De Vereniging van Eigenaren (VvE) heeft een aantal verplichtingen. Één daarvan is het minimaal één keer per jaar vergaderen. In de meeste gevallen zal door het corona virus de VvE vergadering online plaatsvinden en daarom is een goede voorbereiding nog belangrijker! In een VvE-vergadering worden besluiten genomen en wordt het exploitatie-overzicht en de balans besproken. Ook wordt de begroting van het komende jaar vastgesteld evenals de servicekosten. Wat is belangrijk voorafgaande, tijdens en na een VvE-vergadering?
Voorafgaand aan de VvE vergadering
1. Stuur de uitnodiging voor de vergadering zowel per post als via een bericht op VvE-site.nl, minimaal 15 dagen voor aanvang van de vergadering. Op deze manier weten mensen gegarandeerd dat er een vergadering aan zit te komen. Mocht de papieren versie kwijtraken dan bent u in elk geval via een bericht op de hoogte gesteld van de geplande vergadering.
2. Zet duidelijke informatie in de uitnodiging. Betreft deze vergadering een specifiek onderwerp? Wat gaat er allemaal besproken worden? Wanneer en waar vindt de vergadering precies plaats? Het is verstandig deze uitnodiging via de VvE-site te delen zodat iedereen gemakkelijk kan nalezen hoe laat ze waar verwacht worden en over welke zaken ze op de hoogte moeten zijn.
3. Voeg bijlages toe. Ga je bijvoorbeeld het financieel jaarverslag bespreken? Voeg deze dan toe als bijlage. Dit maakt het voor iedereen een stuk makkelijker terug te vinden en je weet meteen welke documenten gelezen moeten zijn voor aanvang van de vergadering.
Tijdens de VvE vergadering
4. Zorg dat je de vergadering goed voorbereid hebt. Dit geldt niet alleen voor de voorzitter of het bestuur, maar voor elk lid van de VvE. Als je tijdens de vergadering beslissingen moet nemen maar je kent de achtergrond niet omdat je geen tijd hebt genomen je in te lezen raak je veel kostbare tijd kwijt. Als meerdere mensen onvoorbereid naar een vergadering komen loopt de vergadering al snel vast. Wanneer iedereen zich zo goed mogelijk inleest kan er een productieve en effectieve vergadering plaatsvinden.
5. Stel vragen. Het klinkt misschien vanzelfsprekend maar veel mensen houden liever hun mond om dan in de pauze of na afloop van de vergadering pas te vragen wat er nou eigenlijk met iets bedoeld werd. Op deze manier loop je achter de feiten aan. Veel beter is het om iemand subtiel te onderbreken en meteen te vragen wat er precies bedoeld wordt.
6. Laat onnodige elektronica buiten de vergaderruimte. Op deze manier voorkom je dat iemand toch snel even een sms verstuurt of zijn of haar e-mail checkt. Afspraken en notities kunne ook op papier genoteerd worden. Natuurlijk is het wel verstandig om de notulen op een laptop te maken.
7. Wees ’to the point’. Niet iedereen hoeft elk voorbeeld tot in detail te horen om jouw punt te snappen. Als er iets niet duidelijk is vragen mensen wel om meer uitleg (zie punt 5). Als je het verhaal wat je wilt vertellen kort en bondig houdt zorg je ervoor dat de aandacht van de andere personen in de vergadering op jou gericht blijft en de gedachten niet afdwalen.
Na afloop van de vergadering
8. Deel de notulen op VvE-site.nl. Op deze manier kan iedereen ze vinden. Niet alleen nu maar ook in de toekomst. Ook de besluiten- en actielijst kunnen hier gedeeld worden.
9. Lees de notulen door. Zo wordt je geheugen even opgefrist over alles wat er verteld is en alles wat gedaan moet worden. Ook kun je eventuele fouten in de notulen melden zodat deze aangepast kunnen worden.
10. Voer je taken uit. Als in een vergadering is vastgesteld dat je iets moet doen, wacht daar dan niet mee tot dat men je er weken of zelfs maanden later aan herinnert. Voer je taken uit zodra je daar tijd voor hebt. Op die manier kun je anderen inlichten van de progressie en voorkom je dat je vastloopt en geen tijd meer hebt om de taken uit te voeren. Ook heb je op deze manier nog tijd om via de VvE-site hulp te vragen.
Als jij en de andere mensen waar je mee vergadert deze tips opvolgen ben je verzekert van een prettige en effectieve vergadering. Helemaal handig is het als je allemaal een eigen website hebt op www.VvE-site.nl. Hier kun je niet alleen de agenda voor de komende vergadering en de notulen van de voorafgaande vergadering delen, maar elkaar ook berichten en zelfs foto’s sturen. Alle informatie is hier overzichtelijk opgesteld en dus makkelijk te vinden. Veel plezier bij je komende vergadering!
