Blog: Digitaal vergaderen met de VvE? Natuurlijk!

Binnen een VvE wordt regelmatig vergaderd. Eigenaren van appartementen overleggen tijdens die vergaderingen over zaken met betrekking tot het gebouw en de gemeenschappelijke ruimtes. In de coronaperiode mochten deze vergaderingen niet fysiek doorgaan, waardoor deze in een nieuw jasje werden gestoken: digitaal vergaderen werd de norm. Veel mensen vonden dit juist erg prettig. De digitale vergadering is dan ook niet meer weg te denken uit het dagelijks leven van veel mensen. Waarom zou dat voor VvE eigenaren anders zijn? Ook dan kunt u profiteren van het gemak van digitaal vergaderen. Dit heeft namelijk nogal wat voordelen, maar ook zaken waar u rekening mee moet houden wanneer u een digitale vergadering organiseert. In dit blog leest u alles over digitaal vergaderen met de VvE.

Voordelen van digitaal vergaderen

Met een grote groep mensen samen komen in een ruimte, tijdens de corona pandemie was dat ondenkbaar. Thuiswerken werd de norm en daarmee werden vergaderingen digitaal. Ook voor een VvE, waar vergaderingen belangrijk zijn is digitaal vergaderen niet meer weg te denken. Het heeft namelijk nogal wat voordelen:

  • Geen grote ruimte nodig
    Niet alle appartementengebouwen hebben een grote, gemeenschappelijke ruimte. Door online te vergaderen, hoeven dus geen kosten gemaakt te worden voor het huren van zo’n ruimte.
  • Makkelijker te plannen
    Door vergaderingen digitaal te doen, hoeven appartementeigenaren niet van huis. Dat is prettig voor mensen met een handicap of beperking of wanneer geen oppas voor de kinderen geregeld hoeft te worden. Daardoor is het makkelijker om een datum te plannen waarbij zoveel mogelijk mensen aanwezig kunnen zijn.
  • Efficiënter
    Digitale vergaderingen zijn vaak efficiënter omdat deelnemers beter voorbereid zijn. Ook kunnen documenten via het scherm of vooraf met elkaar worden gedeeld en hoeven deze niet tijdens de vergadering uitgereikt te worden.
  • Kostenbesparing
    Omdat iedere deelnemer vanuit huis (of elke andere locatie) de vergadering bijwoont, worden door de VvE zelf geen extra kosten gemaakt. Bijvoorbeeld voor het gebruik van de ruimte, drankjes en energie.

Natuurlijk kent digitaal vergaderen ook nadelen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een deelnemer een gedeelte of zelfs de hele vergadering mist door technische problemen. Dan is het belangrijk dat de vergadering in elk geval op een later moment kan worden teruggekeken en dat de besproken onderwerpen goed worden genotuleerd.

Een ander nadeel is dat door digitaal te vergaderen de sociale interactie sterk wordt verminderd. Waar bij een fysieke vergadering vooraf of achteraf nog wordt nagepraat, is dat bij een digitaal vergaderen wat minder spontaan. Overigens is het natuurlijk wel gewoon mogelijk om dat alsnog te doen. Plan bijvoorbeeld een half uur na de vergadering nog een moment in waarin kan worden nagepraat.

Hoe pakt u digitaal vergaderen aan?

De voordelen van digitaal vergaderen zijn duidelijk, maar hoe zet u dit nu op? Door het grote aanbod aan tools is het soms lastig om door de bomen het bos nog te zien. En hoe houdt u de documenten bij, zoals de agenda, documenten en notulen? Deze moeten vervolgens ook nog gedeeld worden met de VvE-leden. Natuurlijk kunt u hier allerlei verschillende tools voor gebruiken maar daarmee is de kans groot dat u het overzicht kwijt raakt.

Zou het niet handig en efficiënt zijn wanneer er één tool is waarin u alles kunt regelen? Klinkt misschien te mooi om waar te zijn maar dat is het niet! Het team van VvE-Site liep namelijk tegen dezelfde problemen aan als u nu doet. Zij bedachten hier de ultieme oplossing voor: één tool waarin het hele VvE-beheer kan worden geregeld.
Hierdoor hoeft u niet meer telkens te switchen tussen verschillende programma’s voor ledenadministratie, vergaderen, inplannen van onderhoudswerkzaamheden en delen van documenten en mededelingen. Ook kunt u eenvoudig e-mailen vanuit de tool, zodat u hiervoor uw privé emailadres niet meer hoeft te gebruiken.

Voor het plannen van een digitale vergadering kunt u eenvoudig:

  1. De agendapunten opvragen
  2. De agenda opmaken
  3. Uitnodigingen versturen
  4. Tijdens de vergadering direct notuleren
  5. Actie- en besluitenlijst aanmaken
  6. Presentielijst automatisch laten aanmaken
  7. Scherm delen om documenten of een presentatie te laten zien
  8. De vergadering opnemen zodat deze snel kan worden teruggekeken

Dit alles kunt u gewoon direct vanuit het portaal regelen. Alle documenten en de opname zijn direct na de vergadering beschikbaar voor alle leden. Zó wordt het digitaal vergaderen u wel heel gemakkelijk gemaakt!

Kiest u er toch voor om fysiek te vergaderen? Dan kan er via de app worden gestemd. De uitslag wordt dan direct berekend. Handig, want zo kunnen direct de vervolgstappen worden besproken.

Vergaderingen opnemen

Scherm delen

Documenten direct beschikbaar

Boordevol functies

Het portaal van VvE-Site bevat vele functies die nodig zijn voor het beheer van een VvE. Zo kunt u onder andere de volgende functies hierin vinden:

  • Digitaal vergaderen én stemmen
  • Eigen website waar iedereen kan inloggen
  • Bewaren, beheren en delen van documenten
  • Notificaties naar leden sturen
  • Prikbord voor mededelingen
  • Ledenadministratie
  • Agenda

Nog nooit was het zo makkelijk om een VvE te beheren. Omdat u alles binnen één tool kunt vinden heeft u geen last meer van onoverzichtelijk werken. Of het nu gaat om het opslaan van contracten, notulen of andere documenten, het delen hiervan met het bestuur of de andere leden: alles kunt u regelen vanuit de app.

Voor mededelingen beschikt de app en website over een digitaal prikbord. Wilt u de VvE-leden informeren over gepland onderhoud, dan stuurt u een bericht of push notificatie zodat zij van de situatie op de hoogte zijn.

Documenten worden beveiligd en in de cloud opgeslagen. Daarvoor kan worden ingesteld wie welke documenten mag inzien, door gebruikers in te categoriseren in rollen.

Ondanks dat het portaal van VvE-Site al heel compleet is, kan het zijn dat u toch nog een functionaliteit mist. Is dat het geval, dan kunt u gewoon een verzoek indienen om uitbreiding van de app. Zo zorgen we er samen voor dat geen enkele VvE meer om VvE-Site heen kan!

Overweldigd? Probeer het zelf of boek een demo

Dat het portaal veel mogelijkheden heeft, daar hopen we u van te hebben overtuigd. We kunnen ons ook best voorstellen dat het misschien wat overweldigend is. Of dat u nog steeds denkt dat het te mooi is om waar te zijn dat u het complete VvE-beheer vanuit één tool kunt regelen. 

Dan zit er maar één ding op: met uw eigen ogen zien dat dit wél kan! Plan een gratis demo in waarin we u de hele tool laten zien en u direct uw vragen kunt stellen. Natuurlijk kunt u ook zonder demo altijd contact met ons opnemen, zodat we alle vragen kunnen beantwoorden. Doen we graag.

Zo’n complete tool moet wel duur zijn denkt u misschien. Dat valt gelukkig erg mee.  Omdat we werken met verschillende pakketten, gebaseerd op het aantal units. De prijzen kunt u hier bekijken

Liever zelf het portaal aan de tand voelen? Ook dat snappen we. Daarom kunt u 30 dagen lang gratis proberen of VvE-Site écht die geniale oplossing is. Kunnen we doen omdat we hier zelf van overtuigd zijn. En met ons vele anderen: al meer dan 550 VvE’s gingen u voor. 

Wilt u VvE-Site na de proefperiode blijven gebruiken? Dan zetten we het proefabonnement gewoon om in een actief abonnement. Wel zo handig, want dan blijven alle instellingen die u heeft gedaan gewoon staan. 
30 dagen gratis uitproberen

Binnen een VvE wordt regelmatig vergaderd. Eigenaren van appartementen overleggen tijdens die vergaderingen over zaken met betrekking tot het gebouw en de gemeenschappelijke ruimtes. In de coronaperiode mochten deze vergaderingen niet fysiek doorgaan, waardoor deze in een nieuw jasje werden gestoken: digitaal vergaderen werd de norm. Veel mensen vonden dit juist erg prettig. De digitale vergadering is dan ook niet meer weg te denken uit het dagelijks leven van veel mensen. Waarom zou dat voor VvE eigenaren anders zijn? Ook dan kunt u profiteren van het gemak van digitaal vergaderen. Dit heeft namelijk nogal wat voordelen, maar ook zaken waar u rekening mee moet houden wanneer u een digitale vergadering organiseert. In dit blog leest u alles over digitaal vergaderen met de VvE.

Voordelen van digitaal vergaderen

Met een grote groep mensen samen komen in een ruimte, tijdens de corona pandemie was dat ondenkbaar. Thuiswerken werd de norm en daarmee werden vergaderingen digitaal. Ook voor een VvE, waar vergaderingen belangrijk zijn is digitaal vergaderen niet meer weg te denken. Het heeft namelijk nogal wat voordelen:

  • Geen grote ruimte nodig
    Niet alle appartementengebouwen hebben een grote, gemeenschappelijke ruimte. Door online te vergaderen, hoeven dus geen kosten gemaakt te worden voor het huren van zo’n ruimte.
  • Makkelijker te plannen
    Door vergaderingen digitaal te doen, hoeven appartementeigenaren niet van huis. Dat is prettig voor mensen met een handicap of beperking of wanneer geen oppas voor de kinderen geregeld hoeft te worden. Daardoor is het makkelijker om een datum te plannen waarbij zoveel mogelijk mensen aanwezig kunnen zijn.
  • Efficiënter
    Digitale vergaderingen zijn vaak efficiënter omdat deelnemers beter voorbereid zijn. Ook kunnen documenten via het scherm of vooraf met elkaar worden gedeeld en hoeven deze niet tijdens de vergadering uitgereikt te worden.
  • Kostenbesparing
    Omdat iedere deelnemer vanuit huis (of elke andere locatie) de vergadering bijwoont, worden door de VvE zelf geen extra kosten gemaakt. Bijvoorbeeld voor het gebruik van de ruimte, drankjes en energie.

Natuurlijk kent digitaal vergaderen ook nadelen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een deelnemer een gedeelte of zelfs de hele vergadering mist door technische problemen. Dan is het belangrijk dat de vergadering in elk geval op een later moment kan worden teruggekeken en dat de besproken onderwerpen goed worden genotuleerd.

Een ander nadeel is dat door digitaal te vergaderen de sociale interactie sterk wordt verminderd. Waar bij een fysieke vergadering vooraf of achteraf nog wordt nagepraat, is dat bij een digitaal vergaderen wat minder spontaan. Overigens is het natuurlijk wel gewoon mogelijk om dat alsnog te doen. Plan bijvoorbeeld een half uur na de vergadering nog een moment in waarin kan worden nagepraat.

Lees ook:

Blijf op de hoogte

Het laatste VvE.nl nieuws in jouw mailbox. Meld je nu aan voor de VvE.nl nieuwsbrief!