Net als bv’s, nv’s, stichtingen en coöperaties is ook een Vereniging van Eigenaren (VvE) wettelijk verplicht om een jaarrekening op te stellen. Deze jaarrekening moet worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, zodat geïnteresseerden de stukken kunnen opvragen en inzien. Dit kunnen bijvoorbeeld ook potentiële kopers van een appartement binnen de VvE zijn. In dit artikel lichten we toe aan welke voorwaarden de jaarrekening van een VvE moet voldoen.
Wat is een VvE-Jaarrekening?
In de jaarrekening zet de VvE uiteen hoe het er financieel voor staat met de vereniging. Grofweg dient de jaarrekening van een VvE te bestaan uit 3 onderdelen: de balans, de exploitatiebegroting en een toelichting.
Jaarrekening VvE – De Balans
De balans is één van de drie verplichte onderdelen van de jaarrekening. In de balans wordt een overzicht gegeven van de huidige bezittingen, het vermogen en eventuele schulden van de VvE. In de meeste gevallen volstaat de balans van de laatste dag van het (kalender)jaar.
Voor het opmaken van een balans is diverse (gratis) software beschikbaar. Hiermee kan een balanstabel worden opgemaakt. Aan de linkerkant worden de bezittingen van de VvE vermeld, zoals ledenbijdragen en banktegoeden. Aan de rechterkant worden de (eventuele) schulden en het vermogen van de VvE geplaatst, zoals het reservefonds, toekomstig gepland onderhoud en achterstallige ledenbijdragen. Let op: over het algemeen mag een VvE geen schulden hebben!
De balans voor de jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur van de VvE en moet worden gecontroleerd door de kascommissie of een accountant. Na controle van de balans kan deze – samen met de andere stukken van de jaarrekening – worden goedgekeurd in een VvE-ledenvergadering.
Jaarrekening VvE – De Exploitatiebegroting
De exploitatiebegroting geeft precies weer wat er op financieel gebied is gebeurd tussen twee balansdata. Het betreft een specificatie van de inkomsten en uitgaven (winst en verlies) van het jaar waarvoor de jaarrekening is opgesteld.
De inkomsten in de exploitatiebegroting van een VvE bestaan in de meeste gevallen alleen uit de ledenbijdragen. Het betreft het totaalbedrag van alle ledenbijdragen.
Bij de uitgaven wordt weergegeven welke kosten de VvE heeft gemaakt. Deze dienen logisch gecategoriseerd te worden in bijvoorbeeld reserveringen (t.b.v. het reservefonds), onderhoudscontracten, dagelijks onderhoud, premies en verzekeringen, nutsvoorzieningen, administratie- & kantoorkosten, juridische kosten etc.
Vaak heeft een VvE over een bepaalde periode niet precies evenveel inkomsten als uitgaven. Dit verschil is vaak gemakkelijk te controleren op de bankrekening van de VvE. Wanneer de VvE bijvoorbeeld op 1 januari 2020, €2500,- op de VvE-bankrekening heeft staan en op 1 januari 2021, €2750,-, dan zal de exploitatiebegroting van 2020 een overschot van €250,- laten zien.
De exploitatiebegroting voor de jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur van de VvE en moet worden gecontroleerd door de kascommissie of een accountant. Na controle van de balans kan deze – samen met de andere stukken van de jaarrekening – worden goedgekeurd in een VvE- vergadering.
Jaarrekening VvE – Toelichting
In de toelichting op de jaarrekening worden de bedragen en posten zoals vermeld op de balans en de exploitatiebegroting uitgebreider toegelicht en gespecificeerd. Er wordt exact omschreven wat er (in het betreffende jaar) onder een bepaalde kostenpost valt. Aanbevolen wordt om de verschillende posten op de balans en exploitatiebegroting te nummeren, zodat daar in de toelichting gemakkelijk naar verwezen kan worden.
Vaak geeft het bestuur van een VvE in de toelichting ook nog een (korte) terugblik op het afgelopen jaar. Speciale gebeurtenissen of een opsomming van de nieuwe en/of vertrokken leden van de VvE kunnen worden benoemd. Dit is echter geen verplichting en wordt soms ook in het algemeen jaarverslag vermeld, maar het maakt het geheel wel prettiger om te lezen. De toelichting wordt samen met de andere verplichte onderdelen van de jaarrekening voorgelegd aan de VvE-leden.
Jaarrekening VvE – overige voorwaarden
Naast bovengenoemde verplichte onderdelen voor de jaarrekening van een VvE, zijn er ook nog enkele andere (procedurele) voorwaarden:
- Alle bestuursleden van de VvE moeten de jaarrekening goedkeuren en ondertekenen. Dus niet alleen de penningmeester!
- De jaarrekening van een VvE moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar gereed zijn.
- De jaarrekening van een VvE moet worden gecontroleerd door een kascommissie of een externe accountant.
- In het geval van een kascommissie: de kascommissie moet bestaan uit minimaal twee bij de VvE aangesloten leden. Ze moeten worden benoemd door de VvE-vergadering en ze mogen geen bestuurslid zijn.
Wie keurt de jaarrekening van een VvE uiteindelijk goed?
Na het opstellen van de jaarrekening moet deze worden goedgekeurd door de leden van de VvE. Het is dus van belang om de jaarrekening als agendapunt in de VvE-vergadering op te nemen. Na goedkeuring van de jaarrekening volgt dan decharge van het bestuur over het betreffende boekjaar. Decharge houdt in dat de VvE-bestuursleden niet aansprakelijk zijn voor het gevoerde (financiële) beleid. De verantwoordelijkheid ligt dan bij alle VvE-leden.
