Voorbereiding #
VvE-site heeft een uitgebreide Vergaderingen module waarmee je een perfecte VvE vergadering kan houden, zowel online als offline.
De module vergaderingen van VvE-site is een ‘realtime’ module. Dat betekent dat alle acties die je ziet en doet binnen een vergadering, direct op het scherm te zien zijn bij de andere bewoners. Bijvoorbeeld het bijwerken van de notulen, of het plaatsen van een reactie.
Om de module vergaderingen te kunnen gebruiken zoals hij bedoeld (inclusief stemmen en een automatisch gekoppelde presentielijst) is is het belangrijk om een aantal voorbereidingen te treffen als je die nog niet hebt gedaan:
- 1.Zorg dat alle eigenaren zijn toegevoegd aan de ledenlijst. Zie Gebruikers toevoegen of Gebruikers importeren
- 2.Zorg dat alle appartementen of eigendommen zijn aangemaakt. Zie Appartementen toevoegen of Appartementen importeren
- 3.Zorg dat de juiste eigenaar aan zijn of haar appartement is gekoppeld. Zie Eigenaren koppelen.
Vergadering aanmaken #
Om een nieuwe vergadering te maken ga je allereerst naar de module Vergaderingen
Klik recht onderin op de ronde plus knop om een nieuwe vergadering toe te voegen.
Het scherm waarin je de gegevens van de vergadering kan invullen wordt geopend.
Vul het onderwerp van de vergadering in. Bijvoorbeeld Algemene Ledenvergadering (online) 2021
Klik op het veld Kies de vergaderdatum en selecteer de datum waarop de vergadering gaat plaatsvinden:
Klik op het veld Starttijd en Selecteer vervolgens eerst de uren en daarna de minuten op de timepicker voor de starttijd van de vergadering:
Nu kan je een specifieke uitnodiging tekst invullen waar de leden per e-mail bericht van zullen ontvangen. De leden ontvangen ook een pushnotificatie als ze de iOS of Android app hebben geïnstalleerd, maar de beschikbare tekst is daarin beperkt.
Kies of je ook gebruik wilt maken van Online live vergaderen door de schuifknop aan of uit te zetten.
Vervolgens kan je kiezen wie tijdens de vergadering de hosts mogen zijn. Een host kan de vergadering opnemen, mensen verwijderen, gasten uitnodigen en camera’s en microfoons uitzetten indien nodig.
Voeg nu de agendapunten voor de VvE vergadering toe. Je kan zoveel agendapunten toevoegen als je wilt en je kan achteraf de volgorde wijzigen door ze te verslepen met de muis of met je vinger op de smartphone.
Als laatste selecteer je met de schuifknop of en vervolgens met het dropdown menu wie er reacties mogen plaatsen en notificaties moeten ontvangen over de vergadering.
Klik op opslaan om de vergadering aan te maken en de notificaties te versturen als je dat aan hebt gezet.
De vergadering wordt na het opslaan ook automatisch aan de agenda toegevoegd.
Presentielijst #
Na het aanmaken van de vergadering wordt er automatisch een presentielijst gegenereerd. De basis van deze presentielijst komt van de Appartementenpagina. Alle eigendommen worden op de presentielijst geplaatst en de betreffende eigenaren en aantal stemmen worden getoond.
Wanneer een lid een appartement aan zijn account gekoppeld heeft dat ook op de presentielijst staat, krijgt het lid een pop-up bij binnenkomst van de vergadering:
De beheerder kan eventueel tijdens de online / offline vergadering ook aanvinken als een lid present is. Als eigenaren present zijn mogen ze ook deelnemen aan Stemmingen, tenzij bij de stemming expliciet is aangegeven dat het niet nodig is om present te zijn om te mogen stemmen.
Als een eigenaar meerdere eigendommen heeft wordt hij automatisch voor al zijn eigendommen present gemeld. Als een eigenaar gemachtigd is door een andere eigenaar worden ook die eigendommen present gemeld. Elke keer als een eigenaar present gemeld wordt, wordt automatisch de opkomst berekend.
Let op: De basisinformatie van de presentielijst, zoals wie de eigenaar is van een appartement of het aantal stemmen per appartement ligt vast! Dat betekent dat als er iets aan het appartement wijzigt en je wilt dat voor deze vergadering ook gewijzigd hebben, je de presentielijst moet synchroniseren. Dat doe je d.m.v. de knop Presentielijst synchroniseren onderaan de presentielijst. Huidige presentmeldingen gaan tijdens deze actie niet verloren.
Machtigingen #
Als je eigenaar bent van een appartement kan je via de module vergaderingen een andere eigenaar machtigen om namens jou te stemmen. Als je iemand gemachtigd hebt kan je zelf niet meer stemmen.
Je kan de machtiging geven door naar de presentielijst te gaan in de betreffende vergadering en vervolgens te klikken op Machtiging afgeven.
Je krijgt nu een keuzemenu te zien van eigenaren. Kies de eigenaar die jij wilt machtigen.
De machtiging is nu gemaakt en de gekozen persoon mag nu stemmen uitbrengen namens jou.
Als je de machtiging wilt intrekken klik je op de knop Machtiging intrekken.
Videovergadering #
In een live video vergadering komen de eigenaren via een video en audio verbinding met elkaar in dezelfde virtuele vergaderruimte. Er kunnen op VvE-site tot 200 eigenaren tegelijk in dezelfde vergaderruimte, waarvan 24 personen met beeld en de rest met audio. Het werkt het beste vanaf de laptop of desktop computer met camera, maar met een smartphone kan men ook deelnemen, al is het dan soms wat bewerkelijker dan op een desktop.
Om de live VvE vergadering te starten dient allereerst bij het aanmaken (of achteraf via bewerken) de optie Live video vergaderen aan te staan.
Je ziet als beheerder nu onderstaande venster als je de vergadering geopend hebt. Klik hem aan om een nieuwe videovergaderruimte aan te maken.
Het volgende scherm verschijnt. Klik vervolgens op vergaderruimte binnengaan.
Als je in de live vergadering zit en je bent host zijn er een aantal opties beschikbaar die we hieronder 1 voor 1 uitleggen:
Camera aan/uitzetten
Je Microfoon aan/uitzetten
Je scherm delen (Dit werkt alleen in Chrome of Firefox)
De vergadering opnemen
De lijst van deelnemers aan de videovergadering tonen.
De vergadering verlaten
Je hand opsteken (Hiermee geef je aan dat je een vraag wilt stellen tijdens de vergadering (vooral gebruikt in drukbezochte online vergaderingen)
Een gast uitnodigen (er verschijnt een gast link waarmee iemand die niet lid is van de site kan meedoen aan de online vergadering)
Elektronisch stemmen #
Als de juiste voorbereidingen zijn getroffen kan je ook voor en tijdens de VvE vergadering gebruik maken van het online stemmen via VvE-site.
Om een nieuwe stemronde te starten ga je als je de vergadering geopend hebt naar het tabje Stemmingen en kies voor Nieuwe stemming.
Er verschijnt een venster waarin je het onderwerp en de antwoorden kunt invullen. Standaard staat Voor en Tegen ingevuld, maar je kan alle antwoorden wijzigen en zoveel antwoorden toevoegen als je wilt.
Vul het onderwerp en de antwoorden (en eventueel een uitgebreide omschrijving net onder het onderwerp veld) in en je bent bijna klaar om de stemming te publiceren. Er zijn nog een aantal beschikbare instellingen voor de stemronde. Klik op Geavanceerde instellingen en onderstaande instellingen verschijnen:
Notificatie versturen aan / uit: Deze zet je aan als je wilt dat de leden een email en pushnotificatie ontvangen over deze nieuwe stemronde
Stemmen ingeschakeld: Als deze optie uit staat mag niemand (meer) stemmen en kunnen eigenaren hun stem ook niet meer ongedaan maken. Standaard staat deze optie uit. Als je deze knop aanzet tijdens een vergadering ontvangen alle leden die mogen stemmen automatisch een pop-up om de stem uit te brengen.
Toon resultaten: De beheerder en eigenaren met Wijzig rechten in de module vergaderingen kunnen de uitslag altijd zien, maar als je wilt dat alle eigenaren dat kunnen dan zet je deze optie aan
Stemmen mag alleen indien aanwezig: Als deze optie aanstaat moeten leden als aanwezig zijn gemeld op de presentielijst. Zie Presentielijst
Persoon met wijzig rechten mag stemmen uitbrengen: De beheerder of eigenaar met Wijzig rechten in de module vergaderingen kan de stemmen registreren. In een offline vergadering kan dat bijvoorbeeld de secretaris zijn.
Filters toepassen: Soms wil je niet dat alle eigenaren kunnen stemmen voor een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld als een deel van het gebouw zich op de begane grond bevindt en niet mag meestemmen over de lift.
Zoals je hierboven ziet vink je eerst de kolom aan op basis waarvan je wilt filteren. Vervolgens vul je de waarde in waar het betreffende appartement aan moet voldoen. Nu zijn alleen de appartementen die aan die expliciete filters voldoen stemgerechtigd voor dat onderwerp.
Let op: Vergeet niet de presentielijst opnieuw te genereren als je wijzigingen maakt aan de appartementenlijst.
Notulen maken #
Als je bij Vergadering aanmaken een agenda hebt gemaakt, zie je deze terug in de betreffende vergadering. Je kan de notulen tijdens de offline of online vergadering direct schrijven.
Klik om de notulen te bewerken op het blauwe potlood recht onderin.
Vervolgens krijg je de mogelijkheid om de notulen te bewerken:
Als je stopt met typen worden de notulen direct opgeslagen.
Alle leden die op dat moment online zijn krijgen de wijzigingen ook direct op het scherm te zien.
Het is mogelijk om een export te maken van de notulen. Klik rechtsboven in het scherm op de 3 bolletjes
en klik op ‘Exporteer naar PDF’. Vervolgens komen de notulen, de stemmingen en de presentielijst in de PDF te staan.
Besluitenlijst #
In de besluitenlijst kan je tijdens de vergadering snel de genomen besluiten vastleggen.
Je vult het genomen besluit in en drukt op Toevoegen.
Als je een besluit wilt verwijderen druk je op het rode kruisje.
Als je de volgorde van de besluiten wilt wijzigen kan je deze met je muis verslepen.
Actiepuntenlijst #
Op de actiepuntenlijst leg je eenvoudig acties vast die tijdens de vergadering uitgezet worden.
Vul allereerst de titel van het actiepunt in, bijvoorbeeld Offertes schilderwerk opvragen:
Kies de gewenste uitvoerdatum:
Kies de gewenste uitvoerder(s)
Als je alles hebt ingevuld klik je op Toevoegen
Het actiepunt is nu toegevoegd aan de actielijst van de agenda. We zullen binnenkort zorgen dat deze ook op de algemene actielijst geplaatst wordt.