Een Vereniging van Eigenaars (VvE) heeft diverse organen binnen het bestuur. Zo houdt je overzicht in wie welke rol heeft en waar verantwoordelijk voor is. In dit artikel laten we je zien welke organen een rol spelen binnen de VvE.
VvE vergadering of Algemene Ledenvergadering
Een VvE vergadering is niet enkel bedoeld voor het bijeenkomen van de eigenaren, maar het vormt ook meteen het hoogste besluitvormende orgaan binnen de VvE. In de vergadering, ook wel Algemene Ledenvergadering (ALV) genoemd, worden de belangrijkste besluiten genomen. Bijna alle bevoegdheden liggen binnen dit orgaan. Enkel de zaken die expliciet gesplitst worden, zoals het bestuur en de kascommissie, worden niet bepaald binnen de vergadering.
Voorzitter van de vergadering
Daarnaast is er een voorzitter van de vergadering. De functie van de voorzitter ligt bij het leiden van de vergadering. Deze geeft leiding tijdens de vergadering en zorgt dat iedereen de kans krijgt om te spreken. En daarnaast telt hij de stemmen, wanneer er een stemming plaatsvindt. Maar ook heeft de voorzitter nog een aantal andere functies, zoals het organiseren van vergaderingen en het ondertekenen van uitgaven van het reservefonds. Oftewel de voorzitter heeft een hele verantwoordelijke taak.
VvE-bestuur
Verder is er ook nog het VvE-bestuur. Dit werd vroeger ook wel de administrateur genoemd. Het bestuur voert, na de vergadering, de genomen besluiten uit. Maar het bestuur is ook verantwoordelijk voor de administratie, het opmaken van jaarstukken, het opvragen van offertes en het ondertekenen van overeenkomsten. Om dit te kunnen doen moet de VvE ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast is het verstandig om het bestuur optimaal te laten verzekeren, omdat deze belangrijke besluiten nemen en overeenkomsten ondertekenen.
Kascommissie
Ter controle van het bestuur is er een kascommissie. Zij controleren de jaarstukken die door het bestuur worden gemaakt. Vervolgens hebben zij de taak om de vergadering te adviseren over het wel of niet goedkeuren van de jaarstukken. Op deze manier houdt de kascommissie een extra oogje in het zeil rondom de financiën.
VvE-beheerder
Wanneer het VvE-bestuur te veel lasten moet dragen of daar te weinig tijd voor heeft, is het mogelijk om een externe beheerder aan te wijzen. De externe beheerder kan taken van het bestuur overnemen. Het wisselt wat voor taken dat zijn, want deze worden opgenomen in de beheerovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan het incasseren van inkomsten, bijhouden van de administratie of het verstrekken van informatie aan het bestuur.
Overige commissies
Als laatste zijn er ook nog overige commissies te benoemen binnen de VvE. Deze worden door de vergadering benoemd en kunnen diverse taken opnemen. Echter is de vergadering hier volledig vrij in, waardoor het wisselt welke overige commissies er bestaan binnen de VvE’s. Zo kun je bijvoorbeeld commissies opstellen voor het technische onderhoud aan het gebouw of een commissie voor het tuinonderhoud. Maar het kan ook gaan om een kortlopende commissie, welke wordt opgesteld voor tijdelijke projecten. Denk aan het wijzigen van een splitsingsakte of het inventariseren van meningen van leden.
Mag iedere persoon elke functie uitvoeren?
Een belangrijk punt om nog even te benoemen is dat niet iedereen zomaar iedere functie mag uitvoeren. Niet ieder persoon is namelijk verkiesbaar voor alle functies. Zo gelden er bijvoorbeeld strengere regels rondom de kascommissie, omdat deze een controlerende taak heeft. Daarnaast zullen de mensen in het bestuur en de voorzitter verkozen moeten worden in de algemene ledenvergadering.
Je kan er binnen een VvE dus ook voor kiezen om functies uit te besteden. Wel is het zo dat het meestal om vrijwillige functies gaat, indien deze niet worden uitbesteedt aan professionals. Toch hebben de vrijwilligers ook recht op een gedegen vergoeding. Zij steken er tijd in en horen minimaal hun onkosten uitbetaald te krijgen.
