De kans is groot dat je in het splitsingsreglement van de VvE regelmatig de term administrateur tegenkomt. Tegenwoordig wordt dit niet meer zo genoemd, maar is deze naam veranderd in ‘bestuur’. Aangezien deze naam nog wel vaak in oudere reglementen vermeldt staat, kun je ze dus beiden als dezelfde functie beschouwen.
Het bestuur en de verschillende functies
Daarnaast is er ook nog een administratief beheerder. Dit betreft echter wél een andere functie en heeft dan ook niets te maken met zowel de administrateur als het bestuur. Maar wat is een VvE administrateur of het bestuur nou eigenlijk precies? Het bestuur van de Vereniging van Eigenaren wordt gevormd door één of meerdere personen. In de splitsingsakte wordt vaak bepaald of dit een even of oneven aantal moet zijn. Meestal gaat het echter om een oneven aantal. Tijdens de VvE vergadering wordt het bestuur aangewezen.
Je kunt jezelf als lid verkiesbaar stellen om gekozen te worden als bestuurslid. Ook niet leden van de VvE kunnen zich verkiesbaar stellen. Degene die dan de meeste stemmen krijgt, zal bestuurder worden. Als het gaat om meerdere personen, dan worden de taken onderverdeeld in: penningmeester, voorzitter en secretaris. Alle taken die uitgevoerd zullen worden door het bestuur bestaan onder andere uit:
- het uitvoeren van de genomen besluiten
- offertes opvragen en het beoordelen van deze offertes
- het afsluiten van verzekeringen
- het opstellen van een MJOP (meer jaren onderhoudsplan)
- het opstellen van jaarstukken
- opstellen van een begroting
- het innen van de servicekosten en deze op de bankrekening van de VvE storten
- uitschrijven van de vergadering
- notuleren van de vergadering
Uiteraard worden de verschillende taken dan weer onderverdeeld in de verschillende functies. Zo leidt de voorzitter bijvoorbeeld de vergaderingen. De penningmeester gaat over het financiële gedeelte, beheert de kas en verzorgt de jaarstukken. Daarnaast zorgt de secretaris er weer voor dat alles wordt genotuleerd.
Wat is dan eigenlijk precies het beheer?
Ook dit woord is er eentje dat je waarschijnlijk vaak te horen krijgt. Een beheerder of het beheer is eigenlijk een organisatie of een persoon die bepaalde taken van het bestuur over kan nemen. Welke taken dat precies zijn, wordt bepaald tijdens de vergadering. Een taak dat vaak wordt uitbesteed aan zo’n beheerder is bijvoorbeeld de administratie. Er zijn echter ook bedrijven die zich volledig richten op het overnemen van de taken van het VvE bestuur. Als het bestuur geen tijd heeft of simpelweg niet belast wil worden met diverse taken, dan is het handig om deze taken door iemand anders te laten beheren.
Als je in zee gaat met een externe partij om bepaalde taken te beheren, dan is het belangrijk dat je kiest voor een betrouwbaar bedrijf. Ook kan het een groot voordeel hebben als zij in het bezit zijn van SKW certificatie. SKW staat voor Samen Kwaliteit Waarborgen en laat je weten dat een bedrijf gekwalificeerd is voor het beheer van een VvE. Het is ook een handige manier om via deze weg een partij te vinden die bij je past. Het kiezen van een bedrijf in de buurt is natuurlijk ook altijd handig. Zo kunnen ze altijd even langskomen om bepaalde situaties te controleren.
Hoe zit het met het ontslaan van het bestuur?
In de modelreglementen van de VvE staat aangegeven dat ontslag ten alle tijden kan plaatsvinden wanneer het om het bestuur en de voorzitter gaat. Hiervoor hoeft dus geen agendapunt te worden aangemaakt, terwijl dat bij overige zaken wel altijd het geval is. De eigenaren van de VvE zijn degenen die zowel het bestuur als de voorzitter kunnen ontslaan. Hiervoor is geen ontslagbrief nodig, het besluit tijdens de vergadering is geldig.
