Als je bent aangesloten bij een VvE dan vindt er tenminste één keer per jaar een VvE vergadering plaats. Naast deze verplichte VvE vergadering is het uiteraard mogelijk dat er meerdere vergaderingen plaats zullen vinden. Hoe gaat zo’n VvE vergadering nu precies in zijn werk, waar moet het aan voldoen en hoe zit het precies met deze VvE vergadering tijdens de coronacrisis?
Hoe komt een VvE vergadering tot stand?
Een vergadering moet altijd schriftelijk worden aangekondigd en is voorzien van een datum, tijd en een locatie. Wanneer aan alle verplichte formaliteiten wordt voldaan, zoals onder andere het aanhouden van de juiste oproeptermijn, is de vergadering rechtsgeldig. Alle leden mogen hun stem uitbrengen. Wanneer iemand niet aanwezig kan zijn, kan er een volmacht worden afgegeven. Sinds 2017 is het ook rechtsgeldig om digitaal je stem uit te brengen. Dit gaat door middel van een online platform die aan alle vereisten voldoet volgende de AVG/GDPR en die een online videovergadering mogelijk maakt.
Voor de algemene ledenvergadering geldt dat hij binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar plaats dient te vinden. Tijdens de coronacrisis gelden afwijkende regels, zo kan de vergadering bijvoorbeeld met maximaal 6 maanden worden opgeschoven. Ook is het op dit moment alleen mogelijk om digitaal te vergaderen en te stemmen. Bijeenkomsten zijn niet toegestaan, dus ook vergaderingen kunnen daardoor niet fysiek plaatsvinden.
Waar moet deze ALV aan voldoen?
Het is verplicht om minstens één keer per jaar een vergadering te laten plaatsvinden. Tijdens deze bijeenkomst wordt de jaarrekening en het jaarverslag gepresenteerd. Om rechtsgeldige besluiten te nemen tijdens de Algemene ledenvergadering moeten voldoende stemmen vertegenwoordigd zijn. Als het quorum niet gehaald wordt, kan de ALV geen rechtsgeldige besluiten nemen, daarom is het dus van belang dat er hoe dan ook gestemd wordt.
Leden kunnen zelf ook agendapunten aandragen. Wanneer één van de eigenaren dit 7 dagen vóór de ALV aanvraagt, dan is het bestuur verplicht om deze te agenderen. Is iemand dus te laat het met aandragen van zo’n agendapunt? Dan kan er alsnog besloten worden het te agenderen (maar dit is niet verplicht), echter is het genomen besluit dan vernietigbaar. Wordt er een besluit genomen over een niet van tevoren geagendeerd punt? Dan is dat besluit altijd vernietigbaar. De leden moeten namelijk op tijd op de hoogte worden gebracht van het te bespreken agendapunt, zodat ze zich erop voor kunnen bereiden.
VvE vergadering tijdens de coronacrisis
Tijdens deze crisis, die is begonnen vanaf Maart 2020, geldt er een noodwetgeving voor VvE’s. In deze noodwet staat dat er onder andere digitaal vergaderd kan worden tot en met 1 September 2020. Ook vervalt hierbij de verplichting van het plaats laten vinden binnen 6 maanden na het laatste boekjaar. De vergadering mag namelijk maximaal 6 maanden worden uitgesteld. Mocht het nodig zijn, dan kan het recht op digitaal vergaderen na 1 September verlengd worden.
Voor een digitale ALV is het belangrijk dat er voldaan wordt aan een aantal belangrijke voorwaarden. Zo moet de normale oproepingstermijn aangehouden worden en moet er in de uitnodiging vermeld staan dat fysieke aanwezigheid niet mogelijk is. Zo weten de leden dat de vergadering digitaal plaats zal vinden. Ook moet in de uitnodiging vermeld staan dat de leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de agendapunten. Daarnaast is het belangrijk dat de leden op de hoogte zijn van de manier van stemmen, welke dus digitaal zal plaatsvinden.
Lees hier alles over deze Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid die op 22 April tot stand is gekomen.
Helaas zijn veel ouderen (nog) niet in het bezit van de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. Als er dus veel oudere leden in de VvE zitten, dan kan het beter zijn om de vergadering uit te stellen en te wachten tot fysiek vergaderen en stemmen weer mogelijk is.
