Verenigingen van Eigenaren, besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen, verenigingen, coöperaties en andere privaatrechtelijke rechtspersonen mogen binnenkort weer volledig digitaal vergaderen. Dit is mogelijk gemaakt door een nieuw wetsvoorstel van demissionair minister Weerwind voor Rechtsbescherming. Tijdens de coronapandemie was digitaal vergaderen tijdelijk toegestaan, maar nu wordt dit opnieuw en permanent toegestaan. Het wetsvoorstel is nog niet definitief en zal binnenkort naar de Tweede Kamer worden gestuurd. De verwachte ingangsdatum is 1 januari 2025
Belangrijkste punten:
- Verenigingen van Eigenaren en andere privaatrechtelijke rechtspersonen mogen binnenkort volledig digitaal vergaderen
- Een nieuw wetsvoorstel maakt dit mogelijk en wordt binnenkort naar de Tweede Kamer gestuurd
- Voldoende draagvlak en goede informatieverstrekking zijn vereist voor volledig digitaal vergaderen
- Volledig digitaal vergaderen biedt voordelen zoals laagdrempelige besluitvorming en vermindering van regeldruk
Voorwaarden voor digitaal vergaderen
Om volledig digitaal te mogen vergaderen, moet er voldoende draagvlak zijn onder leden of aandeelhouders. Daarnaast moeten deelnemers goed geïnformeerd worden over de toegang tot een digitale vergadering.
Een volledig digitale vergadering moet plaatsvinden via een middel waarmee deelnemers geïdentificeerd kunnen worden en kunnen stemmen.
Verder vereenvoudigt het wetsvoorstel ook de elektronische oproep voor een algemene vergadering, bijvoorbeeld via e-mail. Deze voorwaarden zorgen ervoor dat digitale vergaderingen goed kunnen verlopen en dat alle deelnemers actief kunnen deelnemen en stemmen.
Voordelen van digitaal vergaderen
Het toestaan van volledig digitaal vergaderen brengt verschillende voordelen met zich mee voor organisaties. Dit maakt vergaderen en besluitvorming laagdrempeliger en vermindert de regeldruk voor het bedrijfsleven. Tijdens de coronapandemie is gebleken dat volledig digitaal vergaderen door veel rechtspersonen als succesvol werd ervaren. Het maakt het mogelijk om snel en efficiënt besluiten te nemen zonder fysieke bijeenkomsten.
Vooral voor Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) en andere privaatrechtelijke rechtspersonen die verplicht zijn om minimaal één keer per jaar met hun leden of aandeelhouders te vergaderen, biedt het wetsvoorstel uitkomst. Het stelt hen in staat om volledig digitaal te vergaderen en te profiteren van de voordelen van digitale communicatiemiddelen.
Vergadermodule binnen VvE.nl
VvE.nl heeft een online vergadermodule ontwikkeld waarbij aan alles is gedacht om uw VvE vergadering vlekkeloos te laten verlopen. Denk aan Videovergaderen, Direct notuleren, Presentielijst, Actielijst, Besluitenlijst.
En natuurlijk Digitaal stemmen. Ook wanneer u met de VvE fysiek vergadert hoeft u met VvE-site geen papieren stembriefjes meer uit te delen. Eigenaren stemmen via de app en de uitslag wordt direct berekend.
Conclusie
Het nieuwe wetsvoorstel van demissionair minister Weerwind voor Rechtsbescherming maakt binnenkort volledig digitaal vergaderen weer mogelijk voor verschillende rechtspersonen. Dit heeft vooral betrekking op Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) en andere privaatrechtelijke rechtspersonen die verplicht zijn om jaarlijks te vergaderen.
Het wetsvoorstel moet nog definitief worden goedgekeurd en zal binnenkort naar de Tweede Kamer worden gestuurd. De wijzigingen van Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek (BW) gaan naar verwachting in op 1 januari 2025. Hiermee wordt een tijdelijke coronamaatregel omgezet in een permanente oplossing. Door volledig digitaal vergaderen toe te staan, kunnen rechtspersonen sneller en efficiënter besluiten nemen zonder fysieke bijeenkomsten. Dit is vooral gunstig voor VvE’s en andere privaatrechtelijke rechtspersonen die minimaal één keer per jaar met hun leden of aandeelhouders moeten vergaderen.
