Het wijzigen van de splitsingsakte kan een ingrijpende maar soms noodzakelijke stap zijn voor Verenigingen van Eigenaars (VvE’s). In dit artikel gaan we in op de redenen om een splitsingsakte te wijzigen, de aandachtspunten bij zo’n wijziging en de stappen die je als VvE kunt nemen om dit proces succesvol te doorlopen.
1. Wanneer is een wijziging van de splitsingsakte nodig?
Er zijn verschillende situaties waarin een wijziging van de splitsingsakte wenselijk of zelfs verplicht kan zijn. Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen:
Veranderingen in de appartementenindeling: Als bijvoorbeeld een eigenaar besluit om zijn appartement op te splitsen in meerdere eenheden, vereist dit vaak een aanpassing in de splitsingsakte. Dezelfde regel geldt voor samenvoeging van appartementen.
Bouwkundige aanpassingen: Bij ingrijpende renovaties of verbouwingen die de indeling van het gebouw veranderen, kan de splitsingsakte gewijzigd moeten worden. Dit kan nodig zijn om de eigendomsrechten opnieuw te verdelen, zeker wanneer nieuwe gemeenschappelijke ruimtes ontstaan of worden opgesplitst.
Herziening van de breukdelen: Soms ontstaat de wens om de verdeling van de servicekosten of het stemrecht aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld omdat de huidige verdeling niet meer in verhouding staat tot het gebruik van de gemeenschappelijke voorzieningen.
Aanpassingen in het huishoudelijk reglement: Soms staan er zaken in de splitsingsakte die je liever in een aangepast huishoudelijk reglement zou willen opnemen. In dat geval moet je de splitsingsakte aanpassen om de bevoegdheden in de juiste regels te verdelen.
2. Aandachtspunten bij het wijzigen van de splitsingsakte
Een wijziging in de splitsingsakte is niet zomaar door te voeren en vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Let vooral op de volgende aandachtspunten:
Unanieme goedkeuring van de eigenaren: Voor een wijziging van de splitsingsakte is meestal een unanieme goedkeuring van de VvE-leden vereist. Dit betekent dat alle eigenaren akkoord moeten gaan. Bij gebreke daarvan is een gerechtelijke procedure nodig.
Kosten en notariële betrokkenheid: Een wijziging moet via een notaris plaatsvinden en gaat gepaard met kosten, zoals notariskosten en de kosten voor het inschrijven van de gewijzigde splitsingsakte in het Kadaster.
Invloed op hypotheek en verzekering: Een wijziging van de splitsingsakte kan effect hebben op de hypotheekovereenkomsten van de individuele eigenaren en op de verzekeringen die op het gebouw rusten. Sommige hypotheekverstrekkers willen eerst akkoord geven voordat ze instemmen met de wijziging.
Juridische en technische haalbaarheid: Niet elke gewenste wijziging kan juridisch of bouwkundig zomaar worden uitgevoerd. Het is verstandig om een jurist en een bouwkundig adviseur te raadplegen om te bekijken of de gewenste wijzigingen haalbaar en verstandig zijn.
3. Stappen voor het wijzigen van de splitsingsakte
Hieronder volgt een overzicht van de stappen die een VvE moet doorlopen bij het wijzigen van de splitsingsakte:
Stap 1: Inventariseren van de gewenste wijzigingen
Begin met het in kaart brengen van de gewenste wijzigingen. Zorg dat alle eigenaren op de hoogte zijn van de redenen en de implicaties van de wijziging. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een bijeenkomst organiseren om draagvlak te peilen en iedereen dezelfde informatie te geven.
Stap 2: Raadpleeg een notaris
Een wijziging van de splitsingsakte kan uitsluitend via de notaris plaatsvinden. De notaris kan adviseren over de juridische gevolgen en over het opstellen van een nieuwe akte. Zoek bij voorkeur een notaris die ervaring heeft met VvE’s en appartementsrechten.
Stap 3: Stemmen tijdens de ledenvergadering
Organiseer een formele ledenvergadering waarin de wijziging op de agenda staat. Omdat een wijziging van de splitsingsakte vaak unaniem moet worden goedgekeurd, is het belangrijk dat alle leden aanwezig zijn of via een schriftelijke volmacht hun stem uitbrengen.
Stap 4: Het opstellen en ondertekenen van de nieuwe splitsingsakte
Wanneer de leden hebben ingestemd, zal de notaris de nieuwe splitsingsakte opstellen. Hierin worden de gewijzigde bepalingen vastgelegd. Alle eigenaren moeten deze akte ondertekenen, en het kan zijn dat ook hypotheekverstrekkers hun akkoord moeten geven.
Stap 5: Inschrijving bij het Kadaster
Zodra de nieuwe akte is opgesteld en ondertekend, schrijft de notaris deze in bij het Kadaster. Hiermee wordt de wijziging officieel en openbaar geregistreerd. De inschrijving in het Kadaster is essentieel om de nieuwe afspraken rechtsgeldig te maken.
Stap 6: Communicatie met verzekeraars en hypotheekverstrekkers
Na de wijziging is het belangrijk om alle relevante partijen, zoals de hypotheekverstrekkers van de individuele eigenaren en de verzekeraar van de VvE, op de hoogte te brengen van de veranderingen.
4. Alternatieve oplossingen voor wijzigingen
In sommige gevallen is een wijziging van de splitsingsakte niet per se noodzakelijk en kunnen er alternatieve oplossingen worden overwogen:
Aanpassing huishoudelijk reglement: Voor sommige kleinere veranderingen, zoals het vaststellen van bepaalde gedragsregels of het invoeren van bepaalde voorzieningen, kan een wijziging van het huishoudelijk reglement volstaan. Dit kan eenvoudiger zijn dan een splitsingsakte wijzigen.
Gebruik van een aparte overeenkomst: Soms kan een aparte overeenkomst tussen de betrokken eigenaren worden opgesteld, bijvoorbeeld om kostenverdelingen tijdelijk aan te passen. Let wel op dat dit alleen werkt bij tijdelijke afspraken en niet hetzelfde juridische gewicht heeft als een splitsingsaktewijziging.
5. Conclusie
Het wijzigen van de splitsingsakte is een proces dat zorgvuldigheid en unanimiteit vereist. Het vraagt om een goede voorbereiding, draagvlak bij de leden, en deskundige begeleiding van een notaris. Door de juiste stappen te nemen, kan een VvE er echter voor zorgen dat de splitsingsakte in lijn blijft met de huidige situatie en toekomstplannen van de eigenaren.
