Hoe richt je een actieve VvE op? Stappenplan voor Eigenaren.

Bij de aankoop van een appartement word je automatisch lid van de Vereniging van Eigenaren (VvE). Toch betekent dit niet altijd dat de VvE actief is. In sommige gevallen moet je de VvE zelf oprichten of activeren. Maar wat moet je dan precies regelen? In deze blog leggen we uit welke stappen je moet nemen en hoe vve.nl je hierbij kan helpen.

Waarom een actieve VvE belangrijk is

Een actieve VvE is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook essentieel voor het onderhoud en de waarde van je appartement. Zonder actieve VvE kunnen er problemen ontstaan bij onderhoud, verzekeringen en de verkoop van een appartement. Een goed functionerende VvE zorgt ervoor dat alle gezamenlijke belangen worden beheerd en de financiële gezondheid van het gebouw gewaarborgd blijft.

Stap 1: Controleer of er een VvE en een splitsingsakte bestaat

Voordat je een VvE kunt activeren, moet je controleren of er een splitsingsakte is. Dit is een notarieel document waarin de appartementsrechten zijn vastgelegd en waarin de VvE officieel wordt opgericht.

• Splitsingsakte aanwezig: Als er een splitsingsakte is, bestaat de VvE juridisch gezien al en moet je deze alleen activeren (zie de volgende stappen).
• Geen splitsingsakte? Dan moet deze eerst worden opgesteld door een notaris. Dit proces omvat:
  1. Opstellen van een concept-splitsingsakte, waarin de verdeling van het gebouw in appartementsrechten wordt vastgelegd.
  2. Opstellen van een splitsingstekening, waarop te zien is welke delen van het gebouw privé en welke gemeenschappelijk zijn.
  3. Passeren van de splitsingsakte bij de notaris, waarna deze wordt ingeschreven in het Kadaster.

Zonder een splitsingsakte kan er geen VvE worden opgericht, en dus ook geen VvE-bijdrage worden geïnd of onderhoud gezamenlijk worden geregeld.

Stap 2: Inschrijving van de VvE bij de Kamer van Koophandel

Elke VvE moet ingeschreven zijn bij de KVK. Dit zorgt ervoor dat de VvE als rechtspersoon kan handelen, bijvoorbeeld bij het openen van een bankrekening en het afsluiten van verzekeringen. De inschrijving bevat gegevens over de vereniging, zoals de naam, het adres en de bestuurders.

Stap 3: Openen van een VvE-bankrekening

Voor het innen van de VvE-bijdragen en het betalen van gezamenlijke kosten is een aparte bankrekening op naam van de VvE noodzakelijk. Banken stellen hier specifieke eisen aan, zoals een inschrijving bij de KVK en een kopie van de splitsingsakte.

Stap 4: Verzekeringen afsluiten

Een VvE is verplicht om een opstalverzekering af te sluiten. Daarnaast kunnen aanvullende verzekeringen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering of een rechtsbijstandsverzekering, verstandig zijn.

Stap 5: Opstellen van een begroting en bepalen van de VvE-bijdrage

Een actieve VvE moet beschikken over een financiële planning. Dit betekent dat er een begroting moet worden opgesteld en dat de maandelijkse of jaarlijkse VvE-bijdrage wordt vastgesteld. Deze bijdrage wordt gebruikt voor onderhoud, verzekeringen en reserveringen voor toekomstige kosten.

Stap 6: Opstellen van een huishoudelijk reglement (optioneel)

Naast de splitsingsakte kan een VvE ook een huishoudelijk reglement opstellen. Hierin worden aanvullende regels vastgelegd over het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes, gedragsregels en bijvoorbeeld regels rondom verhuur van appartementen.

• Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen uit de splitsingsakte tegenspreken.
• Dit reglement wordt vaak in een Algemene Ledenvergadering (ALV) vastgesteld en kan met een eenvoudige meerderheid worden gewijzigd.

Een huishoudelijk reglement is niet verplicht, maar kan veel discussies voorkomen en bijdragen aan een prettig woonklimaat.

Stap 7: Notulen en besluitvorming

Alle belangrijke besluiten binnen de VvE moeten formeel worden vastgelegd in notulen. Denk hierbij aan afspraken over het beheer, het onderhoud en de financiën van de VvE. Dit zorgt voor transparantie en voorkomt discussies achteraf.

Stap 8: Opstellen van een VvE Verkoopdossier

Bij de verkoop van een appartement moeten kopers inzicht krijgen in de financiële situatie van de VvE. Dit betekent dat er een verkoopdossier moet worden samengesteld met alle relevante documenten, zoals:

• De splitsingsakte
• Het huishoudelijk reglement (indien aanwezig)
• De jaarrekening
• De notulen van de laatste vergadering

Ondersteuning VvE.nl

Het oprichten en activeren van een VvE brengt veel regelwerk met zich mee. Bij VvE.nl helpen we je graag op weg met deskundig advies. Wij beantwoorden al je vragen en zorgen ervoor dat je precies weet wat er nodig is om je VvE correct en efficiënt op te richten en te activeren.

💡 Hulp nodig? Neem contact met ons op en wij denken graag met je mee!

Zie: www.vve.nl