Hiermee kan het bestuur en/of commissies hun vergaderingen organiseren met de betreffende leden. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van een online videocall.
Om deel te nemen aan een Vergadering, waarvoor je bent uitgenodigd, onderneem je de volgende stappen, nadat je bent ingelogd op de VvE-Site:
1. Kies in het linker menu “Vergaderingen”; er opent een venster met alle (actuele) Vergaderingen.
2. Selecteer de Vergadering waaraan je wenst deel te nemen; er opent een venster met de geselecteerde Vergadering.
3. Ga de Vergadering binnen; je krijgt de mogelijkheid om je present te melden, ofwel een machtiging af te geven.
Om deel te nemen aan de video vergadering klik je op de knop
BELANGRIJK: Als je tijdens de vergadering iets wil opzoeken (bijvoorbeeld een Document raadplegen), open dan een nieuw venster om dat te doen. Daardoor verlaat je niet de vergadering! Mocht je de vergadering toch per ongeluk verlaten hebben, ga dan terug naar stap 1.
Machtigingen #
Als je eigenaar bent van een appartement kan je via de module vergaderingen een andere eigenaar machtigen om namens jou te stemmen. Als je iemand gemachtigd hebt kan je zelf niet meer stemmen.
Je kan de machtiging geven door naar de presentielijst te gaan in de betreffende vergadering en vervolgens te klikken op Machtiging afgeven.
Je krijgt nu een keuzemenu te zien van eigenaren. Kies de eigenaar die jij wilt machtigen.
De machtiging is nu gemaakt en de gekozen persoon mag nu stemmen uitbrengen namens jou.
Als je de machtiging wilt intrekken klik je op de knop Machtiging intrekken.
Videovergadering #
In een live video vergadering komen de eigenaren via een video en audio verbinding met elkaar in dezelfde virtuele vergaderruimte. Er kunnen op VvE-site tot 200 eigenaren tegelijk in dezelfde vergaderruimte, waarvan 24 personen met beeld en de rest met audio. Het werkt het beste vanaf de laptop of desktop computer met camera, maar met een smartphone kan men ook deelnemen, al is het dan soms wat bewerkelijker dan op een desktop.
Om de live VvE vergadering te starten dient allereerst bij het aanmaken (of achteraf via bewerken) de optie Live video vergaderen aan te staan.
Het volgende scherm verschijnt. Klik vervolgens op videocall starten.
Als je in de live vergadering zit en je bent host zijn er een aantal opties beschikbaar die we hieronder 1 voor 1 uitleggen:
Camera aan/uitzetten
Je Microfoon aan/uitzetten
Je scherm delen (Dit werkt alleen in Chrome of Firefox)
De vergadering opnemen
De lijst van deelnemers aan de videovergadering tonen.
De vergadering verlaten
Je hand opsteken (Hiermee geef je aan dat je een vraag wilt stellen tijdens de vergadering (vooral gebruikt in drukbezochte online vergaderingen)
Een gast uitnodigen (er verschijnt een gast link waarmee iemand die niet lid is van de site kan meedoen aan de online vergadering)
Livechat #
Vooraf aan en tijdens de vergadering kan je via het chat scherm reacties achterlaten. De reacties in de vergaderingen module zijn realtime. Dat wil zeggen dat als jij een bericht in de chat plaatst, alle leden dat bericht direct te zien krijgen.
De livechat is in een vergadering helemaal rechts onderin te vinden onder het knopje Livechat
Als je deze aanklikt wordt het chat venster groot geopend.
Je kan het venster minimaliseren tijdens de vergadering door links bovenin op het _ teken te klikken.
Als er een nieuw bericht is verschijnt het aantal ongelezen berichten in de rode cirkel.
Elektronisch stemmen #
Op deze pagina wordt beschreven hoe je via VvE-site kan stemmen
Als de juiste voorbereidingen zijn getroffen kan je ook voor en tijdens de VvE vergadering gebruik maken van het online stemmen via VvE-site.
Je krijgt als lid een scherm te zien met het onderwerp waarover gestemd dient te worden met daaronder een aantal antwoorden. Klik op het antwoord waar jouw stem naar toe gaat.
Zodra je je stem hebt ingediend, krijg je het volgende scherm te zien:
Ben je van gedachte veranderd? Dan kun je je stem ongedaan maken door hierop te klikken en opnieuw je stem uitbrengen. Zodra de stemming is gesloten door de beheerder, is het niet meer mogelijk om de stem te wijzigen.
