Ieder jaar vindt er een ledenvergadering plaats binnen de VvE. Maar hoe gaat dit nu in combinatie met Corona? Op dit moment zijn bijeenkomsten namelijk verboden, waardoor ook de ledenvergadering niet op de normale manier kan plaatsvinden. Toch zijn er wel manieren om een ledenvergadering vorm te geven in deze tijd. Je leest er alles over in dit artikel.

Twee opties voor het organiseren van de ledenvergadering

Door Corona is het op dit moment niet mogelijk om een fysieke bijeenkomst te organiseren. Een ledenvergadering van de VvE valt hier ook onder. Echter is de algemene ledenvergadering wel een belangrijk moment voor de VvE, want tijdens deze vergadering worden er nieuwe besluiten genomen. Met die reden is er een speciale noodwetgeving gekomen, waarbij VvE’s twee mogelijkheden hebben: de jaarrekening met maximaal zes maanden uitstellen en online vergaderen en tijdens deze online vergadering besluiten nemen.

Hoe gaat online vergaderen met de VvE in zijn werk?

Door de noodwetgeving is het nu toegestaan om online te vergaderen met de VvE, maar hier hangen wel een aantal voorwaarden aan. Dit zijn de volgende voorwaarden:

• De oproepingstermijn die in de akte van splitsing staat moet in acht worden genomen.
• In de uitnodiging voor de vergadering moet staan dat er geen fysieke bijeenkomst plaatsvindt, maar dat de leden online bij elkaar komen. Volgens de noodwet moeten leden de vergadering kunnen volgen via online mogelijkheden, zoals een video stream, telefonisch inbellen of een online vergaderapp.
• Ook moet in de uitnodiging worden opgenomen dat de VvE leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen insturen over de agendapunten.
• Het bestuur moet ervoor zorgen dat het mogelijk is dat de VvE leden tijdens de vergadering vragen kunnen stellen, welke ook tijdens de vergadering beantwoord moeten worden.
• Er moet worden vastgelegd hoe VvE leden kunnen stemmen.

Hoe kan er gestemd worden in de online VvE vergadering?

Tijdens de online vergadering van de VvE kunnen leden stemmen via de online communicatiemiddelen. Maar het bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat leden vooraf aan de vergadering moeten stemmen. Wel is het een vereist dat de stemmen geïdentificeerd kunnen worden, zodat de voorzitter kan inzichtelijk kan maken wie welke stem heeft uitgebracht. Hierdoor verloopt de stemming op een betrouwbare manier. Het identificeren van stemmen kan worden gedaan met behulp van bijvoorbeeld mailadressen of telefoonnummers van de stemgerechtigden.

VvE-site.nl biedt alle hulpmiddelen voor uw online VvE vergadering en voldoet aan de (nood)wetgeving. Je kunt VvE-site 30 dagen gratis uitproberen.

Wat als online vergaderen niet mogelijk is?

In sommige gevallen is online vergaderen niet (voor alle leden) mogelijk. Bijvoorbeeld omdat niet alle leden de kennis of de middelen hebben om deel te kunnen nemen aan de online vergaderingen. In dit geval kan een lid iemand anders machtigen om een stem uit te brengen. Maar het bestuur kan er bij zaken waar geen spoed achter zit, ook voor kiezen om de vergadering uit te stellen tot fysieke bijeenkomsten wel weer toegestaan zijn.

Toch zijn er ook gevallen te bedenken waarbij vergaderen noodzakelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij er dringend onderhoud uitgevoerd moet worden, zoals bij een lekkage. De leden moeten in dit geval via de ledenvergadering toestemming verlenen voor noodzakelijk onderhoud.

Wat als je de ledenvergadering uitstelt en de jaarrekening verlengt?

In de modelreglementen van de VvE staat dat de algemene ledenvergadering binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Het boekjaar loopt over het algemeen gelijk aan het kalenderjaar. In dit geval betekent het dat de ledenvergadering voor 1 juli moet plaatsvinden. Op deze manier kan de jaarrekening op tijd worden goedgekeurd en de begroting worden vastgesteld. Door Corona is de termijn voor het vaststellen van de jaarrekening met 6 maanden verlengd. Dit betekent dat het bevestigen van de jaarrekening dus niet per se online plaats hoeft te vinden. Een VvE kan er voor kiezen om te wachten tot de beperkingen rondom Corona worden verminderd. Wel is het goed om in het achterhoofd te houden dat het onzeker is wanneer de beperkingen worden verminderd en dat het dus verstandig kan zijn om de ledenvergadering online te organiseren.