Hoe gaat de besluitvorming in een VvE en wanneer is deze geldig?

Besluitvorming binnen een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een essentieel onderdeel van het beheer en de organisatie van een appartementencomplex. Het gaat niet alleen om het nemen van beslissingen, maar ook om het waarborgen van de rechtsgeldigheid ervan. In deze blog bespreken we hoe de besluitvorming in een VvE werkt, wat de spelregels zijn, en wanneer besluiten geldig zijn.

De basis: Algemene Ledenvergadering (ALV)

De besluitvorming in een VvE vindt voornamelijk plaats tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV). Dit is het hoogste besluitvormende orgaan binnen de VvE, waar eigenaren samenkomen om belangrijke zaken te bespreken en besluiten te nemen. Onderwerpen variëren van het vaststellen van de begroting tot het uitvoeren van groot onderhoud of het wijzigen van het huishoudelijk reglement.

Uitnodiging en agenda Om besluiten rechtsgeldig te laten zijn, moet de vergadering correct worden voorbereid. Dit begint met een uitnodiging aan alle leden, inclusief een duidelijke agenda. Volgens de wet en het modelreglement moet de uitnodiging minimaal 14 dagen van tevoren worden verstuurd. Alleen onderwerpen die op de agenda staan, kunnen tijdens de vergadering worden besproken en besloten.

Stemrecht en quorum

Stemrecht In de meeste VvE’s heeft elke eigenaar stemrecht, waarbij het aantal stemmen vaak wordt bepaald op basis van het breukdeel in de splitsingsakte. Dit betekent dat een eigenaar van een groter appartement vaak meer stemrecht heeft dan iemand met een kleiner appartement.

Quorum Voor de geldigheid van besluiten is vaak een quorum vereist. Dit betekent dat een minimumpercentage van de stemmen aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn tijdens de vergadering. Als er onvoldoende quorum is, kan de vergadering geen besluiten nemen. In dat geval kan er een tweede vergadering worden gepland, waarbij in veel gevallen geen quorum meer nodig is om besluiten te nemen.

Soorten besluiten en stemverhoudingen

Binnen de VvE zijn er verschillende soorten besluiten die elk een andere meerderheid vereisen:

  1. Eenvoudige meerderheid Voor reguliere besluiten, zoals het goedkeuren van de jaarrekening of de begroting, is meestal een eenvoudige meerderheid (50% + 1 van de stemmen) voldoende.

  2. Gekwalificeerde meerderheid Voor zwaardere besluiten, zoals groot onderhoud of het wijzigen van het huishoudelijk reglement, is vaak een gekwalificeerde meerderheid nodig. Dit kan bijvoorbeeld tweederde of driekwart van de stemmen zijn.

  3. Unanimiteit Voor ingrijpende wijzigingen, zoals het aanpassen van de splitsingsakte, is unanimiteit vereist. Dit betekent dat alle eigenaren akkoord moeten gaan.

De exacte vereisten zijn vastgelegd in het splitsingsreglement en de wet.

Volmachten en vertegenwoordiging

Eigenaren die niet aanwezig kunnen zijn tijdens de ALV, hebben de mogelijkheid om iemand te machtigen om namens hen te stemmen. Dit moet schriftelijk gebeuren. Het is belangrijk dat de volmacht expliciet is, zodat duidelijk is voor welke onderwerpen de gemachtigde mag stemmen.

Sommige splitsingsreglementen beperken het aantal volmachten dat een persoon mag hebben om te voorkomen dat één individu te veel invloed uitoefent op de besluitvorming.

Vastlegging van besluiten

Om besluiten rechtsgeldig te maken, is een correcte vastlegging essentieel. Dit gebeurt in de notulen van de ALV. De notulen moeten een overzicht geven van de besproken onderwerpen, de genomen besluiten, en de stemverhoudingen. Ze worden vaak tijdens de volgende vergadering vastgesteld en door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Het is aan te raden om notulen digitaal op te slaan in een centrale omgeving, zoals het VvE-portaal van vve.nl, zodat alle leden gemakkelijk toegang hebben.

Niet elk VvE-besluit is geldig

Er zijn veel regels waar een VvE zich aan moet houden om geldige besluiten te nemen. Deze regels staan beschreven in de splitsingsakte en de wet. Als een besluit in strijd is met deze regels, kan het ongeldig zijn. Er zijn twee typen ongeldige besluiten:

  1. Nietige besluiten Een besluit is nietig als het in strijd is met de wet of de splitsingsakte. Dit betekent dat het besluit juridisch gezien nooit heeft bestaan. Voorbeelden zijn besluiten waarbij de stemverhouding niet klopt of als een afwijkende kostenverdeling wordt afgesproken. Nietige besluiten hoeven niet uitgevoerd te worden, maar als hierover een geschil ontstaat, kan de rechter gevraagd worden om het besluit nietig te verklaren. Hiervoor geldt geen termijn.

  2. Vernietigbare besluiten Een vernietigbaar besluit blijft geldig totdat een rechter het vernietigt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als het besluit in strijd is met redelijkheid en billijkheid, het huishoudelijk reglement, of als er fouten zijn gemaakt bij de oproeptermijn, agendering, of stemprocedures. Voor vernietiging moet binnen een maand na kennisname van het besluit een verzoek worden ingediend bij de rechter.

Het is belangrijk dat de VvE zorgvuldig omgaat met de besluitvorming om ongeldige besluiten te voorkomen. Transparantie, goede voorbereiding, en naleving van de regels zijn daarbij cruciaal.

Conclusie

Besluitvorming binnen een VvE draait om zorgvuldigheid en samenwerking. Door te voldoen aan de wettelijke en reglementaire eisen kunnen besluiten niet alleen effectief, maar ook rechtsgeldig zijn. Een goed georganiseerde ALV en een correcte vastlegging van besluiten zorgen voor een soepele gang van zaken en versterken het vertrouwen binnen de VvE. Gebruik tools zoals software van VvE.nl om het proces verder te professionaliseren en toegankelijk te maken voor alle leden.

 

Uitgelichte partners:

Lees ook:

Blijf op de hoogte

Het laatste VvE.nl nieuws in jouw mailbox. Meld je nu aan voor de VvE.nl nieuwsbrief!