Aan het einde van het jaar is de VvE verplicht om een jaarrekening op te stellen. Dit document geeft inzicht in de balans, inkomsten en uitgaven van het afgelopen jaar. Een beheerder kan deze taak uitvoeren, maar de kascommissie van de VvE moet altijd controleren of de cijfers kloppen. De leden van het bestuur zijn eindverantwoordelijk en moeten de jaarrekening ondertekenen.
Technisch beheer
Onderhoud van het gebouw is een verplichting van de VvE. Een beheerder kan hierbij ondersteuning bieden, vooral als het gaat om het regelen van onderhoudscontracten en het aanpakken van technische problemen.
Calamiteiten
Bij technische problemen zoals lekkages of een kapotte lift kan een beheerder snel actie ondernemen. Veel beheerders hebben calamiteitenhulp opgenomen in hun dienstenpakket, wat betekent dat ze 24/7 bereikbaar zijn voor noodgevallen. Dit ontlast de VvE en zorgt ervoor dat problemen snel worden opgelost.
Periodiek onderhoud
De VvE moet reserveren voor toekomstig onderhoud. Vaak wordt hiervoor een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld, waarin duidelijk staat welk onderhoud wanneer moet plaatsvinden. Een beheerder kan helpen bij het opstellen en bijhouden van dit plan, zodat de VvE niet voor verrassingen komt te staan.
Administratief beheer
Het administratieve beheer van een VvE kan tijdrovend zijn. Een beheerder kan hierbij helpen door onder andere de volgende taken op zich te nemen:
Organiseren van de Algemene Ledenvergadering (ALV)
Een VvE is verplicht om minstens één keer per jaar een ALV te organiseren. Tijdens deze vergadering worden belangrijke besluiten genomen over het beheer van het pand. Een beheerder kan de organisatie van de vergadering regelen, inclusief het opstellen van de agenda en het notuleren van de afspraken. Ook kan de beheerder de vergadering voorzitten, indien gewenst.
Ledenadministratie
Elke nieuwe eigenaar van een appartement wordt automatisch lid van de VvE. De beheerder kan de ledenadministratie bijhouden, zodat altijd duidelijk is wie er deel uitmaakt van de VvE en welke contactgegevens beschikbaar zijn.
Voordelen van het uitbesteden van VvE-beheer
Het uitbesteden van VvE-beheer aan een professionele partij brengt verschillende voordelen met zich mee:
- Tijdswinst: Bestuursleden hoeven minder tijd te besteden aan administratieve en technische taken, wat hen in staat stelt zich op andere zaken te richten.
- Expertise: Beheerders hebben vaak veel ervaring met het beheren van VvE’s en kunnen problemen snel en efficiënt aanpakken.
- Continuïteit: Bij wisselingen in het bestuur zorgt een beheerder voor continuïteit in het beheer.
Nadelen van het uitbesteden van VvE-beheer
Aan het uitbesteden van VvE-beheer zitten echter ook nadelen:
- Kosten: Het inschakelen van een beheerder brengt kosten met zich mee. Deze kunnen variëren afhankelijk van het dienstenpakket en de grootte van de VvE.
- Afhankelijkheid: Wanneer je veel taken uitbesteedt, wordt de VvE afhankelijk van de beheerder. Dit kan een probleem zijn als de dienstverlening niet naar verwachting is.
- Minder betrokkenheid: Bestuursleden die taken uitbesteden, kunnen minder betrokken raken bij het beheer van de VvE, wat kan leiden tot een gebrek aan controle en inzicht.
Zelf VvE-beheer doen met behulp van VvE.nl
Voor VvE’s die (een deel van) het beheer zelf willen uitvoeren, biedt de VvE.nl-app een krachtig platform om het beheer te centraliseren en te vereenvoudigen. De app biedt functies die het mogelijk maken om de communicatie, documentatie en boekhouding van de VvE effectief te beheren.
Communicatie en betrokkenheid
De VvE.nl-app verbetert de communicatie binnen de VvE aanzienlijk. Via de app kunnen alle eigenaren op de hoogte worden gehouden van belangrijke gebeurtenissen en mededelingen, met de mogelijkheid om push-notificaties te sturen. Dit zorgt voor directe en efficiënte communicatie, waardoor er meer betrokkenheid ontstaat.
Daarnaast kunnen eigenaren eenvoudig berichten met bijlagen, zoals foto’s of documenten, delen. Dit maakt het veel gemakkelijker om relevante informatie met elkaar te delen, zoals onderhoudsplannen of notulen van vergaderingen.
Documenten centraal beheren
Een veelvoorkomend probleem binnen VvE’s is dat belangrijke documenten verspreid zijn over verschillende e-mailaccounts of computers. Met de VvE.nl-app kunnen alle VvE-documenten veilig in de cloud worden opgeslagen. De app biedt onbeperkte opslagruimte en de mogelijkheid om mappenstructuren aan te maken zodat alle leden gemakkelijk toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Bovendien worden de bestanden veilig opgeslagen met AES-256 encryptie, wat zorgt voor AVG-conformiteit.
Ledenadministratie
De app biedt ook uitgebreide ledenadministratie. Elke eigenaar kan een persoonlijk account aanmaken, waarbij hun gegevens overzichtelijk worden beheerd. Dit is essentieel voor het bijhouden van betalingen en voor het naleven van wettelijke verplichtingen. Daarnaast kunnen eigenaren zelf instellen welke gegevens zichtbaar zijn voor andere leden en hoe vaak ze notificaties willen ontvangen.
Agenda en digitaal stemmen
De VvE-agenda in de app maakt het makkelijk om afspraken en vergaderingen te plannen. Alle belangrijke gebeurtenissen, zoals onderhoud en jaarlijkse vergaderingen, worden overzichtelijk in de agenda weergegeven. Eigenaren kunnen deze gebeurtenissen zelfs synchroniseren met hun persoonlijke agenda, zoals Google Calendar.
Het stemmen tijdens VvE-vergaderingen kan ook digitaal worden gedaan via de app. Dit is een handige functie, vooral als fysieke vergaderingen lastig zijn te organiseren. Tijdens stemrondes kunnen eigenaren hun stem uitbrengen via de app, en de resultaten worden direct automatisch berekend.
VvE-boekhouding
Eén van de nieuwste functies van de VvE.nl-app is de geïntegreerde boekhoudmodule. Hiermee kunnen VvE’s hun boekhouding volledig digitaal beheren. De app heeft een koppeling met de meeste banken in Europa, waardoor transacties automatisch worden bijgehouden. De balans en resultatenrekening worden direct bijgewerkt, wat betekent dat de VvE altijd een up-to-date overzicht heeft van de financiële situatie. Daarnaast kunnen terugkerende facturen voor bijvoorbeeld de maandelijkse VvE-bijdrage automatisch worden gegenereerd.
Conclusie
VvE-beheer is een breed takenpakket dat financiële, administratieve en technische aspecten omvat. Een professionele beheerder kan veel taken uit handen nemen, maar het is belangrijk om als VvE betrokken te blijven bij het proces. Er zijn duidelijke voordelen aan het uitbesteden van VvE-beheer, zoals tijdswinst en expertise, maar er zijn ook nadelen zoals de kosten en afhankelijkheid. Door gebruik te maken van online platforms zoals VvE.nl kan een VvE zelf (een deel van) het beheer efficiënt uitvoeren.