Als je te maken hebt met een VvE is het handig om te weten wie er precies in het bestuur zit en wat zij precies moeten doen. Het bestuur bestaat sowieso altijd uit minstens 1 persoon, maar dit kunnen er uiteraard ook meer zijn. In dat geval worden deze personen een bepaalde rol toegewezen, zodat de taakverdeling voor iedereen duidelijk is. In dit artikel leggen we je graag uit wat het bestuur precies doet en welke rollen er worden toegewezen.
Hoe komt het bestuur tot stand?
Leden en niet leden van de VvE kunnen zich verkiesbaar stellen om in het bestuur deel te nemen. De persoon met de meeste stemmen wordt bestuurder. Worden er meerdere bestuurders gekozen, dan wordt er door henzelf een voorzitter, secretaris en penningmeester benoemd. De benoeming van het bestuur is voor onbepaalde tijd geldig en leden van het bestuur kunnen door de vergadering tevens worden geschorst en ontslagen.
Ook is het zo dat de meeste VvE’s beschikken over 2 voorzitters. Een daarvan is de voorzitter van de vergadering en de andere is de voorzitter van het bestuur. De voorzitter van de vergadering is hierbij degene die de vergadering voorzit en die tevens gemachtigd is om het bestuur te vervangen indien nodig. De voorzitter van bestuur zorgt er daarentegen voor dat de gemaakte afspraken tijdens de vergadering, ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Wanneer het bestuur uit meerdere personen bestaat, kan een persoon beide voorzitterstaken op zich nemen.
Hoe zit het met de taken van het bestuur?
De voorzitter is degene die de bestuursvergaderingen leidt. Tevens is diegene het eerste aanspreekpunt voor de leden van de VvE. De voorzitter is ook degene die overeenkomsten namens de VvE aangaat. De secretaris verzorgt de ledenadministratie en gaat over de communicatie met de leden. Ook archiveert en notuleert de secretaris alles van de vergaringen. De penningmeester is degene die de administratie bijhoudt, de financiën beheert en de jaarrekening opstelt. Het bestuur kan besluiten om alle taken of een gedeelte daarvan aan een beheerder of beheerderskantoor uit te besteden.
Verder zijn er nog een aantal taken waar het bestuur van de VvE zich mee bezig dient te houden. Hier onder hebben we de belangrijkste taken op een rijtje gezet:
- Het organiseren en notuleren van vergaderingen
- Het opstellen van de balans, exploitatierekening en de jaarstukken van het afgelopen boekjaar en het opstellen van de begroting voor komend jaar
- Het toezien op het uitvoeren van de genomen besluiten tijdens de vergadering
- Het afsluiten van verzekeringen
- Het beheren van de financiële middelen en de bankrekening van de VvE
- Het bepalen van de ledenbijdragen en het incasseren ervan
- Het aanleggen van een register van de eigenaren en gebruikers
Het bestuur is niet het belangrijkste orgaan van de VvE
Ondanks dat het dus lijkt alsof het bestuur de belangrijkste partij van de VvE is, is dit dus niet het geval. De vergadering van Eigenaren blijft namelijk nog altijd het belangrijkste orgaan in de VvE. Het komt regelmatig voor dat het bestuur de gegeven bevoegdheden overschrijdt die in het splitsingsreglement staan. De vergadering van eigenaren dient hier dan actie tegen te ondernemen. In principe voert het bestuur slechts de handelingen van de VvE uit en betekent dit dus niet dat zij hiermee het belangrijkste orgaan zijn. Het VvE bestuur kan dan ook ten alle tijden worden ontslaan. Bij het ontslag van een van de bestuursleden hoeft dit niet van tevoren op de agenda aangegeven te worden. Het besluit zal worden aangenomen wanneer minimaal de helft van het aantal stemmers plus 1 voor ontslag hebben gestemd. Ook als een van de bestuursleden zelf ontslag willen nemen is dat mogelijk.
